Der Einstieg in DATEV Unternehmen online ist mehr als nur ein technisches Upgrade – es ist der entscheidende Schritt, um Ihre Buchhaltung fit für die Zukunft zu machen. Sie schaffen damit eine zentrale, digitale Drehscheibe für alle Belege und Bankdaten. Das Ergebnis? Eine deutlich einfachere Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei und spürbar schlankere Prozesse im eigenen Haus.

Warum DATEV Unternehmen online der richtige schritt ist

Bevor wir in die technischen Details eintauchen, stellt sich eine ganz grundlegende Frage: Warum ist der Umstieg auf eine digitale Lösung wie DATEV Unternehmen online heute eigentlich so wichtig? Die Antwort ist simpel: Es geht um Effizienz und Zukunftssicherheit für Ihr Unternehmen.

Der Abschied vom klassischen Pendelordner ist dabei weit mehr als nur ein symbolischer Akt. Er markiert den Übergang zu einer modernen, transparenten und vor allem deutlich schnelleren Arbeitsweise.

Zeit sparen durch digitale prozesse

Der vielleicht offensichtlichste Vorteil ist die enorme Zeitersparnis. Manuelle Tätigkeiten, die früher wertvolle Stunden gekostet haben, schrumpfen auf wenige Minuten zusammen.

• Kein Sortieren von Papierbelegen: Das lästige Sammeln, Ordnen und die Fahrt zur Steuerkanzlei, um den Ordner abzugeben? Gehört der Vergangenheit an.
• Wegfall manueller Dateneingabe: Einfach Belege hochladen oder abfotografieren. Die Software erkennt relevante Daten oft automatisch, was ärgerliche Tippfehler von vornherein vermeidet.
• Automatisierte Bankdaten: Statt Kontoauszüge auszudrucken und mühsam zuzuordnen, fließen Bankumsätze direkt und sicher in die Plattform und stehen sofort zur Verbuchung bereit.

Diese gewonnene Zeit können Sie und Ihr Team direkt wieder in das investieren, was Ihr Unternehmen wirklich voranbringt – statt sich mit administrativer Routine aufzuhalten.

Die vorteile einer zentralen plattform

Mit der Entscheidung für DATEV Unternehmen online schaffen Sie eine einzige, verlässliche Quelle für Ihre gesamte Finanzbuchhaltung. Kein Datenchaos mehr, keine widersprüchlichen Informationen.

Ein zentrales System verhindert Datensilos und stellt sicher, dass sowohl Sie als auch Ihre Steuerkanzlei jederzeit auf denselben, aktuellen Informationsstand zugreifen können. Missverständnisse und Rückfragen werden so auf ein Minimum reduziert.

Der Trend zur Digitalisierung ist unaufhaltsam, was auch das starke Wachstum von DATEV unterstreicht. Trotz der wirtschaftlichen Herausforderungen in Deutschland konnte das Unternehmen seinen Umsatz zuletzt um 5,2 Prozent auf beeindruckende 1,514 Milliarden Euro steigern. Dieser Erfolg wird maßgeblich durch die hohe Nachfrage nach Cloud-Services getragen und zeigt, wie stark gerade kleine und mittlere Unternehmen auf digitale Helfer setzen. Mehr dazu erfahren Sie direkt bei DATEV in der Meldung zum gesunden Wachstum im Jahr 2024.

Außerdem sind Sie mit der Plattform bestens für die Zukunft gerüstet. Denken Sie nur an die ab 2025 verpflichtende E-Rechnung. Die revisionssichere Archivierung Ihrer digitalen Belege sorgt nicht nur für rechtliche Sicherheit, sondern auch für einen standortunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen Finanzdokumente – ein unschätzbarer Vorteil im modernen Geschäftsalltag.

Die richtige vorbereitung mit ihrer steuerkanzlei

Eine erfolgreiche Einrichtung von DATEV Unternehmen online fängt nicht erst beim ersten Klick im Programm an. Der Grundstein wird schon viel früher gelegt: bei der strategischen Abstimmung mit Ihrer Steuerkanzlei und einer sauberen Prüfung der Voraussetzungen. Wer hier proaktiv handelt, nutzt von Anfang an das volle Potenzial der Plattform und erspart sich später teure Umwege.

