Der Sprung ins papierlose Büro ist mehr als nur ein Trend – es ist eine strategische Weichenstellung für mehr Effizienz und Nachhaltigkeit. Der Schlüssel dazu? Die richtige papierloses büro software, die Dokumentenverwaltung, Prozessautomatisierung und sichere Archivierung intelligent verbindet. Man könnte sagen: Die passende Lösung ist der Motor für einen reibungslosen digitalen Arbeitsalltag.

Der umstieg auf das papierlose büro

Der Wechsel zu digitalen Prozessen bedeutet weit mehr als nur Papier zu sparen. Es ist eine grundlegende Neuausrichtung der gesamten Arbeitsabläufe. Unternehmen, die diesen Schritt wagen, profitieren fast sofort von schnellerem Informationszugriff, reibungsloserer Zusammenarbeit und spürbar geringeren Betriebskosten. Die richtige Software ist dabei das Fundament, auf dem alles aufbaut.

Diesen Wandel bestätigen auch aktuelle Zahlen. Eine Studie des Digitalverbands Bitkom zeigt, dass bereits 15 % der deutschen Unternehmen komplett papierlos arbeiten – fast eine Verdopplung im Vergleich zu vor zwei Jahren. Zudem haben 50 % der Firmen in den letzten fünf Jahren die Anzahl ihrer Aktenschränke reduziert. Ein klares Zeichen für den digitalen Wandel. Wer tiefer in die Zahlen eintauchen will, findet die vollständige Untersuchung auf Bitkom.org.

Kernfunktionen als entscheidungsgrundlage

Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie die unverzichtbaren Funktionen kennen, die eine leistungsstarke Lösung ausmachen. Es geht nicht nur darum, Dokumente abzulegen, sondern darum, Prozesse zu verbessern.

Dazu gehören vor allem:

• Intelligente Dokumentenerfassung: Hier geht es um mehr als nur Scannen. Eine gute Software nutzt OCR (Optical Character Recognition), um Dokumenteninhalte automatisch auszulesen und sie so vollständig durchsuchbar zu machen.
• Workflow-Automatisierung: Stellen Sie sich vor, Rechnungen werden automatisch erkannt und direkt zur richtigen Person zur Freigabe weitergeleitet. Genau das ermöglichen definierte digitale Prozesse.
• Revisionssichere Archivierung: Ein absolutes Muss. Die Software muss die rechtlichen Vorgaben wie GoBD und DSGVO erfüllen, indem sie Dokumente unveränderbar speichert und jede Änderung lückenlos protokolliert.
• Zentrale Zugriffssteuerung: Nicht jeder soll alles sehen. Mit einem durchdachten Berechtigungsmanagement stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter nur auf die für sie relevanten Dokumente zugreifen können.

Die beste Software ist nicht die mit den meisten Funktionen. Es ist die, die sich nahtlos in die spezifischen Arbeitsweisen Ihres Unternehmens einfügt und diese spürbar vereinfacht.

Software-typen für das papierlose büro im überblick

Um die richtige Wahl zu treffen, hilft es, die grundlegenden Kategorien von Softwarelösungen zu verstehen. Jede Kategorie setzt einen anderen Schwerpunkt und passt daher zu unterschiedlichen Unternehmensanforderungen. Die folgende Tabelle gibt einen schnellen Überblick.

Software-typen für das papierlose büro im überblick Eine gegenüberstellung der hauptkategorien von softwarelösungen, um die grundlegenden unterschiede und idealen einsatzgebiete zu verstehen.

Wie Sie sehen, gibt es nicht die eine Lösung für alle. Während ein kleines Team vielleicht mit einem erweiterten Cloud-Speicher bestens bedient ist, benötigt eine Kanzlei mit strengen Aufbewahrungspflichten unweigerlich ein ausgewachsenes DMS. Der Schlüssel liegt darin, die eigenen Bedürfnisse genau zu kennen.

Führende Softwarelösungen im Praxisvergleich

Die Entscheidung für eine papierloses Büro Software ist keine rein technische, sondern eine strategische. Eine simple Liste von Funktionen reicht da bei Weitem nicht aus. Worauf es wirklich ankommt, ist, wie sich eine Lösung im echten Unternehmensalltag bewährt. Genau deshalb schauen wir uns die Platzhirsche – DocuWare, M-Files, ELOoffice und Microsoft 365 SharePoint – mal ganz praxisnah an.

Ist die Benutzeroberfläche so intuitiv, dass auch Mitarbeiter ohne tiefes IT-Wissen sofort damit klarkommen? Wie zuverlässig arbeitet die OCR-basierte Volltextsuche, wenn sie mal eine handschriftlich kommentierte Rechnung oder einen komplexen Bauplan vorgesetzt bekommt? Das sind die Fragen, die am Ende über die Akzeptanz im Team und den Erfolg der Umstellung entscheiden.

