Ein Microsoft 365 Backup ist im Grunde eine separate, externe Sicherheitskopie all Ihrer Geschäftsdaten aus den Diensten, die Sie täglich nutzen – also Exchange, SharePoint, OneDrive und Teams. Viele Unternehmer gehen fälschlicherweise davon aus, dass Microsoft sich darum schon kümmern wird. Die Wahrheit ist aber: Für den Schutz und die Wiederherstellbarkeit Ihrer eigenen Daten sind am Ende Sie selbst verantwortlich.

Warum ein Microsoft 365 Backup wirklich unverzichtbar ist

Der Glaube, Microsoft würde ein lückenloses Backup all Ihrer Daten anlegen, ist ein weitverbreitetes und leider auch gefährliches Missverständnis. Tatsächlich gilt hier das Shared Responsibility Model – das Prinzip der geteilten Verantwortung.

Stellen Sie sich Microsoft einfach wie eine Hochsicherheitsbank vor. Die Bank kümmert sich um die Sicherheit des Gebäudes, die Stabilität der Tresore und den Schutz vor Einbrechern. Das ist die Infrastruktur von Microsoft 365: stabil, redundant und hochverfügbar.

In dieser Bank mieten Sie ein Schließfach für Ihre wertvollsten Dokumente. Microsoft stellt sicher, dass das Schließfach als solches unversehrt bleibt. Aber für den Inhalt – also Ihre Unternehmensdaten – sind ausschließlich Sie zuständig. Wenn Sie versehentlich ein Dokument zerreißen oder es verlieren, kann die Bank es nicht für Sie ersetzen.

Genau an diesem Punkt kommt ein dediziertes Microsoft 365 Backup ins Spiel. Es ist Ihre persönliche Versicherung für den Inhalt des Schließfachs.

Die realen Gefahren ohne externes Backup

Die Bordmittel von Microsoft, wie der Papierkorb oder bestimmte Aufbewahrungsrichtlinien, bieten keinen echten Schutz vor den häufigsten Ursachen für Datenverlust. Ohne eine eigenständige Backup-Strategie setzen Sie Ihr Unternehmen ernsten Gefahren aus:

• Versehentliches Löschen: Ein Mitarbeiter löscht aus Versehen einen kritischen Ordner in SharePoint. Bis der Fehler auffällt, ist die 93-tägige Aufbewahrungsfrist im Papierkorb längst abgelaufen. Die Daten sind dann unwiederbringlich weg.
• Ransomware-Angriffe: Eine gut getarnte Phishing-Mail genügt, und schon sind Ihre gesamten Postfächer und OneDrive-Dateien verschlüsselt. Die Angreifer fordern Lösegeld, aber selbst eine Zahlung ist keine Garantie, dass Sie Ihre Daten jemals wiedersehen. Sie bleiben Geiseln der Kriminellen.
• Interne Bedrohungen: Ein verärgerter ehemaliger Mitarbeiter löscht vor seinem Ausscheiden gezielt wichtige Kundendaten und Projektdateien. Ohne ein externes Backup gibt es keine Möglichkeit, diesen gezielten Sabotageakt rückgängig zu machen.

Diese Szenarien sind leider keine Seltenheit. Die stetig wachsende Zahl an Cyberangriffen verschärft die Lage zusätzlich. Ein Backup ist also keine „Kann-Option“, sondern eine absolute Notwendigkeit für eine solide IT-Sicherheitsstrategie.

Rechtliche Anforderungen und Compliance

Neben den operativen Risiken spielen auch rechtliche Aspekte eine entscheidende Rolle. Unternehmen unterliegen strengen Vorgaben zur Datenaufbewahrung und zum Datenschutz. Die Einhaltung globaler Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO macht ein Microsoft 365 Backup unverzichtbar, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Im Falle einer Prüfung müssen Sie nachweisen können, dass Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten haben. Ein Datenverlust kann nicht nur den Betrieb lahmlegen, sondern auch empfindliche Strafen nach sich ziehen. Ein eigenständiges Backup ist daher ein fundamentaler Baustein jeder verantwortungsvollen IT-Sicherheitsstrategie.

Welche Daten in Microsoft 365 müssen Sie wirklich sichern?