Ihr wichtigster Partner bei diesem Projekt ist ganz klar Ihre Steuerkanzlei. Sie ist nicht nur für die technische Bestellung der Lizenzen zuständig, sondern agiert als Ihr zentraler Berater für den gesamten Prozess. Blocken Sie sich also unbedingt einen festen Termin, um die Umstellung detailliert zu besprechen.

Ein gut vorbereitetes Gespräch mit Ihrem Steuerberater ist das A und O für eine reibungslose Einführung. Hier stellen Sie die Weichen für die zukünftige Zusammenarbeit und sorgen dafür, dass die Software wirklich zu Ihren Abläufen passt – und nicht umgekehrt.

Betrachten Sie dieses Gespräch nicht als reine Formsache. Es ist Ihre Gelegenheit, gemeinsam zu definieren, welche Module Sie tatsächlich brauchen. Reicht die reine Belegverwaltung oder benötigen Sie auch das Kassenbuch? Soll die Bankanbindung direkt von Start weg erfolgen? Klären Sie diese Fragen, um am Ende nur für Funktionen zu zahlen, die Ihnen auch wirklich einen Mehrwert bringen.

Technische und organisatorische hausaufgaben

Bevor Ihr Steuerberater die Bestellung bei DATEV auslöst, sind auf Ihrer Seite ein paar Hausaufgaben zu erledigen. Ein entscheidender Punkt ist die Wahl des passenden DATEV-Sicherheitsmediums. Hier gibt es zwei gängige Optionen, die sich in der täglichen Handhabung stark unterscheiden.

Zum einen gibt es den DATEV SmartLogin, eine moderne, App-basierte Lösung für Ihr Smartphone. Hiermit geben Sie Anmeldungen und Transaktionen flexibel per QR-Code-Scan frei – ideal für alle, die viel mobil oder von unterwegs arbeiten.

Dieser Screenshot der DATEV-Website zeigt den Anmeldevorgang mit dem SmartLogin sehr anschaulich:

Die App wird quasi zu Ihrer digitalen Identität. Das Gegenstück dazu ist die klassische DATEV SmartCard. Das ist eine physische Chipkarte, die zusammen mit einem Kartenlesegerät genutzt wird und sich eher für einen festen Arbeitsplatz im Büro eignet.

DATEV Sicherheitsmedien im Vergleich

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir die beiden gängigen Zugangsmedien gegenübergestellt. So finden Sie schnell die passende Wahl für Ihre individuellen Anforderungen.

Die Wahl hängt also stark von Ihrer persönlichen Arbeitsweise und der Ihrer Mitarbeiter ab. Der eine schätzt die physische Karte, der andere die Flexibilität der App.

Prüfen Sie parallel dazu die offiziellen Systemanforderungen von DATEV. Stellen Sie sicher, dass Ihre Computer und Browser auf dem aktuellen Stand sind. Das erspart Ihnen spätere technische Hürden beim DATEV Unternehmen online Einrichten. Eine stabile Internetverbindung ist natürlich ebenfalls Pflicht.

Sobald diese Punkte geklärt sind, kann Ihre Steuerkanzlei die Bestellung aufgeben. Kurz darauf erhalten Sie Ihre Zugangsdaten per Post und können loslegen.

Technische hürden bei der ersteinrichtung meistern

Okay, die strategischen Weichen mit Ihrer Steuerkanzlei sind gestellt – jetzt wird’s praktisch. Die Inbetriebnahme von DATEV Unternehmen online ist zwar keine Raketenwissenschaft, aber aus Erfahrung wissen wir: Es gibt ein paar technische Fallstricke, über die man stolpern kann. Keine Sorge, mit der richtigen Anleitung umschiffen Sie diese Klippen souverän.

Der Startschuss fällt, sobald Ihre Kanzlei die Bestellung bei DATEV ausgelöst hat. Wenig später flattert Post von DATEV mit den Zugangsunterlagen in Ihren Briefkasten. Ab diesem Moment können Sie mit der eigentlichen Installation und Konfiguration auf Ihrem System loslegen.