Die folgende Grafik zeigt, worum es bei der Digitalisierung wirklich geht: Der Nutzen geht weit über die reine Papiereinsparung hinaus und wirkt sich direkt auf die Kernkennzahlen eines Unternehmens aus.

Von Zeitersparnis über Kostensenkung bis hin zu positiven Umweltauswirkungen – die Vorteile sind handfest und messbar.

M-Files und DocuWare im direkten Duell

Mit M-Files und DocuWare stehen sich zwei Schwergewichte im Bereich der dedizierten Dokumentenmanagementsysteme (DMS) gegenüber. Beide Systeme sind extrem leistungsstark, wenn es um revisionssichere Archivierung und komplexe Workflows geht, verfolgen aber fundamental unterschiedliche Philosophien.

DocuWare glänzt mit seiner extrem strukturierten, formularbasierten Erfassung. Für jedes Unternehmen, das stark standardisierte Abläufe wie die Eingangsrechnungsverarbeitung automatisieren möchte, ist dieser Ansatz perfekt. Dokumente werden sofort klassifiziert und in vordefinierte digitale „Aktenschränke“ einsortiert – Ordnung von der ersten Sekunde an.

M-Files hingegen geht einen metadatenbasierten Weg. Statt Dokumente in starre Ordnerstrukturen zu zwängen, werden sie mit intelligenten Schlagwörtern (Metadaten) versehen. Der riesige Vorteil: Ein Dokument kann in unzähligen Kontexten auftauchen, ohne jemals dupliziert zu werden. So ist eine Vertragsakte gleichzeitig dem Kunden, dem Projekt und der Rechtsabteilung zugeordnet – dynamisch und logisch.

M-Files ist die optimale Wahl für wissensintensive Branchen wie Kanzleien oder Ingenieurbüros, wo Informationen kontextbezogen verknüpft werden müssen. DocuWare spielt seine Stärken dagegen in prozessgetriebenen Abteilungen wie der Buchhaltung oder dem Personalwesen voll aus.

ELOoffice als einsteigerfreundliche Lösung

ELOoffice zielt bewusst auf kleine Unternehmen, Selbstständige und einzelne Abteilungen ab. Es ist für all jene gedacht, die eine solide DMS-Grundfunktionalität brauchen, aber nicht gleich in eine komplexe Enterprise-Lösung investieren wollen. Der Clou: Die Benutzeroberfläche orientiert sich an der bekannten Ordnerstruktur von Microsoft Windows, was die Einarbeitung enorm erleichtert.

Alle wichtigen Funktionen wie OCR-Texterkennung, Versionierung und eine simple Anbindung an Microsoft Office sind mit an Bord. Die Workflow-Möglichkeiten sind zwar nicht so tiefgreifend wie bei den großen Konkurrenten, aber für Standardprozesse wie eine Rechnungsfreigabe, die in vielen KMU anfallen, ist ELOoffice absolut ausreichend.

Microsoft 365 und SharePoint als Plattformlösung

Für Unternehmen, die ohnehin schon tief in der Microsoft-Welt zu Hause sind, ist die Kombination aus SharePoint und anderen Microsoft 365-Tools eine naheliegende Option. Man muss aber fair sein: SharePoint ist kein klassisches DMS, sondern eine extrem flexible Plattform für Zusammenarbeit und Informationsmanagement.

Die wahre Stärke liegt in der nahtlosen Integration. Dokumente werden direkt in Teams bearbeitet, über Power Automate in Workflows geschickt und mit Planner-Aufgaben verknüpft. SharePoint bringt von Haus aus eine solide Versionskontrolle und fein justierbare Zugriffsberechtigungen mit.

Der Haken: Ein GoBD-konformes, revisionssicheres Archiv lässt sich mit SharePoint nicht einfach so aufsetzen. Das erfordert zusätzlichen Konfigurationsaufwand und oft auch Add-ons von Drittanbietern. Es ist also eine mächtige, aber keine „Out-of-the-Box“-Lösung für anspruchsvolle Compliance-Anforderungen.

Vergleich der Top-Lösungen für das papierlose Büro

Um die richtige Wahl zu treffen, ist ein direkter Vergleich unerlässlich. Die folgende Tabelle stellt die Kernfunktionen, Integrationen und idealen Zielgruppen der vier führenden Anbieter gegenüber und soll Ihnen helfen, die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Am Ende des Tages hängt die Wahl der passenden papierloses Büro Software davon ab, wie gut Sie Ihre eigenen Prozesse kennen. Eine Kreativagentur hat völlig andere Bedürfnisse als ein Produktionsbetrieb, und eine Anwaltskanzlei stellt andere Anforderungen als ein Handelsunternehmen. Die beste Software ist die, die sich nahtlos in Ihre Arbeitsweise einfügt – und nicht umgekehrt.