Wer bei Microsoft 365 nur an E-Mails denkt, kratzt gerade mal an der Oberfläche. In Wahrheit ist es das digitale Nervensystem Ihres Unternehmens – ein komplexes Ökosystem, in dem tagtäglich geschäftskritische Informationen entstehen, geteilt und bearbeitet werden. Ein lückenloses Microsoft 365 Backup muss deshalb weit mehr umfassen als nur das Postfach und alle zentralen Komponenten abdecken.

Um eine wirklich wasserdichte Sicherheitsstrategie aufzubauen, muss man erst einmal verstehen, welche Daten wo liegen und wie sie miteinander verwoben sind. Ohne dieses Wissen laufen Sie Gefahr, am Ende nur einen winzigen Bruchteil Ihrer wertvollsten Unternehmensdaten zu sichern.

Exchange Online sichern

Exchange Online ist und bleibt das Herzstück Ihrer gesamten Firmenkommunikation. Hier schlummern aber weit mehr als nur ein- und ausgehende Nachrichten. Ein vollständiges Backup muss alle Elemente erfassen, damit Sie nach einem Datenverlust Ihre Kommunikationsfähigkeit ohne Umwege wiederherstellen können.

Dazu gehören unbedingt:

• Postfächer: Alle E-Mails, und zwar inklusive der kompletten Ordnerstruktur, die sich Ihre Mitarbeiter über Jahre mühsam aufgebaut haben.
• Kalender: Termine, wiederkehrende Besprechungen und freigegebene Kalender sind das Rückgrat der täglichen Planung und Koordination.
• Kontakte: Ihre zentrale Sammlung von Kunden-, Partner- und Lieferantendaten – ein unbezahlbarer Datenschatz.
• Aufgaben und Notizen: Viele Mitarbeiter organisieren ihre gesamte Arbeit über diese oft übersehenen, aber wichtigen Funktionen.

Ein Ausfall in diesem Bereich legt nicht nur die Kommunikation lahm, er kann auch wichtige Planungsprozesse und sogar Kundenbeziehungen ernsthaft gefährden.

SharePoint Online und OneDrive for Business

Man kann sich das so vorstellen: SharePoint Online ist die zentrale Firmenbibliothek und das Fundament für die Zusammenarbeit, während OneDrive for Business der persönliche, digitale Schreibtisch jedes einzelnen Mitarbeiters ist. Beide Dienste sind untrennbar miteinander verbunden und müssen daher auch als Einheit gesichert werden.

Stellen Sie sich vor, Ihre Firmenbibliothek brennt ab oder der Schreibtisch eines Mitarbeiters wird komplett leergeräumt. Ein Datenverlust in einem dieser Bereiche kann ganze Projekte zum Erliegen bringen oder die individuelle Produktivität massiv beeinträchtigen.

Ein professionelles Backup sichert hier nicht nur die Dateien an sich. Es erfasst auch die komplexe Architektur dahinter – also Websitesammlungen, Listen, Bibliotheken und vor allem die Berechtigungen, die genau festlegen, wer was sehen und tun darf. Für eine wirksame Datensicherung für Unternehmen ist die Wiederherstellung dieser Strukturen genauso entscheidend wie die der reinen Dateiinhalte.

Microsoft Teams als komplexes Ökosystem

Microsoft Teams hat sich zur zentralen Drehscheibe für die moderne Zusammenarbeit entwickelt. Dabei ist es aber keine eigenständige Anwendung, sondern vielmehr ein cleverer Integrator, der Daten aus den anderen M365-Diensten zusammenführt. Eine Datei, die Sie in einem Teams-Kanal teilen, landet zum Beispiel fast immer auf einer verknüpften SharePoint-Seite.

Ein Backup, das sich nur auf die Chat-Nachrichten konzentriert, ist daher völlig unzureichend und im Ernstfall wertlos. Eine ganzheitliche Teams-Sicherung muss zwingend alle Puzzleteile umfassen:

• Chats und Kanalunterhaltungen: Die komplette Kommunikationshistorie ist oft entscheidend, um Entscheidungen nachvollziehen zu können.
• Dateien und Wiki-Seiten: Alle Dokumente, die innerhalb von Teams geteilt und gemeinsam bearbeitet werden.
• Kalendereinträge und Besprechungen: Die gesamte Organisation der Teamarbeit.
• Die komplette Struktur: Die Sicherung von Teams, Kanälen und den dazugehörigen Mitgliedschaften und Einstellungen ist essenziell, um die Zusammenarbeit nach einem Ausfall schnell wieder auf die Beine zu stellen.