Installation der sicherheitspakete

Einer der ersten und wichtigsten Handgriffe ist die Installation der DATEV-Sicherheitspakete. Das klingt vielleicht sperrig, ist aber im Grunde eine Softwaresammlung, die eine sichere Brücke zwischen Ihrem Rechner und den DATEV-Servern baut. Ohne diese Basis geht gar nichts.

Die Installation starten Sie direkt über die offizielle Webseite von DATEV. Das Programm leitet Sie eigentlich gut durch den Prozess. Ein klassischer Stolperstein sind hier oft veraltete Browser oder zu streng eingestellte Firewalls, die den Prozess blockieren. Prüfen Sie also vorher kurz, ob Ihr System die Mindestanforderungen erfüllt und geben Sie den DATEV-Programmen in Ihrer Sicherheitssoftware grünes Licht.

Praxis-Tipp: Führen Sie die Installation der Sicherheitspakete unbedingt mit Administratorrechten auf Ihrem Computer aus. Das erspart Ihnen viele der typischen Berechtigungsprobleme, die sonst gerne mal während des Setups auftauchen.

Aktivierung ihres persönlichen zugangs

Nachdem die Software drauf ist, kommt der entscheidende Teil: die Aktivierung Ihres Zugangsmediums. Hier gibt es, je nachdem ob Sie sich für die SmartCard oder den SmartLogin entschieden haben, kleine Unterschiede.

• Mit der SmartCard: Schließen Sie das Kartenlesegerät an einen freien USB-Anschluss an und schieben Sie die SmartCard hinein. Die frisch installierten Sicherheitspakete sollten Karte und Leser jetzt automatisch erkennen.
• Mit dem SmartLogin: Hier zücken Sie Ihr Smartphone und laden die App „DATEV SmartLogin“ herunter. Öffnen Sie die App und folgen Sie den Anweisungen. Dabei scannen Sie den QR-Code aus dem Registrierungsbrief, den Sie per Post erhalten haben.

Dieses Schaubild zeigt die wichtigsten Etappen der Ersteinrichtung noch einmal im Überblick.

Man sieht deutlich: Eine gute Vorbereitung und eine saubere Erstkonfiguration sind das A und O für einen reibungslosen Start.

Ist Ihr Zugang einmal aktiv, können Sie sich zum ersten Mal bei DATEV Unternehmen online anmelden. Rufen Sie dazu die Login-Seite auf und identifizieren Sie sich entweder mit Ihrer SmartCard oder durch Scannen des QR-Codes mit Ihrer SmartLogin-App.

Sollten nach der Einrichtung Probleme auftauchen – zum Beispiel, weil Dokumente aus einer anderen Anwendung nicht richtig ankommen –, gibt es oft gezielte Lösungen. Mehr zu diesem speziellen Thema finden Sie in unserem Beitrag, der sich damit beschäftigt, wenn Dokumente aus der Docbox nicht in DATEV Unternehmen online ankommen.

Nach dem ersten erfolgreichen Login empfehle ich, sich einen kurzen Moment Zeit zu nehmen und sich mit der Oberfläche vertraut zu machen. Klicken Sie sich einfach mal durch die zentralen Bereiche wie „Belege“ und „Bank“. So bekommen Sie schnell ein gutes Gefühl für die Navigation und die wichtigsten Funktionen.

Benutzerrechte für ihr team sicher verwalten

Die Technik steht, DATEV Unternehmen online ist startklar. Jetzt kommt der nächste, entscheidende Schritt: die smarte Verwaltung der Zugriffsrechte für Ihr Team. Eine saubere Rechtevergabe ist das A und O für sichere und reibungslose Abläufe in Ihrem digitalen Büro. Es geht darum, jedem Mitarbeiter exakt die Berechtigungen zu geben, die er für seinen Job braucht – nicht mehr und nicht weniger.

Dieses Prinzip der minimalen Rechtevergabe ist ein echter Gamechanger. Es verhindert nicht nur menschliche Fehler, sondern schützt auch Ihre wertvollen Unternehmensdaten vor neugierigen Blicken. Ein Mitarbeiter, der nur Eingangsrechnungen hochladen soll, hat zum Beispiel nichts in den Lohnabrechnungen oder den detaillierten Bankumsätzen verloren.

