Vergessen Sie die Vorstellung, Geschäftsprozessautomatisierung (GPA) sei eine unnahbare, komplexe Technologie. Betrachten Sie sie lieber als einen digitalen Assistenten für Ihr Unternehmen. Einen, der zuverlässig all die wiederkehrenden, regelbasierten Aufgaben übernimmt – von der schlichten Dateneingabe bis zur komplexen Rechnungsprüfung. Das wahre Ziel dahinter? Die wertvolle Zeit Ihrer Mitarbeiter freizuschaufeln, damit sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich den Unterschied macht: strategische und kreative Arbeit.

Was ist geschäftsprozessautomatisierung wirklich?

Im Kern geht es bei der Geschäftsprozessautomatisierung darum, Technologie zu nutzen, um manuelle und sich ständig wiederholende Arbeitsabläufe in digitale, selbstständig ablaufende Prozesse zu verwandeln. Es bedeutet, Aufgaben, die bisher viel Zeit und Konzentration erforderten, an Software zu übergeben. Stellen Sie sich einfach den Unterschied vor zwischen dem händischen Abtippen von Rechnungsdaten und einem System, das diese Informationen automatisch aus einer PDF ausliest und direkt in Ihre Buchhaltungssoftware einspeist.

Dieser Wandel ist weit mehr als nur eine nette Effizienzsteigerung; er ist eine strategische Notwendigkeit in der heutigen Geschäftswelt. International haben viele Unternehmen diesen Schritt längst vollzogen. Eine Studie zeigt, dass bereits 92 % der Unternehmen in Europa Robotic Process Automation (RPA), eine Form der GPA, nutzen, um ihre digitale Transformation voranzutreiben. Obwohl auch hierzulande die Nachfrage spürbar steigt, besteht in Deutschland oft noch Nachholbedarf, gerade in Bereichen wie dem Einkauf oder der Kundenbetreuung.

Mehr als nur einfache automatisierung

Hier müssen wir aber genau hinschauen. Es ist entscheidend, zwischen zwei Stufen der Automatisierung zu unterscheiden, denn der Teufel steckt wie so oft im Detail:

• Einfache Automatisierung: Das sind grundlegende, rein regelbasierte Aktionen. Ein klassisches Beispiel ist die automatische Abwesenheitsnotiz für E-Mails. Die Regel ist simpel: Kommt eine E-Mail an, sende diese Antwort. Punkt.
• Intelligente Automatisierung: Hier kommt künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel, und die Sache wird richtig spannend. Solche Systeme erledigen nicht nur stur Aufgaben, sondern sie lernen mit und treffen eigene Entscheidungen. Eine intelligente Automatisierung kann zum Beispiel eingehende Kundenanfragen analysieren, deren Dringlichkeit bewerten und sie automatisch dem richtigen Ansprechpartner im Team zuweisen.

Wer versteht, dass Geschäftsprozessautomatisierung weit über simple Regeln hinausgehen kann, schöpft das volle Potenzial aus. Es geht nicht mehr nur darum, Zeit zu sparen, sondern die gesamte Organisation agiler, datengesteuerter und letztlich widerstandsfähiger zu machen.

Manuelle vs. automatisierte prozesse auf einen blick

Um die Vorteile der GPA greifbarer zu machen, hilft ein direkter Vergleich. Die folgende Tabelle stellt die wichtigsten Merkmale manueller Arbeitsabläufe denen der Geschäftsprozessautomatisierung gegenüber und verdeutlicht so auf einen Blick, wo der entscheidende Mehrwert liegt.

Wie man sieht, geht es bei der Automatisierung nicht nur darum, Aufgaben schneller zu erledigen. Es geht um einen fundamentalen Wandel in der Qualität, Skalierbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Arbeit.

Vom digitalen assistenten zum strategischen werkzeug

Letztendlich ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen der Schlüssel zur Skalierung und Zukunftsfähigkeit eines jeden Unternehmens. Früher arbeiteten Ihre Mitarbeiter sozusagen im „Maschinenraum“ und erledigten die manuellen Handgriffe selbst. Die GPA ermöglicht es ihnen, zum „Kapitän“ aufzusteigen: Sie überwachen und optimieren die automatisierten Prozesse, anstatt sie selbst auszuführen.