Integrationen und erweiterte Funktionen bewerten

Mal ehrlich: Eine papierloses Büro Software anzuschaffen, ist nur der erste Schritt. Das wahre Potenzial schlummert darin, wie gut sich das neue Werkzeug in Ihre bestehende IT-Welt einfügt. Arbeitet es als isolierte Insellösung, haben Sie wenig gewonnen. Erst wenn die Software zur zentralen Datendrehscheibe wird, die Ihre verschiedenen Systeme miteinander ins Gespräch bringt, entfaltet sie ihre volle Wirkung.

Die entscheidende Frage ist also nicht ob, sondern wie gut die neue Lösung mit den Programmen harmoniert, die ohnehin schon das Rückgrat Ihres Unternehmens bilden. Allen voran sind das ERP-Systeme für die Ressourcenplanung, CRM-Software zur Kundenpflege und natürlich Ihre Buchhaltungssoftware.

Native Integrationen vs. API-Schnittstellen

Bei der Anbindung gibt es grundsätzlich zwei Wege. Native Integrationen sind sozusagen „Plug-and-Play“-Lösungen, die der Softwarehersteller von Haus aus mitliefert. Diese sind oft mit ein paar Klicks startklar und laufen auf Anhieb absolut zuverlässig.

Ein Paradebeispiel ist die direkte Schnittstelle zu DATEV. Eine papierloses Büro Software mit nativer DATEV-Anbindung kann Rechnungsdaten automatisch auslesen, vorkontieren und direkt an den Steuerberater oder die hauseigene Buchhaltung übermitteln. Das manuelle Abtippen, eine klassische Fehlerquelle, entfällt komplett und der gesamte Prozess gewinnt enorm an Tempo.

Wo eine solche fertige Verbindung fehlt, kommen APIs (Application Programming Interfaces) ins Spiel. Eine gut dokumentierte und leistungsstarke API ist immer ein gutes Zeichen – sie macht eine Software zukunftssicher. Sie gibt Entwicklern die Freiheit, maßgeschneiderte Verbindungen zu so ziemlich jedem anderen System zu bauen. Der Haken: Der initiale Einrichtungsaufwand ist natürlich höher.

Eine native Integration ist wie ein fertiges Adapterkabel – es passt sofort. Eine API ist eher wie ein universeller Bausatz – unheimlich flexibel, aber man muss ihn selbst zusammenfügen. Wägen Sie ab: Brauchen Sie eine schnelle Standardlösung oder maximale Flexibilität für spezielle Anforderungen?

Erweiterte Funktionen, die Prozesse wirklich verändern

Moderne Software für das papierlose Büro ist weit mehr als ein digitales Archiv. Gerade KI-gestützte Funktionen katapultieren die Effizienz auf ein neues Level, weil sie Dokumente nicht nur ablegen, sondern deren Inhalte aktiv für Sie nutzen.

Zwei wegweisende Funktionen, die Sie im Auge behalten sollten:

• KI-gestützte Dokumentenanalyse: Hier liest die Software nicht nur stumpf Text aus, sondern versteht den Kontext. Sie kann automatisch Vertragslaufzeiten erkennen, Risikoklauseln in Verträgen markieren oder die Kernaussagen aus langen Berichten für Sie zusammenfassen. Das spart unbezahlbare Analysezeit und minimiert das menschliche Risiko, ein kritisches Detail zu übersehen.
• Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Dieser Workflow ist das Musterbeispiel für eine gelungene Integration. Eine eingehende PDF-Rechnung wird automatisch erkannt, der Kreditor über die CRM-Integration identifiziert und die Rechnungsdaten mit einer Bestellung im ERP-System abgeglichen. Nach der digitalen Freigabe durch den zuständigen Kopf im Team landen die Buchungsdaten ohne Umwege direkt in der Finanzbuchhaltungssoftware.

Diese tiefe Verzahnung der Systeme macht deutlich: Die richtige papierloses Büro Software ist kein passiver Aktenschrank. Sie wird zum aktiven Motor, der Ihre Geschäftsprozesse antreibt, manuelle Arbeitsschritte eliminiert und die Effizienz messbar in die Höhe treibt. Schauen Sie also ganz genau hin, welche Integrationsmöglichkeiten und intelligenten Zusatzfunktionen ein Anbieter im Gepäck hat – hier liegt oft der größte Hebel für Ihren Return on Investment.

Datensicherheit und Compliance – das A und O für Ihr papierloses Büro

Wenn Sie sich für eine Software für das papierlose Büro entscheiden, übernehmen Sie gleichzeitig eine enorme Verantwortung: die Sicherheit sensibler Daten. Verträge, Personalakten und Finanzdokumente digital zu verwalten, verlangt nach dem höchsten Schutzlevel und der peniblen Einhaltung gesetzlicher Regeln. Ansonsten kann der schöne Effizienzgewinn ganz schnell von rechtlichen Risiken und empfindlichen Strafen zunichtegemacht werden.

