Wenn jemand fragt: „SharePoint, was ist das eigentlich?“, gibt es eine ziemlich simple Antwort: Man kann es sich als das digitale Schweizer Taschenmesser für die Zusammenarbeit im Unternehmen vorstellen. Doch SharePoint ist weit mehr als nur ein Online-Speicher. Es ist die zentrale Plattform, auf der Teams Dokumente verwalten, Informationen austauschen und ihre Arbeitsprozesse Hand in Hand organisieren. Kurz gesagt, SharePoint bündelt unzählige Funktionen an einem Ort und macht den Arbeitsalltag spürbar einfacher.

SharePoint verständlich erklärt

Stellen Sie sich Ihr Unternehmen einmal wie einen lebendigen Organismus vor. Jede Abteilung, jedes Team und jeder einzelne Mitarbeiter braucht permanent Informationen, um seine Aufgaben gut zu erledigen. Ohne ein zentrales System liegen diese Infos oft verstreut in E-Mail-Postfächern, auf lokalen Festplatten oder in diversen Cloud-Diensten. Das Ergebnis? Chaos, doppelte Arbeit und eine Zusammenarbeit, die unnötig kompliziert wird.

Genau hier kommt SharePoint ins Spiel. Es wirkt wie das digitale Nervensystem, das alle Teile des Unternehmens miteinander vernetzt. Dabei ist es keine einzelne Software, sondern eine unglaublich vielseitige Plattform, die tief in die Welt von Microsoft 365 integriert ist. Anstatt also für jede Aufgabe ein eigenes Werkzeug zu nutzen, liefert SharePoint eine einheitliche, zentrale Umgebung.

SharePoint ist kein Produkt, sondern eine Plattform. Es bietet die Bausteine, um individuelle Lösungen für Zusammenarbeit, Kommunikation und Prozessautomatisierung zu erstellen, die genau auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten sind.

Mehr als nur ein Dateispeicher

Der wohl größte Irrtum über SharePoint ist, es nur als einen besseren Ort zum Ablegen von Dateien zu betrachten. Natürlich ist das Dokumentenmanagement eine seiner Kernfunktionen, aber die wahre Stärke entfaltet sich erst im Zusammenspiel der verschiedenen Werkzeuge.

Um das Ganze greifbarer zu machen, schauen wir uns die zentralen Konzepte einmal genauer an. Diese Tabelle fasst die wichtigsten Funktionen zusammen und zeigt, welchen konkreten Nutzen sie für Unternehmen haben.

SharePoint Kernkonzepte im Überblick

Diese Bausteine zeigen: SharePoint ist weniger ein fertiges Produkt als vielmehr ein flexibler Baukasten. Man nimmt die Teile, die man braucht, und baut damit genau die Lösung, die das eigene Unternehmen voranbringt.

Eine etablierte Plattform für deutsche Unternehmen

Die Relevanz von SharePoint ist alles andere als neu. Die Plattform ist seit Jahren ein zentraler Pfeiler für die Zusammenarbeit in deutschen Unternehmen und weltweit. Tatsächlich setzen rund 80 % der Fortune-500-Unternehmen SharePoint aktiv ein, um ihre Dokumentenverwaltung und Teamarbeit zu steuern. In Deutschland ist SharePoint vor allem als Teil von Microsoft 365 verbreitet, das in etwa 75 % der Organisationen genutzt wird. Diese Zahlen unterstreichen die hohe Akzeptanz und Bedeutung im europäischen Markt. Mehr dazu und weitere spannende Fakten finden Sie in den SharePoint-Statistiken bei Jobera.

Diese breite Nutzung macht deutlich: SharePoint ist längst nicht mehr nur ein Werkzeug für riesige Konzerne. Gerade auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren davon, ihre internen Abläufe zu strukturieren und die Effizienz zu steigern. Es schafft eine einzige, verlässliche Quelle für Informationen und Zusammenarbeit.

Die wichtigsten SharePoint-Funktionen im Praxistest

Nach der ganzen Theorie wird es Zeit für die Praxis. Die wahre Stärke von SharePoint entfaltet sich nämlich nicht auf einer Feature-Liste, sondern im täglichen Arbeitschaos. Statt uns also nur zu fragen „SharePoint, was ist das?“, sollten wir eine bessere Frage stellen: „Was kann ich damit konkret in meinem Arbeitsalltag besser machen?“ Genau das schauen wir uns jetzt mal an.