Die Geschäftsprozessautomatisierung ersetzt nicht den Menschen. Sie befreit ihn von der Maschine, sodass er sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren kann, die Urteilsvermögen, Kreativität und menschliche Interaktion erfordern.

Dieser strategische Wandel macht Ihr Unternehmen nicht nur effizienter. Er macht es auch attraktiver für qualifizierte Mitarbeiter, die nach sinnvollen und herausfordernden Aufgaben suchen. Die richtige Herangehensweise, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren, ist dabei der erste und wichtigste Schritt auf diesem Weg.

Wie Sie mit Prozessautomatisierung wirklich profitieren

Wenn über Geschäftsprozessautomatisierung gesprochen wird, fallen oft Schlagworte wie „Effizienzsteigerung“ oder „Kostenreduktion“. Doch der wahre Wert steckt im Detail – in den konkreten, spürbaren Verbesserungen, die sich im Arbeitsalltag und am Ende auch in der Bilanz zeigen. Es geht nicht nur darum, Dinge schneller zu erledigen. Es geht darum, als Organisation besser, präziser und widerstandsfähiger zu werden.

Stellen Sie sich die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen vor. Ein winziger Tippfehler bei einer IBAN oder einem Rechnungsbetrag kann eine Lawine an Problemen lostreten: Zahlungen verzögern sich, Mahngebühren laufen auf und die Korrektur kostet Zeit und Nerven. Automatisieren Sie diesen Ablauf, eliminieren Sie nicht nur die Fehlerquelle Mensch. Die so gewonnene, blitzsaubere Datenqualität wird zur Grundlage für verlässliche Finanzanalysen und kluge, strategische Entscheidungen.

Den menschlichen Faktor stärken

Ein oft übersehener, aber entscheidender Vorteil der Prozessautomatisierung ist der positive Effekt auf Ihre Mitarbeiter. Wenn Standardanfragen im Kundenservice – etwa zum Bestellstatus oder zu Rücksendungen – automatisch beantwortet werden, hat das Team plötzlich Luft zum Atmen. Diese frei gewordene Kapazität kann endlich für die wirklich kniffligen Fälle genutzt werden, die Empathie, kritisches Denken und echtes Fingerspitzengefühl erfordern.

Das Ergebnis ist ein doppelter Gewinn: Kunden bekommen sofortige Hilfe bei einfachen Fragen und eine viel bessere Betreuung bei komplexen Anliegen. Gleichzeitig steigt die Zufriedenheit im Team, weil die Arbeit anspruchsvoller und sinnstiftender wird, anstatt sich in monotonen Routinen zu verlieren.

Der wahre Wert der Geschäftsprozessautomatisierung zeigt sich nicht in der Technologie selbst, sondern in der Freisetzung menschlichen Potenzials. Sie verwandelt Mitarbeiter von reinen Ausführenden zu strategischen Problemlösern.

Mehr als nur Effizienz: Greifbare Vorteile im Überblick

Die Einführung von GPA bringt eine ganze Reihe handfester Vorteile, die weit über reine Geschwindigkeitsgewinne hinausgehen:

• Fehlerreduktion und Datenqualität: Automatisierte Systeme machen keine Tippfehler. Eine Umfrage von Statista bestätigt das: 43 % der deutschen Unternehmen setzen bereits auf Software für Dokumenten- und Prozessautomatisierung, um genau diese manuellen Fehler zu vermeiden. Das führt zu verlässlicheren Ergebnissen und einer soliden Datengrundlage. Erfahren Sie mehr über die Erkenntnisse zur Business Process Automation und wie sie die Betriebskosten senkt.

• Verbesserte Compliance und Sicherheit: Viele Branchen unterliegen strengen regulatorischen Vorgaben. Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass jeder Schritt exakt nach den vordefinierten Regeln abläuft und lückenlos dokumentiert wird. Das macht Audits deutlich einfacher und minimiert das Risiko teurer Compliance-Verstöße.