Admin-rechte versus eingeschränkter zugriff

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der klaren Trennung zwischen administrativen und eingeschränkten Benutzerrollen. Als Unternehmer oder Hauptverantwortlicher behalten Sie selbstverständlich die vollen Admin-Rechte. Nur so können Sie neue Nutzer anlegen, ihre Berechtigungen festlegen und die gesamte Plattform im Blick behalten.

Für Ihr Team richten Sie hingegen gezielt eingeschränkte Zugänge ein. Ihr zentrales Werkzeug dafür ist die DATEV Rechteverwaltung online. Hier können Sie bis ins kleinste Detail festlegen, welche Module und Funktionen ein Mitarbeiter überhaupt sehen und nutzen darf.

Stellen wir uns ein typisches Szenario aus der Praxis vor:

• Buchhaltungskraft (eingeschränkt): Bekommt Zugriff auf „Belege online“ für das Hochladen und Bearbeiten von Rechnungen. Zusätzlich kann sie in „Bank online“ Zahlungen zuordnen. Der gesamte Bereich der Lohndaten bleibt für sie aber tabu.
• Auszubildender (stark eingeschränkt): Darf lediglich Belege in den Posteingang von „Belege online“ schieben. Er hat aber keine Berechtigung, diese zu bearbeiten oder gar Bankdaten einzusehen.

Indem Sie die Zugriffe so passgenau steuern, stellen Sie sicher, dass jeder nur die Informationen zu Gesicht bekommt, die für seine Rolle wirklich relevant sind. Das ist ein riesiger Gewinn für die Datensicherheit und minimiert das Risiko von Bedienfehlern ganz erheblich.

Diese hohen Sicherheits- und Datenschutzstandards sind übrigens auch die Basis für weitreichende Analysen wie den DATEV Mittelstandsindex. Dieser wichtige Konjunkturindikator speist sich aus anonymisierten Daten, um Trends bei Umsatz und Beschäftigung aufzuzeigen – ein Beleg für die robuste Infrastruktur, auf der Sie arbeiten. Mehr über die Methodik des Mittelstandsindex erfahren Sie im Trialog-Magazin.

Doch neben der reinen Technik in der Plattform gibt es noch einen weiteren Punkt: Denken Sie beim Verwalten der Benutzerrechte unbedingt an die relevante Datenschutzaspekte, die die DSGVO mit sich bringt. Eine lückenlose Dokumentation darüber, wer wann worauf zugreifen kann, ist nicht nur guter Stil, sondern eine rechtliche Notwendigkeit. Nehmen Sie sich daher einmal bewusst die Zeit, diese Struktur sauber aufzusetzen. Es wird sich auf lange Sicht definitiv auszahlen.

Die ersten Aufgaben: Belege digitalisieren und Bank anbinden

Die technische Grundlage steht, der Zugang funktioniert – super! Jetzt ist es an der Zeit, DATEV Unternehmen online mit Leben zu füllen. Damit Sie auch wirklich einen Effizienzgewinn spüren, sollten Sie sich zu Beginn auf zwei zentrale Funktionen konzentrieren, die das Herzstück Ihrer digitalen Buchhaltung bilden werden: das Digitalisieren von Belegen und die Anbindung Ihres Bankkontos.

Diese beiden Schritte sind absolut fundamental, um den alten Pendelordner endgültig in den Ruhestand zu schicken. Das Ziel ist eine tagesaktuelle Buchhaltung. Und dafür müssen alle eingehenden Rechnungen und Quittungen so schnell wie möglich ins System. Anstatt die Papiere in einem Ordner zu sammeln, laden Sie sie einfach direkt hoch.

Wege für Ihre Belege in das System

DATEV Unternehmen online ist da ziemlich flexibel und bietet Ihnen gleich mehrere Möglichkeiten, Ihre Belege zu digitalisieren. Suchen Sie sich einfach den Weg aus, der am besten in Ihren Arbeitsalltag passt.