Stellen Sie sich ein klassisches Marketingteam vor, mitten in der Planung einer neuen Produktkampagne. Bislang lief das so: Entwürfe flogen per E-Mail hin und her, Feedback kam in x verschiedenen Versionen zurück und am Ende wusste niemand mehr, welche Präsentation eigentlich die aktuelle war. Genau dieses Chaos gehört mit SharePoint der Vergangenheit an.

Dokumentenmanagement, das wirklich funktioniert

Das Herzstück jeder Zusammenarbeit ist die Dokumentenbibliothek. Und die ist so viel mehr als nur ein Ordner in der Cloud. Für unser Marketingteam bedeutet das ganz konkret:

• Co-Authoring in Echtzeit: Mehrere Kollegen können gleichzeitig in derselben PowerPoint-Präsentation oder im selben Word-Dokument arbeiten. Änderungen sind sofort für alle sichtbar. Das macht unzählige Abstimmungsschleifen per E-Mail überflüssig.
• Automatische Versionierung: Jedes Mal, wenn eine Datei gespeichert wird, legt SharePoint im Hintergrund automatisch eine neue Version an. Versehentlich eine wichtige Folie gelöscht? Kein Drama. Mit zwei Klicks ist die vorherige Version wiederhergestellt.
• Einchecken und Auschecken: Um zu verhindern, dass sich Änderungen überschneiden, kann ein Mitarbeiter eine Datei „auschecken“. Für die anderen ist sie dann kurzzeitig gesperrt, bis sie wieder „eingecheckt“ wird – das schafft klare Verhältnisse bei kritischen Dokumenten.

SharePoint beendet das digitale Rätselraten. Statt sich durch Dateinamen wie „Kampagnenplan_final_v4_überarbeitet_final.docx“ zu wühlen, gibt es nur noch eine einzige, zentrale Wahrheit. Jeder weiß, woran er arbeitet, und die komplette Historie ist nachvollziehbar.

Dieser strukturierte Umgang mit Dateien bringt nicht nur Effizienz, sondern auch ein enormes Plus an Sicherheit. Wer auf sensible Kampagnendaten zugreifen darf, lässt sich ganz genau steuern. So ist sichergestellt, dass nur autorisierte Personen die Dateien sehen oder bearbeiten können. Das ist ein grundlegender Baustein der Datensicherheit, der weit über reine Organisation hinausgeht und für den eine gezielte Schulung zur Informationssicherheit für alle Mitarbeiter eine wichtige Basis legt.

Informationszentralen, die Menschen verbinden

Neben der reinen Arbeit an Dokumenten ist die Kommunikation entscheidend. Hier kommen die Team- und Kommunikationswebsites ins Spiel. Man kann sie sich als moderne, zentrale Anlaufstellen vorstellen, die angestaubte Intranet-Lösungen ersetzen, die sowieso kaum jemand nutzt.

Eine Kommunikationswebsite kann zum Beispiel als modernes Unternehmensportal dienen, auf dem die Geschäftsführung wichtige News und Ankündigungen teilt. Diese Seiten sehen nicht nur gut aus, sie sind auch kinderleicht zu pflegen.

Eine Teamwebsite ist dagegen der dedizierte Arbeitsraum für ein Team oder Projekt. Unser Marketingteam würde sich für seine Kampagne also eine eigene Teamwebsite einrichten. Dort landen dann nicht nur die Dokumente, sondern auch:

• Ein gemeinsamer Kalender: Alle wichtigen Termine wie Redaktionssitzungen, Deadlines und Veröffentlichungsdaten sind für das gesamte Team auf einen Blick sichtbar.
• Aufgabenlisten: Statt Aufgaben in externen Tools zu managen, werden sie direkt in SharePoint zugewiesen und nachverfolgt.
• Nachrichten und Ankündigungen: Wichtige Updates zur Kampagne werden prominent auf der Startseite der Teamwebsite geteilt, damit sie niemand übersieht.