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Wenn repetitive und fehleranfällige Aufgaben wegfallen, können sich Ihre Leute auf das konzentrieren, was wirklich Wert schafft. Das steigert nicht nur die Motivation, sondern bindet auch qualifizierte Fachkräfte enger an Ihr Unternehmen.

• Nachhaltige Kostensenkung: Automatisierung senkt die Betriebskosten nicht nur durch eingesparte Arbeitsstunden. Sie vermeidet auch die teuren Folgekosten von Fehlern und sorgt dafür, dass vorhandene Ressourcen viel cleverer genutzt werden.

Am Ende des Tages ist die Geschäftsprozessautomatisierung kein reines IT-Projekt, sondern eine strategische Unternehmensentscheidung. Sie zielt darauf ab, die gesamte Organisation zu stärken, Abläufe transparent zu machen und eine stabile Basis für nachhaltiges Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit zu schaffen.

Konkrete anwendungsfälle, die heute schon funktionieren

Theorie ist gut und schön, aber der wahre Wert der Geschäftsprozessautomatisierung zeigt sich erst in der Praxis. Wo genau krempelt diese Technologie also schon heute den Arbeitsalltag in deutschen Unternehmen um? Die gute Nachricht ist: Sie müssen nicht lange suchen. Konkrete Beispiele finden sich in fast jeder Abteilung, vom Rechnungswesen bis zum Vertrieb.

Werfen wir einen Blick auf klassische Vorher-Nachher-Szenarien. Sie zeigen eindrücklich, wie die Automatisierung manuelle Engpässe auflöst und wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben freischaufelt. Oft sind es genau die Tätigkeiten, die bei Mitarbeitern als besonders monoton und fehleranfällig verschrien sind.

Buchhaltung und rechnungs­verarbeitung

Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist ein Paradebeispiel für gelungene Geschäftsprozessautomatisierung. Dieser Prozess ist in vielen Unternehmen auch heute noch erstaunlich manuell und kostet unglaublich viel Zeit.

• Vorher: Eine Rechnung kommt als PDF per E-Mail an und wird manuell geöffnet. Ein Mitarbeiter tippt dann mühsam Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferantendaten in die Buchhaltungssoftware ab. Im Anschluss wird die Rechnung zur Freigabe an den zuständigen Abteilungsleiter weitergeleitet, was oft zu Verzögerungen führt und wertvolle Skontofristen verstreichen lässt.
• Nachher: Ein automatisiertes System hat den E-Mail-Posteingang fest im Blick. Eingehende Rechnungen werden sofort erkannt und eine KI-gestützte Software liest alle relevanten Daten per OCR (Optical Character Recognition) aus. Das System gleicht die Daten automatisch mit der Bestellung im ERP-System ab und leitet die Rechnung digital an den richtigen Freigebenden weiter. Nach der Freigabe wird die Zahlung automatisch zur Ausführung vorbereitet.

Dieser Wandel verkürzt die Bearbeitungszeit pro Rechnung von vielen Minuten auf wenige Sekunden. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, die durch manuelle Dateneingabe entsteht, praktisch auf null.

Der größte Hebel der Automatisierung liegt nicht nur in der Beschleunigung. Es geht darum, einen transparenten und absolut verlässlichen Prozess zu schaffen. Jede Rechnung ist jederzeit nachverfolgbar und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben wird zur Selbstverständlichkeit.

Personalwesen und onboarding

Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist ein weiterer Prozess, der von einer cleveren Automatisierung massiv profitiert. Schließlich ist ein reibungsloser Start entscheidend für die Motivation und die schnelle Produktivität neuer Teammitglieder.

• Vorher: Die HR-Abteilung verschickt manuelle E-Mails an die IT, den Fuhrparkmanager und den direkten Vorgesetzten. Es müssen Zugänge beantragt, ein Arbeitsplatz eingerichtet und Schulungen koordiniert werden – ein Prozess mit unzähligen Schnittstellen und Fehlerquellen.
• Nachher: Sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist, startet ein automatisierter Onboarding-Workflow. Das System legt automatisch einen Benutzeraccount an, bestellt die Standard-Hardware, weist dem neuen Kollegen die notwendigen Schulungen zu und informiert alle beteiligten Abteilungen über ihre Aufgaben und Fristen.