Nur ein Backup-Konzept, das diese tiefen Verknüpfungen zwischen den Diensten versteht und abbildet, kann im Notfall eine vollständige und vor allem funktionierende Wiederherstellung Ihres digitalen Arbeitsplatzes garantieren.

Die richtige Backup-Strategie für Ihr Unternehmen finden

Sie haben erkannt, dass ein Microsoft 365 Backup für Ihr Unternehmen unverzichtbar ist – ein wichtiger erster Schritt. Doch jetzt stehen Sie vor der nächsten entscheidenden Frage: Wie setzen Sie es am besten um? Im Grunde gibt es drei Wege, die Unternehmen einschlagen können. Jeder hat seine ganz eigenen Vor- und Nachteile.

Die richtige Wahl hängt dabei stark von Ihren Ressourcen, Ihrem technischen Know-how und natürlich Ihrem individuellen Sicherheitsbedarf ab. Lassen Sie uns die drei gängigsten Ansätze mal genauer unter die Lupe nehmen: die Bordmittel von Microsoft, eine spezialisierte Drittanbieter-Lösung und die aufwendige Eigenentwicklung.

Ansatz 1: Die nativen Tools von Microsoft nutzen

Auf den ersten Blick wirkt es naheliegend, einfach die Werkzeuge zu nutzen, die Microsoft ohnehin mitliefert. Dinge wie Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Policies) oder der eDiscovery-Speicher sind ja bereits in Ihrer Lizenz enthalten und erfordern keine zusätzliche Software. Sie bieten auch einen gewissen Grundschutz, indem sie gelöschte Elemente für eine festgelegte Zeit aufbewahren.

Allerdings – und das ist der Knackpunkt – sind diese Tools nicht als vollwertige Backup-Lösung gedacht. Die Wiederherstellung von Daten ist oft ein komplizierter, manueller Prozess, der spezielles IT-Wissen erfordert und im Ernstfall wertvolle Zeit frisst. Noch wichtiger: Sie bieten keinen echten Schutz vor Bedrohungen wie Ransomware, die Ihre Daten ja nicht einfach löscht, sondern verschlüsselt. Für eine schnelle und vor allem umfassende Wiederherstellung des Betriebs reichen sie daher in den allermeisten Fällen bei Weitem nicht aus.

Merken Sie sich: Native Microsoft-Tools sind wie der Notrad im Kofferraum. Sie bringen Sie im Pannenfall sicher zur nächsten Werkstatt, sind aber keine Dauerlösung für den täglichen Verkehr.

Ansatz 2: Eine eigene Backup-Lösung entwickeln

Einige größere Unternehmen mit gut ausgestatteten IT-Abteilungen spielen manchmal mit dem Gedanken, eine komplett eigene Backup-Lösung zu programmieren. Der Gedanke dahinter ist verlockend: maximale Kontrolle und eine perfekte Anpassung an die eigenen Prozesse. In der Praxis entpuppt sich dieser Weg jedoch fast immer als extrem ressourcenintensiv, teuer und ehrlich gesagt auch ziemlich riskant.

Die Entwicklung erfordert nicht nur tiefstes Wissen über die komplexen Microsoft-Schnittstellen (APIs), sondern auch deren ständige Wartung. Microsoft aktualisiert seine Dienste quasi ununterbrochen. Das bedeutet, Ihre Eigenentwicklung müsste permanent angepasst, getestet und nachgebessert werden, nur um funktionsfähig zu bleiben. Das Fehlerrisiko ist hoch, und der Aufwand für Entwicklung und Instandhaltung übersteigt die Kosten jeder fertigen Lösung oft um ein Vielfaches.

Ansatz 3: Auf eine spezialisierte Drittanbieter-Lösung setzen

Für die überwältigende Mehrheit der Unternehmen ist die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Drittanbieter der goldene Mittelweg – und der mit Abstand sinnvollste. Diese Lösungen sind exakt darauf ausgelegt, die Lücken der nativen Microsoft-Tools zu schließen. Sie bieten einen umfassenden Schutz für Ihr gesamtes M365-Ökosystem und kombinieren einfache Bedienbarkeit mit starker Automatisierung und robusten Sicherheitsfunktionen.