• Scannen und hochladen: Der Klassiker für das Büro. Sie scannen Ihre Rechnungen am Multifunktionsgerät oder einem Dokumentenscanner und speichern sie als PDF. Anschließend laden Sie die Dateien direkt im Bereich „Belege“ hoch – oft ganz bequem per Drag-and-drop.
• DATEV Upload mobil App: Die perfekte Lösung für unterwegs. Mal schnell die Tankquittung oder das Geschäftsessen abfotografieren? Kein Problem. Die App überträgt die Bilder optimiert und sicher direkt in Ihr DATEV Unternehmen online.
• Upload Mail: Richten Sie eine spezielle E-Mail-Adresse ein. Alle Rechnungen, die Sie per E-Mail bekommen, leiten Sie einfach an diese Adresse weiter. Die Anhänge landen dann ganz automatisch im Posteingang Ihrer Belegverwaltung. Ein echter Game-Changer für digitale Rechnungen.

Ein kleiner Tipp aus der Praxis: Achten Sie beim Scannen auf eine gute Qualität (mindestens 300 dpi), eine saubere Ausrichtung und vermeiden Sie Schatten oder Eselsohren. Nur so kann die Texterkennung (OCR) optimal arbeiten und Ihnen später bei der Erfassung der Rechnungsdaten unter die Arme greifen. Je besser die Vorarbeit, desto reibungsloser läuft später die Verbuchung durch die Kanzlei.

Die Bankverbindung sicher herstellen

Der zweite entscheidende Schritt ist die Verknüpfung Ihres Geschäftskontos. Damit gehören manuelle Übertragungen von Kontoauszügen endgültig der Vergangenheit an. Ihre Kontoumsätze erscheinen automatisch in DATEV Unternehmen online und können direkt den passenden Belegen zugeordnet werden. So geht Buchhaltung heute.

Die Anbindung erfolgt über eine sichere Schnittstelle (meist HBCI/FinTS) direkt zu Ihrer Bank. Den Prozess starten Sie im Bereich „Bank“. Dort werden Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung geführt und müssen sich lediglich mit Ihren Online-Banking-Zugangsdaten authentifizieren.

Die automatische Übertragung der Bankdaten ist ein enormer Zeitsparer und eine wichtige Kontrollinstanz. Sie sehen sofort, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche Posten noch offen sind. Das vereinfacht Ihr Mahnwesen erheblich und verbessert die Liquiditätsplanung.

Diese Effizienzsteigerung durch digitale Prozesse spiegelt sich auch in der allgemeinen Wirtschaftslage wider. Der DATEV Mittelstandsindex verzeichnete zuletzt einen positiven Trend mit einem Umsatzanstieg von 2,8 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Solche Entwicklungen unterstreichen, wie wichtig digitale Werkzeuge für die Wettbewerbsfähigkeit sind. Mehr über diese Hoffnung auf eine wirtschaftliche Trendwende in der Analyse von verbaende.com können Sie hier nachlesen.

Bei der Entscheidung, wie tief Sie Ihre IT-Systeme integrieren, stellt sich oft die Frage nach der passenden Infrastruktur. Einen detaillierten Vergleich der Vor- und Nachteile finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Cloud versus On-Premise Lösungen.

Sobald Belege und Bankdaten synchronisiert sind, haben Sie die wichtigste Grundlage für eine moderne, digitale Buchhaltung geschaffen. Von hier aus können Sie die weiteren Möglichkeiten von DATEV Unternehmen online Schritt für Schritt erkunden.

Häufige fragen zur einrichtung und nutzung

Selbst wenn technisch alles reibungslos läuft, tauchen im Alltag doch immer wieder Fragen auf. Das ist ganz normal. Dieser Abschnitt soll Ihnen als schneller Ratgeber für die typischen Unklarheiten dienen, die beim täglichen Arbeiten mit DATEV Unternehmen online entstehen können. So haben Sie die passende Antwort sofort parat.

Was kostet DATEV Unternehmen online eigentlich?

Das ist eine der ersten Fragen, die uns immer wieder erreicht. Die Kosten sind allerdings nicht pauschal, sondern richten sich ganz nach den Modulen, die Sie tatsächlich im Einsatz haben. Für den reinen Belegupload, also die Basisversion, bewegen wir uns oft schon in einem kleinen zweistelligen Bereich pro Monat.