Dieses Vorgehen sorgt nicht nur für einen professionellen ersten Eindruck. Es stellt sicher, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an arbeitsfähig sind, anstatt auf Zugänge oder Arbeitsmittel warten zu müssen.

Vertrieb und kundenmanagement

Im Vertrieb zählt jede Minute, und keine Verkaufschance darf durch die Lappen gehen. Automatisierung hilft dabei, Leads effizient zu bearbeiten und den Fokus des Vertriebsteams auf das zu lenken, was wirklich zählt: das Verkaufsgespräch.

• Vorher: Anfragen von der Webseite landen in einem allgemeinen Postfach. Ein Mitarbeiter muss die Leads von Hand sichten, qualifizieren und dem passenden Vertriebler zuweisen. Die Nachverfolgung geschieht oft unstrukturiert in Excel-Listen oder auf Notizzetteln.
• Nachher: Ein CRM-System erfasst neue Leads automatisch und reichert sie vielleicht sogar mit Informationen aus öffentlichen Quellen an. Basierend auf klaren Regeln (z. B. nach Postleitzahl oder Branche) wird der Lead sofort dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter zugewiesen. Das System plant automatisch Nachfass-Aufgaben und erinnert den Mitarbeiter, sodass kein Kontakt mehr durchs Raster fällt.

Diese Beispiele machen klar, dass Geschäftsprozessautomatisierung keine ferne Zukunftsmusik ist. Sie ist ein praxiserprobtes Werkzeug, das heute schon ganz konkrete Probleme löst und Unternehmen hilft, agiler, präziser und wettbewerbsfähiger zu werden. Wenn Sie noch tiefer in die Materie eintauchen möchten, finden Sie in unserem Beitrag zu Prozessautomatisierung Beispielen weitere Inspiration und detaillierte Anwendungsfälle.

Ihre schritt-für-schritt-anleitung zur erfolgreichen einführung

Die Einführung von Geschäftsprozessautomatisierung ist kein Sprint, sondern eher eine gut geplante Reise. Statt sich einfach durch eine trockene Checkliste zu arbeiten, sollten Sie das Ganze als Expedition in vier klaren Etappen betrachten. Jede Phase baut auf der vorherigen auf und stellt sicher, dass Sie nicht nur irgendeine Software installieren, sondern eine Lösung, die echten, messbaren Mehrwert für Ihr Unternehmen schafft.

Diese Herangehensweise verwandelt ein potenziell unübersichtliches IT-Projekt in eine greifbare und zielgerichtete Initiative. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, systematisch vorzugehen und das Team von Anfang an mit ins Boot zu holen. So wird die Geschäftsprozessautomatisierung von einer abstrakten Idee zu einem konkreten Werkzeug, das den Arbeitsalltag spürbar erleichtert.

Phase 1: Die entdeckung der potenziale

Alles beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme. In dieser ersten Phase geht es darum, die Prozesse zu finden, die sich am besten für eine Automatisierung eignen. Suchen Sie gezielt nach den größten Zeitfressern und den Aufgaben, die bei Ihren Mitarbeitern regelmäßig für ein Stöhnen sorgen.

Gute Kandidaten für die Automatisierung erkennen Sie oft an folgenden Merkmalen:

• Hoher manueller Aufwand: Aufgaben, die viel Tipparbeit und manuelle Datenübertragung erfordern.
• Klare Regeln: Prozesse, die einem festen, sich wiederholenden Muster ohne große Ausnahmen folgen.
• Hohe Fehleranfälligkeit: Arbeitsabläufe, bei denen kleine menschliche Fehler große Auswirkungen haben können.
• Digitale Eingaben: Prozesse, die bereits auf digitalen Dokumenten oder Daten basieren (z. B. E-Mails, PDFs, Excel-Tabellen).