Prozesse digitalisieren mit Listen und Workflows

Ein weiteres, unglaublich mächtiges Werkzeug sind SharePoint-Listen. Stellen Sie sie sich wie intelligente Tabellen vor, die aber viel mehr können als Excel. Eine Personalabteilung könnte damit zum Beispiel den kompletten Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter abbilden.

Jeder neue Mitarbeiter wird einfach als Eintrag in einer Liste angelegt. Mithilfe von Power Automate können dann automatisch ganze Prozessketten, also Workflows, angestoßen werden:

1. Tag 1: Die IT-Abteilung bekommt automatisch eine Benachrichtigung, einen Laptop vorzubereiten und die nötigen Zugänge einzurichten.
2. Tag 2: Der direkte Vorgesetzte erhält eine Aufgabe in seiner Liste, das Einführungsgespräch zu planen.
3. Woche 1: Der neue Mitarbeiter bekommt eine automatisierte E-Mail mit Links zu den wichtigsten Unternehmensrichtlinien, die auf einer SharePoint-Kommunikationsseite hinterlegt sind.

Solche automatisierten Prozesse stellen sicher, dass keine Aufgabe unter den Tisch fällt, reduzieren den manuellen Aufwand drastisch und sorgen für ein durchweg professionelles Onboarding. Hier zeigt sich, wie SharePoint weit über die reine Dateiverwaltung hinausgeht und operative Geschäftsprozesse aktiv unterstützt und verbessert.

SharePoint Online oder Server: die richtige Wahl treffen

Nachdem wir die Kernfunktionen von SharePoint beleuchtet haben, stehen viele Unternehmen vor einer ganz grundlegenden Entscheidung: Soll es die flexible Cloud-Lösung SharePoint Online sein oder behält man lieber die volle Kontrolle mit einem eigenen SharePoint Server vor Ort (On-Premises)? Diese Wahl ist keine Kleinigkeit, denn sie hat weitreichende Folgen für die Kosten, den Wartungsaufwand und die Zukunftsfähigkeit der gesamten IT-Infrastruktur.

Diese Entscheidung ist weit mehr als eine technische Frage. Sie ist eine strategische Weichenstellung, die tief in die Unternehmensprozesse eingreift. Im Kern geht es darum abzuwägen, was einem wichtiger ist: die Agilität und Innovationskraft der Cloud oder die absolute Kontrolle und Anpassbarkeit einer eigenen Server-Landschaft.

Cloud vs. On-Premises – ein strategischer Vergleich

Stellen Sie sich SharePoint Online wie eine moderne Mietwohnung in einem top ausgestatteten Apartmentkomplex vor. Sie zahlen eine monatliche Miete (also das Abo) und dafür kümmert sich der Vermieter – in diesem Fall Microsoft – um praktisch alles: Wartung, Reparaturen, Sicherheit und sogar um neue Annehmlichkeiten wie automatische Updates. Man kann sofort einziehen und profitiert von einer Infrastruktur, die immer auf dem neuesten Stand ist, ohne sich selbst um die Technik im Keller kümmern zu müssen.

Ein eigener SharePoint Server hingegen ist wie der Bau eines Eigenheims. Sie haben die absolute Kontrolle über jedes Detail – von der Architektur bis zur letzten Steckdose. Das bedeutet aber auch, dass Sie die komplette Verantwortung und alle Kosten tragen: für das Grundstück (die Hardware), den Bau (Installation und Konfiguration), die Instandhaltung (Updates, Patches) und die Sicherheit (Firewalls, Schutzkonzepte). Das erfordert nicht nur eine ordentliche Anfangsinvestition, sondern auch ein eigenes Team von Fachleuten, das sich um alles kümmert.

Die folgende Infografik stellt die wichtigsten Unterschiede in den Bereichen Kosten, Updates und Skalierbarkeit der beiden Modelle anschaulich gegenüber.

Die Grafik macht es deutlich: SharePoint Online punktet mit berechenbaren monatlichen Kosten, automatischen Updates und einfacher Skalierbarkeit. Die On-Premises-Variante erfordert dagegen ein hohes Startkapital und deutlich mehr manuellen Aufwand durch die eigene IT-Abteilung.