Professionelle Backup-Dienste liefern entscheidende Vorteile, die den Unterschied machen:

• Automatisierte, tägliche Backups: Die Sicherungen laufen still und leise im Hintergrund, ganz ohne manuellen Aufwand.
• Granulare Wiederherstellung: Sie können einzelne E-Mails, bestimmte Dateien oder ganze Postfächer mit nur wenigen Klicks wiederherstellen. Einfach und schnell.
• Lückenloser Schutz: Alle wichtigen Dienste – von Exchange und SharePoint über OneDrive bis hin zur komplexen Struktur von Teams – werden zuverlässig abgedeckt.
• Echter Ransomware-Schutz: Durch unveränderliche Speicher (Immutability) sind Ihre Backups vor Verschlüsselung und Manipulation sicher. Ein Angreifer kann sie nicht unbrauchbar machen.

Diese Tabelle stellt die drei Ansätze direkt gegenüber, damit Sie die Unterschiede auf einen Blick erfassen können.

Vergleich von Backup-Strategien für Microsoft 365

Diese Tabelle vergleicht native Microsoft-Tools mit Drittanbieter-Lösungen und Eigenentwicklungen anhand kritischer Kriterien wie Schutzumfang, Wiederherstellungsoptionen und Aufwand.

Die Gegenüberstellung macht klar: Während native Tools eine Art Grundsicherung bieten und Eigenentwicklungen meist unrealistisch sind, liefert eine spezialisierte Lösung das beste Gesamtpaket aus Sicherheit, Komfort und Kosteneffizienz.

Diese Grafik verdeutlicht noch einmal, wo die entscheidenden Unterschiede liegen. Eine Drittanbieter-Lösung gibt Ihnen die Flexibilität und das Servicelevel, das Sie im Notfall wirklich brauchen.

Der Markt für solche Lösungen wächst nicht ohne Grund, denn immer mehr deutsche Unternehmen erkennen die Notwendigkeit. Denken Sie bei der Auswahl auch daran, die Zugriffsrechte auf Ihr Backup-System klug zu verwalten. Ein durchdachtes Rechtemanagement nach dem Least Privilege Prinzip ist ein fundamentaler Baustein Ihrer gesamten Sicherheitsstrategie.

Erprobte Best Practices für Ihr Backup-Konzept

Ein leistungsstarkes Backup-Tool ist nur die halbe Miete. Über den Erfolg im Ernstfall entscheidet am Ende Ihre Strategie – also die Regeln und Prozesse, die sicherstellen, dass Ihr Microsoft 365 Backup auch wirklich zuverlässig funktioniert, wenn Sie es am dringendsten brauchen. Ohne ein durchdachtes Konzept ist selbst die beste Software nur ein zahnloser Tiger.

Eine bewährte Grundlage für jede robuste Datensicherungsstrategie ist die 3-2-1-Regel. Sie ist seit Jahren ein fester Standard in der IT-Sicherheit und lässt sich perfekt auf die moderne Cloud-Welt übertragen. Sie bietet einen einfachen, aber extrem wirkungsvollen Rahmen für den Schutz Ihrer wertvollen Unternehmensdaten.

Die 3-2-1-Regel besagt: Erstellen Sie drei Kopien Ihrer Daten, speichern Sie diese auf zwei verschiedenen Medien und bewahren Sie eine Kopie extern (Offsite) auf.

Für Ihr Microsoft 365 Backup bedeutet das konkret:

1. Erste Kopie: Ihre aktiven Daten, die direkt in der Microsoft-Cloud liegen.
2. Zweite Kopie: Ihr Backup bei einem spezialisierten Drittanbieter.
3. Dritte Kopie (Offsite): Dieser Punkt wird durch den Drittanbieter automatisch erfüllt, da dessen Rechenzentren geografisch und logisch von der Microsoft-Infrastruktur getrennt sind.

Allein durch das Befolgen dieser simplen Regel schaffen Sie eine beeindruckende Redundanz und wappnen sich effektiv gegen die meisten denkbaren Ausfallszenarien.

Die Bedeutung regelmäßiger Wiederherstellungstests

Ein Backup, dessen Wiederherstellbarkeit nie überprüft wurde, ist im Grunde wertlos. Stellen Sie es sich so vor: Sie haben einen Feuerlöscher im Büro, aber niemand hat je getestet, ob er auch wirklich funktioniert. Deswegen sind regelmäßige, geplante Wiederherstellungstests kein „nice-to-have“, sondern ein absolut kritischer Teil Ihres Konzepts.