Sprechen Sie direkt mit den Abteilungen, die diese Aufgaben täglich erledigen. Niemand kennt die Schmerzpunkte besser als die Mitarbeiter an der Front.

Phase 2: Die planung der reise

Sobald Sie wissen, was Sie automatisieren wollen, müssen Sie definieren, warum Sie es tun. In der Planungsphase legen Sie konkrete, messbare Ziele fest. Anstatt vage von „Effizienzsteigerung“ zu sprechen, formulieren Sie präzise Ziele wie „die Bearbeitungszeit für Eingangsrechnungen um 50 % reduzieren“ oder „die Fehlerquote bei der Dateneingabe auf unter 1 % senken“.

Ein klares Ziel ist der Kompass für Ihr Automatisierungsprojekt. Es hilft Ihnen nicht nur bei der Auswahl des richtigen Werkzeugs, sondern auch dabei, den Erfolg am Ende eindeutig nachweisen zu können.

In dieser Phase fällt auch die Entscheidung für die passende Technologie. Der Markt bietet eine Vielzahl von Lösungen, von simplen Workflow-Tools bis hin zu komplexen Plattformen mit künstlicher Intelligenz. Ihre zuvor definierten Ziele und der analysierte Prozess helfen Ihnen dabei, die richtige Wahl zu treffen.

Phase 3: Die umsetzung und erprobung

Jetzt wird es praktisch. In der Umsetzungsphase wird die ausgewählte Automatisierungslösung implementiert. Anstatt jedoch monatelang im stillen Kämmerlein zu entwickeln, setzen Sie lieber auf einen agilen Ansatz. Führen Sie den Prozess schrittweise ein und beziehen Sie die späteren Anwender so früh wie möglich in die Testphase mit ein.

Der folgende Prozessablauf visualisiert die Kernschritte von der Analyse bis zur Implementierung.

Die Visualisierung macht deutlich, dass eine sorgfältige Analyse das Fundament für eine erfolgreiche Tool-Auswahl und eine reibungslose Implementierung bildet.

Das Feedback der Mitarbeiter ist in dieser Phase Gold wert. Schließlich sind sie es, die am besten beurteilen können, ob der automatisierte Prozess im Alltag wirklich funktioniert und die erhoffte Erleichterung bringt. So stellen Sie sicher, dass die Lösung nicht nur technisch einwandfrei ist, sondern auch eine hohe Akzeptanz im Team findet.

Phase 4: Die kontinuierliche optimierung

Ihre Reise endet nicht mit der erfolgreichen Implementierung. Ein automatisierter Prozess ist kein starres Gebilde, sondern sollte kontinuierlich überwacht und verbessert werden. Nach der Einführung sammeln Sie Daten: Werden die gesetzten Ziele erreicht? Wo gibt es noch Potenzial für weitere Verbesserungen?

Diese Optimierungsphase sorgt dafür, dass Ihre Investition in die Geschäftsprozessautomatisierung nachhaltig Früchte trägt. Sie ermöglicht es Ihnen, auf veränderte Anforderungen zu reagieren und den Prozess immer weiter zu verfeinern. So stellen Sie sicher, dass die Automatisierung zu einem lebendigen und wertvollen Teil Ihrer Unternehmenskultur wird.

Strategien für einen schnellen und messbaren ROI

Eine Investition in die Geschäftsprozessautomatisierung ist natürlich nur dann ein Erfolg, wenn sie sich am Ende auch rechnet. Der Schlüssel zu einem schnellen und messbaren Return on Investment (ROI) liegt aber nicht darin, sofort das ganze Unternehmen auf den Kopf zu stellen. Vielmehr entscheidet die richtige strategische Herangehensweise über den finanziellen Erfolg Ihres Projekts.

Der wohl wichtigste Grundsatz lautet: klein anfangen, schnell gewinnen. Anstatt ein gewaltiges, monatelanges Projekt vom Zaun zu brechen, das gleich mehrere Abteilungen betrifft, sollten Sie sich lieber auf einen einzigen, klar umrissenen Prozess konzentrieren. Suchen Sie sich einen Arbeitsablauf aus, der als besonders zeitraubend oder fehleranfällig bekannt ist und dessen Automatisierung eine sofort spürbare Entlastung für Ihr Team bedeuten würde.