Die entscheidenden Faktoren im Detail

Um die für Sie passende Wahl zu treffen, sollten Sie die folgenden Aspekte ganz genau unter die Lupe nehmen. Wir haben die wichtigsten Punkte in einer Tabelle für Sie zusammengefasst.

Vergleich SharePoint Online und SharePoint Server Eine direkte Gegenüberstellung der wichtigsten Kriterien für die Wahl zwischen der Cloud- und der On-Premises-Version von SharePoint.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Entscheidung ist ein klassischer Trade-off zwischen Komfort und Kontrolle.

Letztendlich hängt die Wahl stark davon ab, wie SharePoint mit anderen Werkzeugen in Ihrem Unternehmen zusammenspielen soll. Oft taucht in diesem Kontext auch die Frage auf, wie man SharePoint klar von anderen Speicherlösungen abgrenzt. Um hier für Klarheit zu sorgen, lohnt sich ein Blick auf die Unterschiede und optimalen Einsatzszenarien in unserem Beitrag zu OneDrive vs. SharePoint und wann Sie welches Medium nutzen sollten. Eine durchdachte Strategie für die gesamte Tool-Landschaft ist hier absolut entscheidend.

Reale Anwendungsfälle, die den Wert von SharePoint zeigen

Theoretische Funktionen und technische Daten sind eine Sache. Aber der wahre Wert einer Plattform wie SharePoint zeigt sich erst dann, wenn man sie in Aktion sieht – wenn sie echte Probleme im Arbeitsalltag löst. Erst durch konkrete Geschichten werden abstrakte Konzepte lebendig. Tauchen wir also direkt in den Alltag verschiedener Abteilungen ein und schauen uns an, wie SharePoint ganz spezifische Herausforderungen meistert und die Arbeit spürbar besser macht.

Das hier sind keine fernen Zukunftsvisionen. Es sind bewährte Methoden, die Unternehmen schon heute erfolgreich einsetzen. Sie beweisen, dass die beste Antwort auf die Frage „SharePoint, was ist das?“ oft in den täglichen Erfolgen und Effizienzgewinnen liegt, die durch die Plattform erst möglich werden.

Fallstudie 1: Die Finanzabteilung und der sichere Quartalsbericht

Stellen Sie sich eine typische Finanzabteilung vor, vier Wochen vor der Abgabe des Quartalsberichts. Bisher glich dieser Prozess einem Minenfeld. Sensible Excel-Tabellen wurden per E-Mail hin- und hergeschickt – ein enormes Sicherheitsrisiko. Es kursierten unzählige Versionen der finalen Präsentation und niemand war sich am Ende ganz sicher, welche Zahlen nun die aktuellsten waren.

Mit SharePoint ändert sich dieses Szenario von Grund auf. Die Abteilung richtet eine private Teamwebsite ein, die quasi als hochsicherer digitaler Tresor fungiert. Nur ein fest definierter Personenkreis erhält überhaupt Zugriff.

Die Lösung im Detail:

• Zentrale Dokumentenbibliothek: Alle relevanten Dokumente, von den Rohdaten in Excel bis zum finalen Berichtsentwurf, werden an diesem einen Ort gespeichert. Die strikte Berechtigungssteuerung stellt sicher, dass Unbefugte draußen bleiben.
• Versionierungsverlauf: Jede einzelne Änderung an einer Datei wird automatisch als neue Version gesichert. Der Abteilungsleiter kann so jederzeit nachvollziehen, wer welche Zahl wann geändert hat. Bei Bedarf ist ein Klick genug, um auf eine frühere Version zurückzuspringen.
• Genehmigungsworkflow: Bevor der Bericht an die Geschäftsführung geht, wird ein automatisierter Freigabeprozess angestoßen. Die zuständigen Manager erhalten eine Benachrichtigung, prüfen das Dokument direkt in SharePoint und geben es digital frei.

Das Ergebnis ist eine kleine Revolution im Berichtswesen: Der Prozess ist nicht nur um bis zu 40 % schneller, sondern auch deutlich sicherer und absolut transparent.