Planen Sie diese Tests mindestens quartalsweise ein. Dabei müssen Sie nicht jedes Mal das komplette Unternehmen digital wiederherstellen. Konzentrieren Sie sich viel lieber auf realistische Szenarien:

• Stellen Sie ein einzelnes, zufällig ausgewähltes Postfach wieder her.
• Retten Sie einen Ordner aus SharePoint, den Sie zuvor „versehentlich“ gelöscht haben.
• Spielen Sie einen kompletten Teams-Kanal mitsamt Chats und Dateien zurück.

Dokumentieren Sie die Ergebnisse, messen Sie die Zeit, die Sie dafür brauchen, und identifizieren Sie mögliche Hürden. Nur so gewinnen Sie die Sicherheit, dass im Ernstfall alles glattläuft und Ihre Mitarbeiter schnell wieder arbeitsfähig sind.

Sinnvolle Aufbewahrungsfristen definieren

Wie lange müssen Sie Ihre Backups aufbewahren? Die Antwort darauf hängt von rechtlichen Vorgaben und Ihren internen Compliance-Richtlinien ab. Diese sogenannten Aufbewahrungsfristen (Retention Policies) legen fest, wie lange eine Datensicherung vorgehalten werden muss, bevor sie gelöscht werden darf.

Für E-Mails und Dokumente mit geschäftlichem Bezug gelten in Deutschland oft Fristen von sechs bis zehn Jahren. Definieren Sie daher klare Regeln für verschiedene Datentypen in Ihrer Backup-Lösung. Eine gute Software erlaubt es Ihnen, unterschiedliche Fristen für Postfächer, SharePoint-Websites oder OneDrive-Daten festzulegen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, ohne unnötig teuren Speicherplatz zu belegen.

Proaktive Überwachung und DSGVO-Konformität

Ein Backup-System darf keine Blackbox sein. Sie müssen jederzeit den Überblick behalten. Moderne Lösungen bieten dafür zentrale Dashboards und automatische Benachrichtigungen. Überwachen Sie proaktiv, ob alle Sicherungen erfolgreich durchgelaufen sind. Wenn ein Backup fehlschlägt, müssen Sie sofort informiert werden, um die Ursache zu beheben.

Auch der Datenschutz spielt hier eine entscheidende Rolle. Stellen Sie sicher, dass Ihr Backup-Anbieter die strengen Anforderungen der DSGVO erfüllt. Dazu gehört, dass die Daten in zertifizierten Rechenzentren innerhalb der EU gespeichert werden und modernste Verschlüsselungstechnologien zum Einsatz kommen. Ein solides Backup ist nicht nur technisch, sondern auch rechtlich ein fundamentaler Baustein Ihrer IT-Sicherheit.

Indem Sie diese Best Practices umsetzen, verwandeln Sie Ihr Microsoft 365 Backup von einer reinen Software in eine verlässliche Lebensversicherung für Ihre digitalen Unternehmenswerte.

Wie eine professionelle Backup-Lösung Sie schützt

Wir haben uns bisher angesehen, warum ein Microsoft 365 Backup so wichtig ist und welche strategischen Überlegungen dahinterstecken. Jetzt wird es konkret: Wie sieht eine Lösung aus, die all diese Anforderungen in der Praxis wirklich erfüllt? Ein professioneller Backup-Dienst, wie wir ihn bei Deeken.Technology anbieten, ist viel mehr als nur ein Speicherort für Daten. Er ist die passgenaue Antwort auf die echten Herausforderungen, denen deutsche Unternehmen tagtäglich begegnen.

Man kann sich eine solche Lösung wie das Immunsystem des digitalen Arbeitsplatzes vorstellen. Sie agiert unbemerkt im Hintergrund, wehrt Gefahren proaktiv ab und ist im Notfall sofort zur Stelle, um den Geschäftsbetrieb zu sichern. Genau diese Zuverlässigkeit und Intelligenz macht einen professionellen Service aus.

Vollautomatisierung und unbegrenzter Speicherplatz

Einer der größten Pluspunkte ist die komplette Automatisierung. Statt sich täglich manuell um Backups zu kümmern, laufen alle Prozesse vollautomatisch im Hintergrund. Üblicherweise werden mindestens einmal täglich alle relevanten Daten aus Exchange, SharePoint, OneDrive und Teams gesichert. Das gibt Ihnen die Sicherheit, dass der maximale Datenverlust im Ernstfall auf 24 Stunden begrenzt ist.