Dieser Ansatz hat gleich mehrere unschlagbare Vorteile. Er hält die anfänglichen Kosten und den Aufwand für die Implementierung schön überschaubar. Gleichzeitig schaffen Sie ein schnelles Erfolgserlebnis, das die Akzeptanz für die neue Technologie im gesamten Unternehmen fördert und Kritikern von Anfang an den Wind aus den Segeln nimmt. Ein solcher „Quick Win“ ist der perfekte Beweis für den Wert der Geschäftsprozessautomatisierung.

Auf Skalierbarkeit und Sicherheit setzen

Schon bei diesem ersten, kleinen Projekt sollten Sie aber das große Ganze im Blick behalten. Eine entscheidende strategische Komponente ist die Wahl einer skalierbaren Lösung. Ihre Automatisierungsplattform muss mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können. Was heute für einen einzelnen Prozess funktioniert, muss morgen in der Lage sein, zehn oder fünfzig weitere Abläufe zu integrieren, ohne an seine Leistungsgrenzen zu stoßen.

Gleichzeitig darf das Thema Datensicherheit niemals zu kurz kommen, gerade wenn sensible Kunden- oder Finanzdaten verarbeitet werden. Eine sichere Architektur und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben wie der DSGVO müssen von Tag eins an fester Bestandteil Ihrer Strategie sein. Das schützt nicht nur Ihr Unternehmen, sondern schafft auch das nötige Vertrauen bei Mitarbeitern und Kunden.

Das Fallbeispiel aus der Praxis

Wie wirkungsvoll eine durchdachte Strategie sein kann, zeigt ein eindrucksvolles Beispiel aus der deutschen Automobilindustrie. Ein süddeutscher Konzern stand vor der gewaltigen Aufgabe, Hunderte von Einzelprozessen in Bereichen wie Finanzen, Personal und Logistik effizienter zu gestalten. Durch den gezielten Einsatz von Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), künstlicher Intelligenz (KI) und Process Mining gelang eine umfassende Transformation.

Die Ergebnisse waren beeindruckend: Das Unternehmen realisierte Kosteneinsparungen zwischen 25 % und 50 % und konnte die Durchlaufzeiten um bis zu 80 % reduzieren. Besonders bemerkenswert ist, dass der Return on Investment (ROI) für die meisten dieser Projekte bereits innerhalb von 6 bis 18 Monaten erreicht wurde.

Diese Zahlen unterstreichen, wie eine kluge Strategie – die oft mit kleinen, fokussierten Projekten beginnt – zu einem messbaren und schnellen ROI führen kann. Es geht nicht darum, alles auf einmal zu automatisieren. Es geht darum, die richtigen Prozesse clever auszuwählen und eine solide, skalierbare Basis zu schaffen. Wenn Sie lernen möchten, wie Sie die richtigen Abläufe identifizieren und priorisieren, erfahren Sie in unserem Leitfaden, wie Sie am besten Geschäftsprozesse optimieren.

Die brennendsten fragen zur geschäftsprozessautomatisierung

Wenn es darum geht, neue Technologien im Unternehmen zu verankern, gibt es verständlicherweise immer eine Menge Fragen und vielleicht auch ein paar Bedenken. Das ist bei der Geschäftsprozessautomatisierung (GPA) nicht anders. Um Ihnen Klarheit zu verschaffen, haben wir hier die Antworten auf die Fragen, die uns in der Praxis am häufigsten begegnen.

Nimmt uns die automatisierung die arbeitsplätze weg?

Das ist wohl die erste und verständlichste Sorge, die viele umtreibt. Die Erfahrung aus unzähligen Projekten zeichnet aber ein ganz anderes Bild: GPA vernichtet keine Jobs, sondern wertet die Arbeit massiv auf. Die Technologie ist dafür da, die monotonen, sich ständig wiederholenden und oft auch ungeliebten Aufgaben zu übernehmen.