Fallstudie 2: Das Projektteam und der zentrale Informations-Hub

Ein neues, abteilungsübergreifendes Projektteam wird ins Leben gerufen, um ein neues Produkt zu entwickeln. Die Mitglieder kommen aus dem Marketing, der Entwicklung und dem Vertrieb. Ohne eine zentrale Plattform droht hier schnell das Chaos: ein Wust aus E-Mails, separaten Kalendern und verschiedenen Dateispeichern.

Das Team entscheidet sich daher, eine SharePoint-Projektwebsite als zentralen Nervenstrang für das gesamte Vorhaben aufzubauen. Diese Seite wird zum einzigen Anlaufpunkt für alle projektbezogenen Informationen.

Eine gute Projektwebsite beantwortet die drei wichtigsten Fragen jedes Teammitglieds sofort: Was ist zu tun? Wer ist dafür verantwortlich? Und bis wann muss es erledigt sein?

Die Bausteine des Erfolgs:

1. Gemeinsamer Projektkalender: Alle wichtigen Meilensteine, Meetings und Deadlines werden hier eingetragen und sind für das gesamte Team sichtbar. Keine Terminkonflikte mehr.
2. Aufgabenlisten: Aufgaben werden nicht mehr mündlich oder per Mail verteilt. Stattdessen werden sie in einer zentralen Liste erfasst, Teammitgliedern zugewiesen und mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Der Projektfortschritt ist so für jeden transparent.
3. Geteiltes Notizbuch (OneNote): Alle Besprechungsprotokolle, spontanen Ideen und wichtigen Notizen werden in einem integrierten OneNote-Notizbuch festgehalten, das direkt von der SharePoint-Seite aus zugänglich ist.

Durch diesen zentralen Hub wird die Zusammenarbeit enorm vereinfacht. Die Effizienz steigt, Missverständnisse werden reduziert und neue Teammitglieder können sich blitzschnell einarbeiten.

Fallstudie 3: Die HR-Abteilung und das lebendige Mitarbeiterportal

Die Personalabteilung (HR) steht vor der Herausforderung, die interne Kommunikation zu stärken. Alle Mitarbeiter sollen einfachen Zugang zu wichtigen Informationen und Formularen haben. Bisher waren Richtlinien, Urlaubsanträge und Unternehmensneuigkeiten auf verschiedenen Laufwerken und im unübersichtlichen Intranet verstreut.

Die Lösung ist der Aufbau einer Kommunikationswebsite in SharePoint, die als modernes, ansprechendes Mitarbeiterportal dient. Diese Seite wird zum zentralen Informations-Hub für die gesamte Belegschaft.

Hier werden aber nicht nur statische Informationen wie das Mitarbeiterhandbuch oder Reisekostenrichtlinien abgelegt. Die Seite entwickelt sich zu einem lebendigen Zentrum der Unternehmenskultur:

• News-Feed: Aktuelle Unternehmensnachrichten, Erfolge von Teams oder Ankündigungen von Events werden prominent und ansprechend präsentiert.
• Formular-Center: Alle wichtigen HR-Formulare (z. B. für Urlaubsanträge oder Krankmeldungen) sind leicht zu finden und können oft direkt digital ausgefüllt werden. Das spart Papier und Zeit.
• Mitarbeiterverzeichnis: Eine durchsuchbare Liste aller Kollegen mit Foto, Abteilung und Kontaktdaten fördert die Vernetzung im gesamten Unternehmen.

Ein solches Portal stärkt nicht nur die Mitarbeiterbindung, es entlastet auch die HR-Abteilung spürbar, da die typischen Standardanfragen seltener werden. Es ist ein perfektes Beispiel dafür, wie SharePoint die Grundlage für eine verbesserte Mitarbeitererfahrung schafft.

Wie SharePoint die Zusammenarbeit in Microsoft 365 steuert

Für viele ist SharePoint ein Mysterium.## Wie SharePoint die Zusammenarbeit in Microsoft 365 steuert

Für viele ist SharePoint ein Mysterium. Manche kennen den Namen, andere haben vielleicht schon mal davon gehört, aber die wenigsten wissen, was es eigentlich tut. Dabei ist SharePoint kein Einzelgänger im digitalen Werkzeugkasten, sondern vielmehr der unsichtbare, aber unglaublich starke Motor, der die Zusammenarbeit im gesamten Microsoft 365-Universum antreibt. Viele Anwender arbeiten täglich damit, ohne es überhaupt zu bemerken – so tief ist es in andere Anwendungen verwoben.

