E-Rechnung

Ab dem 01.01.2025 gilt die Verpflichtung, den Empfang von E-Rechnungen sicherzustellen. Es ist ratsam, sich frühzeitig auf diese Umstellung vorzubereiten, um mögliche Verzögerungen oder Probleme im Rechnungsprozess zu vermeiden.

Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung im Rechnungswesen und gewinnt zunehmend an Bedeutung. Im Gegensatz zu herkömmlichen Rechnungen, wie etwa einer PDF-Datei, ist die E-Rechnung ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das es Unternehmen ermöglicht, Rechnungsdaten effizient zu verarbeiten und zu archivieren.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist mehr als nur ein digitales Dokument. Sie enthält strukturierte Daten, die in einem standardisierten Format vorliegen. Dadurch können die Daten direkt in Buchhaltungssysteme eingelesen und weiterverarbeitet werden, ohne manuelle Eingriffe.

Technische Anforderungen: Software zur E-Rechnung

Für den Empfang, die Verarbeitung und die Archivierung von E-Rechnungen ist eine spezielle Software erforderlich. Eine leistungsstarke und flexible Lösung ist beispielsweise DOCBOX, die nicht nur den sicheren Umgang mit E-Rechnungen gewährleistet, sondern auch umfassende Dokumentenmanagement-Funktionen bietet.

Formate der E-Rechnung

Zu den gängigen Formaten der E-Rechnung zählen unter anderem:

• XRechnung: Ein Format, das insbesondere in Deutschland für öffentliche Aufträge verpflichtend ist.
• ZUGFeRD: (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert strukturierte Daten und eine visuelle Darstellung für den Menschen.

Eine normale PDF-Datei erfüllt nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung, da sie keine maschinenlesbaren, strukturierten Daten enthält.