Ein weiterer entscheidender Faktor ist der Speicherplatz. Datenmengen wachsen rasant, und das Backup-System muss mithalten. Professionelle Lösungen bieten deshalb oft unbegrenzten Speicherplatz, der mit Ihrem Unternehmen einfach mitwächst. Sie müssen sich also keine Gedanken mehr über Speicherlimits oder plötzliche Zusatzkosten machen – die Lösung skaliert flexibel mit Ihrem Bedarf.

Unveränderlichkeit als Schutzschild gegen Ransomware

Der wohl wichtigste Schutzmechanismus moderner Backup-Lösungen ist die Unveränderlichkeit der Daten, auch als Immutability bekannt. Dieses Prinzip stellt sicher, dass einmal gesicherte Daten nachträglich nicht mehr verändert oder gelöscht werden können – nicht einmal von einem Angreifer, der sich Admin-Rechte verschafft hat.

Man kann sich die Sicherungen wie in Stein gemeißelte Inschriften vorstellen. Selbst wenn ein Ransomware-Trojaner Ihr aktives System verschlüsselt, bleiben die Backups unberührt und unantastbar. Sie sind die absolut zuverlässige letzte Verteidigungslinie, mit der Sie Ihre Systeme sauber wiederherstellen können, ohne auf Lösegeldforderungen eingehen zu müssen.

Dieser Schutz ist in der heutigen Bedrohungslage schlichtweg unverzichtbar und der entscheidende Unterschied zu einfachen Dateikopien oder weniger sicheren Speichermethoden.

Granulare Wiederherstellung und Entlastung der IT

Ein Datenverlust betrifft selten das ganze Unternehmen. Viel häufiger löscht ein Mitarbeiter versehentlich eine wichtige E-Mail oder eine entscheidende Datei. Genau hier glänzt die granulare Wiederherstellung. Anstatt ganze Postfächer oder Bibliotheken zurückspielen zu müssen, können Sie oder Ihre Mitarbeiter einzelne Elemente mit wenigen Klicks selbst wiederherstellen.

Das hat zwei riesige Vorteile:

• Geschwindigkeit: Die Wiederherstellung dauert nur Minuten statt Stunden.
• Entlastung: Ihre IT-Abteilung wird nicht länger mit zahllosen kleinen Anfragen überflutet, da die Mitarbeiter vieles selbst erledigen können.

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) in Deutschland setzen zunehmend auf Cloud-basierte Microsoft-365-Backup-Lösungen, die genau diese Flexibilität bieten. Solche Anbieter ermöglichen oft eine detaillierte Suche in den Backup-Archiven und erlauben es Endanwendern, Daten eigenständig wiederherzustellen. Das spart nicht nur massiv IT-Ressourcen, sondern macht die Verwaltung über eine zentrale Oberfläche extrem einfach. Erfahren Sie mehr darüber, wie deutsche Unternehmen von flexiblen Backup-Lösungen profitieren.

Einfache Verwaltung und Einhaltung deutscher Standards

Eine professionelle Backup-Lösung muss vor allem eines sein: einfach zu verwalten. Über ein zentrales Dashboard haben IT-Verantwortliche jederzeit den vollen Überblick über den Status der Backups, laufende Prozesse und eventuelle Fehlermeldungen. Alles ist an einem Ort gebündelt und transparent einsehbar.

Für Unternehmen in Deutschland ist außerdem die strikte Einhaltung der hiesigen Datenschutzstandards von größter Bedeutung. Eine Lösung von Deeken.Technology stellt sicher, dass Ihre Daten ausschließlich in hochsicheren, ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert werden. Damit erfüllen Sie nicht nur die strengen Vorgaben der DSGVO, sondern können auch darauf vertrauen, dass Ihre sensiblen Unternehmensdaten den bestmöglichen Schutz genießen.

Was Sie schon immer über Microsoft 365 Backups wissen wollten

Rund um das Thema Microsoft 365 Backup tauchen immer wieder die gleichen Fragen auf – verständlich, denn die Verantwortung für Unternehmensdaten wiegt schwer. Wir bringen Licht ins Dunkel und beantworten die brennendsten Fragen, die uns von Unternehmen und IT-Verantwortlichen gestellt werden. So können Sie mit gutem Gefühl die richtigen Entscheidungen treffen.