Stellen Sie sich Microsoft 365 wie ein perfekt aufeinander abgestimmtes Orchester vor. Werkzeuge wie Microsoft Teams, OneDrive und Planner sind die virtuosen Solisten, die im Rampenlicht stehen. SharePoint ist jedoch der Dirigent, der im Hintergrund taktvoll dafür sorgt, dass alles harmonisch zusammenspielt. Es bildet das informationstechnische Rückgrat für einen reibungslosen Ablauf.

Die wahre Stärke von SharePoint liegt nicht in seinen Einzelfunktionen. Es ist die Fähigkeit, als zentrale Datendrehscheibe für die anderen Microsoft-Dienste zu fungieren, die es so wertvoll macht. Es bricht Informationssilos auf und schafft eine wirklich einheitliche Arbeitsumgebung.

Die zentrale Rolle hinter Microsoft Teams

Haben Sie sich jemals gefragt, wo die Dateien landen, die Sie in einem Microsoft Teams-Kanal teilen? Die Antwort ist simpel: auf einer SharePoint-Seite. Für jeden einzelnen Kanal, den Sie in Teams erstellen, legt Microsoft im Hintergrund ganz automatisch eine zugehörige SharePoint-Teamwebsite an.

Jede hochgeladene Datei, jedes geteilte Dokument wird schnurstracks in der Dokumentenbibliothek dieser Seite gespeichert. Das bedeutet für Sie, dass Sie alle leistungsstarken SharePoint-Funktionen wie Versionierung, Co-Authoring und detaillierte Berechtigungssteuerung direkt innerhalb von Teams nutzen können. Kein App-Wechsel, kein Hin und Her. Dieser clevere Mechanismus stellt sicher, dass es eine einzige, verlässliche Quelle für alle Teamdokumente gibt – Schluss mit dem Dateichaos.

OneDrive und SharePoint: ein perfektes Duo

Auch die Beziehung zwischen SharePoint und OneDrive ist ein Paradebeispiel für gelungene Integration. Man kann es sich ganz einfach vorstellen: Während OneDrive Ihr persönlicher, beruflicher Cloud-Speicher ist – quasi Ihre digitale Aktentasche –, ist SharePoint der gemeinsame Aktenschrank für das gesamte Team oder sogar das ganze Unternehmen.

Die Magie passiert durch die Synchronisierungsfunktion. Sie können Dokumentenbibliotheken von einer SharePoint-Seite direkt mit Ihrem Windows Explorer synchronisieren. Die Teamdateien erscheinen dann auf Ihrem lokalen Rechner, als wären es normale Ordner. Im Hintergrund wird aber alles stets mit der Cloud abgeglichen. So haben Sie das Beste aus beiden Welten.

Das Zusammenspiel mit Planner und weiteren Apps

Aber die Integration hört hier nicht auf. Wenn Sie in Microsoft Planner einen neuen Plan für Ihr Team aufsetzen, können damit verbundene Dateien ebenfalls auf der SharePoint-Seite des Teams abgelegt werden. Das sorgt für Ordnung und einen zentralen Speicherort, anstatt Aufgaben und zugehörige Dokumente getrennt voneinander zu verwalten.

Diese tiefe Vernetzung hat einen unschätzbaren Vorteil: Sie verhindert Medienbrüche und Informationssilos. Anstatt zwischen verschiedenen Programmen hin- und herzuspringen und Dateien manuell zu kopieren, arbeiten Teams nahtlos in einer einzigen, kohärenten Umgebung. Das steigert nicht nur die Produktivität, sondern reduziert auch die Fehleranfälligkeit erheblich.

Die Verwaltung der Zugriffsrechte bleibt dabei natürlich eine zentrale Aufgabe. Wenn Nutzer plötzlich nicht mehr auf Inhalte zugreifen können, führt das schnell zu Frust. Daher ist es wichtig, die Ursachen für fehlende Berechtigungen auf einer SharePoint-Page zu verstehen und zu beheben.