Was bedeutet das für Ihre Mitarbeiter? Sie gewinnen wertvolle Zeit zurück. Zeit für Tätigkeiten, die wirklich menschliche Stärken erfordern: Intelligenz, Kreativität und Empathie. Sie können sich endlich auf die strategische Kundenentwicklung, das Lösen kniffliger Probleme oder die kreative Weiterentwicklung von Prozessen konzentrieren. Fast immer führt das zu mehr Zufriedenheit im Job und einer zukunftssicheren, wertvolleren Rolle im Unternehmen.

Ist die einführung von GPA nicht viel zu teuer für unser kmu?

Früher war Automatisierungstechnik tatsächlich oft ein Privileg von Großkonzernen mit riesigen IT-Budgets. Diese Zeiten sind glücklicherweise vorbei. Heute gibt es eine breite Palette an flexiblen, Cloud-basierten Lösungen, die mit transparenten, nutzungsbasierten Preismodellen speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) zugeschnitten sind.

Der Schlüssel liegt darin, klein anzufangen. Suchen Sie sich einen einzelnen, überschaubaren Prozess aus, bei dem Sie schnell einen messbaren Nutzen (Return on Investment) erzielen können. So bleibt die Anfangsinvestition gering, Sie beweisen den Wert der Technologie intern und können dann Schritt für Schritt und budgetschonend weitere Bereiche erschließen.

Der Mythos der hohen Kosten hält sich hartnäckig. In Wahrheit ist eine klug geplante Geschäftsprozessautomatisierung eine der wirkungsvollsten Investitionen, die ein KMU tätigen kann, um langfristig im Wettbewerb zu bestehen.

Welche prozesse eignen sich am besten für den einstieg?

Die Wahl des richtigen Startprojekts ist absolut entscheidend für den Erfolg und die Akzeptanz im Team. Ideale Kandidaten für die erste Automatisierungswelle sind Prozesse, die ganz bestimmte Merkmale aufweisen. Halten Sie Ausschau nach Abläufen, die:

• Regelbasiert sind: Der Prozess folgt einem klaren, vorhersehbaren Muster mit nur wenigen Ausnahmen.
• Sich ständig wiederholen: Die Aufgabe wird oft und immer auf dieselbe Art und Weise erledigt.
• Digital ablaufen: Alle notwendigen Daten liegen bereits digital vor (z. B. in E-Mails, PDFs, Excel-Tabellen).
• Fehleranfällig sind: Menschliche Fehler bei der manuellen Arbeit haben spürbare, negative Konsequenzen.

Klassische Beispiele hierfür sind die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, das Erstellen wöchentlicher Standard-Berichte oder die Übertragung von Kundendaten zwischen zwei verschiedenen Softwaresystemen. Ein schneller Erfolg bei einem solchen Prozess wirkt Wunder für die Motivation.

Wie überzeuge ich mein team und das management?

Überzeugungsarbeit gelingt am besten mit handfesten Argumenten, die genau auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten sind. Sprechen Sie die Sprache Ihrer Zuhörer.

• Für das Management: Hier zählen Zahlen, Daten und Fakten. Rechnen Sie den potenziellen ROI vor. Zeigen Sie auf, wie viele Arbeitsstunden eingespart und wie viele kostspielige Fehler vermieden werden können. Übersetzen Sie diese Vorteile in klare Euro-Beträge.
• Für Ihr Team: Hier stehen die Entlastung und die Aufwertung der täglichen Arbeit im Mittelpunkt. Kommunizieren Sie offen und ehrlich, dass es darum geht, die nervigen Routineaufgaben loszuwerden – nicht die Stellen. Beziehen Sie das Team so früh wie möglich in die Auswahl und Gestaltung des Prozesses mit ein. Machen Sie sie zu Mitgestaltern des Wandels, nicht zu Betroffenen.

Sind Sie bereit, die ungeliebten Zeitfresser in Ihrem Unternehmen zu eliminieren und Ihr Team für wertvollere Aufgaben freizuspielen? Deeken.Technology GmbH ist Ihr erfahrener Partner für die erfolgreiche Einführung von Geschäftsprozessautomatisierung. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine unverbindliche Erstberatung.