Ist der Papierkorb von Microsoft nicht schon ein Backup?

Kurz gesagt: Nein, absolut nicht. Man könnte den Papierkorb eher als eine Art „Kurzzeitgedächtnis“ für gelöschte Dateien sehen. Er bietet einen sehr kurzfristigen Schutz, meist nur für 30 bis 93 Tage, wenn mal jemand aus Versehen etwas löscht.

Gegen ernsthafte Bedrohungen ist er jedoch machtlos. Denken Sie an Ransomware, die gezielte Sabotage durch einen verärgerten Ex-Mitarbeiter oder den kompletten Datenverlust, wenn ein Benutzerkonto deaktiviert wird. Ein echtes Microsoft 365 Backup ist etwas völlig anderes: Es kopiert Ihre Daten an einen unabhängigen, sicheren Ort. Von dort können Sie sie jederzeit wiederherstellen, ganz egal, was in Ihrer Microsoft-Umgebung passiert.

Wie oft sollten wir unsere Daten sichern?

Für die allermeisten Unternehmen hat sich ein tägliches Backup als goldener Standard bewährt. Überlegen Sie mal: In Microsoft 365 wird pausenlos gearbeitet – E-Mails flattern herein, Dokumente werden überarbeitet, in Teams wird ununterbrochen kommuniziert. Ein tägliches Backup sorgt dafür, dass im schlimmsten Fall maximal die Arbeit von 24 Stunden verloren geht.

Das Schöne daran: Moderne Backup-Lösungen machen das vollautomatisch. Die Sicherung läuft unbemerkt im Hintergrund, ohne dass Sie oder Ihre IT-Abteilung auch nur einen Finger krumm machen müssen.

Seriöse Anbieter wie Deeken.Technology garantieren nicht nur die Sicherheit Ihrer Daten, sondern auch deren Integrität. Ihre Backups werden sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand mit modernsten Methoden wie AES-256 verschlüsselt. Dies gewährleistet, dass Ihre sensiblen Informationen zu jeder Zeit geschützt sind.

Sind meine Daten bei einem externen Anbieter überhaupt sicher?

Ja, bei einem vertrauenswürdigen Partner ist die Sicherheit Ihrer Daten das A und O. Die Daten landen nicht irgendwo, sondern in hochsicheren Rechenzentren, die nach strengsten Industriestandards wie ISO 27001 zertifiziert sind.

Ein ganz entscheidender Punkt ist hier der Einsatz von unveränderlichen Speichern (Immutability). Diese Technologie macht Ihre einmal gesicherten Daten quasi unangreifbar. Selbst wenn Ransomware zuschlägt, kann sie das Backup weder verschlüsseln noch manipulieren. Ihre Rettungsinsel bleibt also sicher.

Was kostet eine professionelle Backup-Lösung?

Professionelle Backup-Lösungen sind oft günstiger, als man denkt. Die Kosten basieren in der Regel auf einem monatlichen Preis pro Benutzer und können schon bei wenigen Euro starten. Viel wichtiger als der reine Preis ist aber, was Sie für Ihr Geld bekommen.

Stellen Sie sich daher immer diese Fragen:

• Sind wirklich alle wichtigen Dienste abgedeckt (Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams)?
• Ist der Speicherplatz für die Backups wirklich unbegrenzt, oder lauern versteckte Kosten?
• Welche Schutzmechanismen gegen Ransomware sind konkret im Einsatz?

Setzen Sie diese Investition immer ins Verhältnis zu den potenziellen Kosten eines Datenverlusts. Ein Betriebsstillstand, der immense Reputationsschaden und mögliche DSGVO-Bußgelder können existenzbedrohend sein und übersteigen die Kosten für ein solides Backup um ein Vielfaches.

Sind Sie bereit, Ihre Unternehmensdaten lückenlos zu schützen und Risiken aus dem Weg zu räumen? Die Deeken.Technology GmbH bietet maßgeschneiderte und ISO 27001-zertifizierte Backup-Lösungen für Ihr Microsoft 365. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine unverbindliche Beratung und erfahren Sie, wie wir Ihre IT-Sicherheit auf das nächste Level heben.