Die Bedeutung von integrierten Kollaborationslösungen wie SharePoint wächst in Deutschland und Europa stetig. Das große Interesse an Technologien rund um Microsoft 365 wird auf Veranstaltungen wie dem European Collaboration Summit deutlich. Dieser Trend wird durch beeindruckende Zahlen untermauert: Microsoft meldet für SharePoint Online ein jährliches Wachstum der Unternehmensadoption von rund 50 %. Insbesondere in kleinen und mittelständischen deutschen Unternehmen bildet Microsoft 365 oft die Grundlage für die Digitalisierung von Arbeitsprozessen, wobei SharePoint eine Schlüsselrolle spielt. Weitere Einblicke in die Entwicklungen der Microsoft-Community erhalten Sie direkt in der Ankündigung zum European Collaboration Summit 2025.

SharePoint: Die Antworten auf Ihre häufigsten Fragen

Nachdem wir uns durch die Grundlagen, Features und den praktischen Einsatz von SharePoint gearbeitet haben, tauchen erfahrungsgemäß immer wieder dieselben Fragen auf. Das ist völlig normal. Deswegen haben wir hier einen Bereich geschaffen, der genau diese Punkte aufgreift und für Klarheit sorgt. Hier gibt’s direkte und ehrliche Antworten, ohne Fachchinesisch.

Ist SharePoint das Gleiche wie OneDrive?

Nein, und das ist einer der größten Mythen. Obwohl beide aus dem Hause Microsoft stammen und Hand in Hand arbeiten, haben sie grundverschiedene Aufgaben. Stellen Sie es sich am besten mit einer einfachen Analogie vor.

OneDrive for Business ist Ihre ganz persönliche, digitale Aktentasche. Hier bewahren Sie Ihre eigenen Arbeitsdateien, Entwürfe und Dokumente auf, an denen Sie erst einmal alleine feilen. Es ist Ihr privater Cloud-Speicher, auf den standardmäßig nur Sie Zugriff haben.

SharePoint hingegen ist das gemeinsame, digitale Büroarchiv oder der Projektraum für Ihr ganzes Team. Es wurde von Grund auf für die Zusammenarbeit entworfen. Dateien, die hier liegen, gehören dem Team oder dem Unternehmen und sind für eine definierte Gruppe zugänglich.

Ein guter Merksatz lautet: Was als Ihr persönliches Dokument beginnt, gehört nach OneDrive. Sobald es bereit für die Zusammenarbeit ist, zieht es nach SharePoint um.

Das Schöne daran: Dieser Übergang ist fließend. Sie können eine Datei mit wenigen Klicks von Ihrem OneDrive in eine SharePoint-Bibliothek verschieben, sobald sie reif für das Team ist.

Brauche ich IT-Kenntnisse, um SharePoint zu nutzen?

Für den alltäglichen Gebrauch lautet die Antwort ganz klar: Nein. Die modernen Versionen von SharePoint, allen voran SharePoint Online als Teil von Microsoft 365, sind extrem benutzerfreundlich gestaltet. Eine Seite erstellen, Dokumente hochladen oder eine Liste anlegen – das meiste funktioniert per Drag-and-Drop und über intuitive Menüs.

Wenn Sie mit den gängigen Office-Programmen oder sozialen Netzwerken klarkommen, werden Sie sich in SharePoint schnell zurechtfinden. Die Grundidee ist, dass Teams ihre Arbeitsbereiche selbstständig gestalten können, ohne ständig bei der IT-Abteilung anklopfen zu müssen.

Wo es allerdings nicht ohne Experten geht, ist bei der grundlegenden Einrichtung, der Konfiguration der Sicherheitsarchitektur und bei komplexen, maßgeschneiderten Anpassungen. Die Administration im Hintergrund – also das Festlegen globaler Regeln, die Verwaltung von Speicher und die Sicherstellung der Compliance – bleibt eine Aufgabe für IT-Profis.

Wie sicher sind meine Firmendaten in der Cloud?