Die genauen Kosten hängen stark davon ab, was Sie alles nutzen. Brauchen Sie nur „Belege online“ oder soll auch „Bank online“, das „Kassenbuch“ oder die „Lohnvorerfassung“ mit an Bord? Dazu kommen dann noch einmalige oder laufende Gebühren für Ihr Sicherheitsmedium und eventuell eine Einrichtungsgebühr, die Ihre Kanzlei erhebt. Da die Abrechnung ausnahmslos über Ihren Steuerberater läuft, ist er auch der beste Ansprechpartner. Er kann Ihnen ein Angebot schnüren, das exakt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Kann ich die plattform auch ohne steuerberater nutzen?

Hier gibt es eine ganz klare Antwort: Nein, das ist im DATEV-System schlicht nicht vorgesehen. DATEV Unternehmen online ist von Grund auf als Kollaborationsplattform gedacht – eine digitale Brücke zwischen Ihnen und Ihrer Steuerkanzlei.

Die Bestellung, die Freischaltung und auch die Verwaltung Ihrer Daten müssen zwingend über ein DATEV-Mitglied, also Ihre Kanzlei, laufen. Dieses Prinzip stellt sicher, dass alle buchhalterischen und steuerlichen Prozesse Hand in Hand gehen. Ihr Steuerberater ist und bleibt somit Ihr zentraler Dreh- und Angelpunkt für alle Belange, von der Einrichtung bis zum laufenden Support.

Mein DATEV SmartLogin funktioniert nicht – was nun?

Probleme mit dem SmartLogin sind zwar ärgerlich, aber zum Glück meist schnell behoben. Gehen Sie am besten erst mal die Basics durch: Hat Ihr Smartphone eine stabile Internetverbindung? Ist die DATEV SmartLogin-App auf dem neuesten Stand? Oft wirkt schon ein einfacher Neustart der App oder des gesamten Smartphones wahre Wunder.

Prüfen Sie auch, ob die Push-Benachrichtigungen für die App in den Handy-Einstellungen aktiviert sind. Ohne die geht es nicht. Sollte das alles nicht fruchten, ist Ihre Steuerkanzlei der richtige Ansprechpartner. Wichtig zu wissen: Wenn Sie ein neues Smartphone in Betrieb nehmen, brauchen Sie aus Sicherheitsgründen komplett neue Registrierungsdaten. Diese schickt Ihnen DATEV dann per Post zu.

Ein stabiler und funktionierender Zugang ist entscheidend für reibungslose digitale Prozesse. Da viele Unternehmen ihre gesamte IT-Infrastruktur in die Cloud verlagern, wird die Verlässlichkeit solcher Zugangswege immer wichtiger.

Die Entscheidung für Cloud-Lösungen ist ein strategischer Schritt, der gut überlegt sein will. Eine professionelle Cloud-Migration-Beratung kann Ihnen dabei helfen, die richtigen Weichen für eine sichere und effiziente digitale Zukunft zu stellen.

Welche technischen voraussetzungen gibt es?

Die gute Nachricht vorweg: Die Hürden sind wirklich überschaubar. Im Grunde brauchen Sie nur einen Computer (PC oder Mac ist egal) mit einem aktuellen Betriebssystem und einem modernen Webbrowser wie Chrome, Firefox oder Edge. Eine stabile und ausreichend schnelle Internetverbindung ist natürlich die Grundvoraussetzung, damit die Arbeit flüssig von der Hand geht.

Da sich die Technik ständig weiterentwickelt, finden Sie die ganz genauen und immer aktuellen Systemanforderungen direkt auf der Webseite von DATEV. Im Zweifel kann aber auch Ihr Steuerberater oder Ihr IT-Dienstleister schnell prüfen, ob Ihre vorhandene Technik für das DATEV Unternehmen online Einrichten und den laufenden Betrieb ausreicht.

Möchten Sie Ihre IT-Infrastruktur fit für die digitale Zukunft machen und sicherstellen, dass alle Systeme reibungslos zusammenspielen? Deeken.Technology GmbH ist Ihr erfahrener Partner für umfassende IT-Dienstleistungen, von der Beratung bis zur Wartung. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung unter https://deeken-group.com.