Die Sicherheit von Unternehmensdaten, gerade in der Cloud, ist zu Recht ein absolut zentrales Thema. Man muss wissen: Microsoft investiert jährlich Milliarden in die Sicherheit seiner Cloud-Dienste und unterzieht sich den härtesten Zertifizierungen. SharePoint Online profitiert von einem vielschichtigen Sicherheitskonzept, das die Möglichkeiten eines einzelnen Unternehmens meist bei Weitem übersteigt.

Hier sind die wichtigsten Schutzmaßnahmen im Überblick:

• Verschlüsselung: Daten werden sowohl während der Übertragung (in-transit) als auch im Ruhezustand (at-rest) in den Microsoft-Rechenzentren lückenlos verschlüsselt.
• Identitätsschutz: Durch die enge Anbindung an Azure Active Directory wird der Zugang per Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und bedingtem Zugriff (Conditional Access) knallhart kontrolliert.
• Compliance-Zertifikate: Microsoft erfüllt unzählige internationale und branchenspezifische Normen, darunter auch die in Deutschland extrem wichtige ISO/IEC 27001.
• Bedrohungserkennung: Hochentwickelte Systeme scannen die Plattform rund um die Uhr auf verdächtige Aktivitäten und wehren potenzielle Angriffe proaktiv ab.

Trotzdem liegt ein Teil der Verantwortung natürlich auch beim Unternehmen selbst. Nur durch eine saubere Konfiguration der Berechtigungen und die Schulung der Mitarbeiter im sicheren Umgang mit Daten kann man das hohe Sicherheitsniveau der Plattform auch voll ausschöpfen.

Lohnt sich SharePoint auch für kleine Unternehmen?

Absolut! Früher war SharePoint tatsächlich eine Lösung, die fast nur große Konzerne mit eigenen Servern und dicken Budgets stemmen konnten. Mit SharePoint Online hat sich dieses Bild aber komplett gedreht. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist es heute ein echter Gamechanger.

Da SharePoint Online einfach als Teil eines Microsoft 365-Abonnements lizenziert wird, fallen die hohen Anfangsinvestitionen in Hardware komplett weg. Stattdessen zahlt man eine klar kalkulierbare, monatliche Gebühr pro Nutzer.

Die Vorteile für KMU liegen auf der Hand:

• Kosteneffizienz: Keine Ausgaben für Server, Wartung und IT-Personal, das sich nur um SharePoint kümmert.
• Professionalisierung: KMU bekommen die gleichen mächtigen Werkzeuge für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit wie die "Großen".
• Skalierbarkeit: Das Unternehmen wächst? Ein paar Klicks genügen, um neue Lizenzen hinzuzufügen. Die Plattform wächst einfach mit.
• Fokus aufs Kerngeschäft: Unternehmer können sich auf das konzentrieren, was sie am besten können, statt sich mit IT-Infrastruktur herumzuschlagen.

Ein kleiner Handwerksbetrieb kann so zum Beispiel eine Teamseite nutzen, um Bauprojekte zu managen, während eine junge Beratungsfirma sichere Kundenportale für den Austausch vertraulicher Dokumente aufsetzt.

Kann man SharePoint ohne Microsoft Teams verwenden?

Ja, das geht ohne Probleme. SharePoint ist eine eigenständige Plattform und war schon lange vor Microsoft Teams ein etabliertes Werkzeug. Viele Unternehmen nutzen SharePoint seit Jahren als klassisches Intranet oder als zentrales Dokumentenmanagementsystem, ohne Teams überhaupt im Einsatz zu haben.

Sie können also ganz normal Kommunikations- und Teamwebsites aufbauen, Dokumente verwalten und Prozesse automatisieren, ohne jemals die Teams-App öffnen zu müssen. Die Integration ist ein starkes Add-on, aber keine Pflicht.

Allerdings muss man ehrlich sein: Ohne die Kombination lässt man einiges an Potenzial liegen. Die wahre Stärke von Microsoft 365 entfaltet sich erst im nahtlosen Zusammenspiel. Teams wird zum zentralen Ort für die Kommunikation (Chat, Meetings), während SharePoint im Hintergrund für die strukturierte Ablage sorgt. Wer beides nutzt, schafft ein deutlich runderes und effizienteres Arbeitserlebnis. Aber man kann es ganz entspannt angehen und erst einmal nur mit SharePoint starten.

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