In Deutschland gibt es hierfür zwei entscheidende Regelwerke: die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Eine Software, die diese Anforderungen nicht erfüllt, ist für den professionellen Einsatz schlichtweg ungeeignet.

GoBD-Konformität und die revisionssichere Archivierung

Ein absolutes Muss ist die revisionssichere Archivierung. Was heißt das konkret? Digitale Dokumente müssen so gespeichert werden, dass sie nachträglich nicht mehr verändert oder unbemerkt gelöscht werden können. Jede einzelne Bearbeitung muss lückenlos protokolliert und versioniert werden. Achten Sie also unbedingt darauf, dass der Anbieter explizit mit einem GoBD-Zertifikat wirbt, das von einer unabhängigen Prüfgesellschaft ausgestellt wurde.

Dieser Punkt ist besonders kritisch, da viele Unternehmen noch zögerlich agieren. Eine Befragung von 1.104 deutschen Firmen hat gezeigt, dass 36 % auf eine hybride Strategie setzen, bei der digitale und papierbasierte Prozesse parallel laufen. Diese Mischform ist nicht nur komplex, sondern erhöht auch das Risiko von Compliance-Verstößen massiv. Mehr Einblicke dazu, wo die Herausforderungen für deutsche Unternehmen liegen, finden Sie auf Amagno.de.

Technische Sicherheitsmerkmale im Fokus

Neben den formalen Zertifikaten sind es die handfesten technischen Funktionen, die am Ende den Unterschied machen. Ohne robuste Sicherheitsmechanismen sind Ihre Daten angreifbar – ganz egal, ob die Software die rechtlichen Kriterien auf dem Papier erfüllt. Ein lückenloser Schutz ist nicht verhandelbar, weshalb Sie mehr zur Datensicherheit in Unternehmen in unserem Artikel erfahren sollten.

Bei der Auswahl Ihrer papierloses Büro Software sollten Sie auf diese Aspekte ein besonderes Augenmerk legen:

• Detaillierte Zugriffskontrollen: Es muss möglich sein, Berechtigungen nicht nur grob auf Ordner-Ebene, sondern bis auf einzelne Dokumente herunterzubrechen. So stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter wirklich nur das sehen, was sie für ihre tägliche Arbeit brauchen.
• Durchgehende Verschlüsselung: Daten müssen sowohl bei der Übertragung (in transit) als auch im Ruhezustand auf dem Server (at rest) stark verschlüsselt werden. Das schützt vor unbefugtem Zugriff, selbst wenn jemand physisch in das Rechenzentrum eindringen sollte.
• EU-Serverstandort: Um die Einhaltung der strengen DSGVO-Vorgaben zu gewährleisten, ist ein Serverstandort innerhalb der Europäischen Union essenziell. Anbieter, die ihre Server in den USA oder anderen Drittstaaten betreiben, stellen ein nicht zu unterschätzendes rechtliches Risiko dar.

Ein fehlendes GoBD-Zertifikat oder ein Serverstandort außerhalb der EU sind absolute K.o.-Kriterien. Bei diesen Punkten sollten Sie keine Kompromisse machen. Die finanziellen und rechtlichen Folgen eines Verstoßes können für ein Unternehmen gravierend sein.

Letztlich ist die Sicherheit Ihrer digitalen Dokumente kein „Nice-to-have“, sondern das Fundament eines jeden funktionierenden und erfolgreichen papierlosen Büros. Eine sorgfältige Prüfung dieser Kriterien schützt nicht nur Ihre Daten, sondern auch Ihr gesamtes Unternehmen vor empfindlichen Strafen und einem empfindlichen Reputationsverlust.

Implementierung und Kosten realistisch planen

Die Entscheidung für eine papierloses Büro Software ist gefallen – aber damit fängt die eigentliche Arbeit erst an. Eine erfolgreiche Einführung steht und fällt mit einer durchdachten Planung, die weit über die reine technische Installation hinausgeht.

Typische Hürden wie die Migration tausender Altakten, die gründliche Planung von Mitarbeiterschulungen oder die notwendige Anpassung von festgefahrenen Prozessen müssen von Anfang an auf dem Radar sein. Der Schlüssel zum Erfolg liegt hier nicht in der Software selbst, sondern im Change Management. Am Ende entscheidet die Akzeptanz im Team, ob das ganze Projekt fliegt oder scheitert.

Change Management als Erfolgsfaktor

Widerstand gegen neue Systeme ist normal, ja sogar menschlich. Eine Studie unterstreicht diese Herausforderung eindrucksvoll: Obwohl 43 % der Befragten Software zur besseren Dokumentenkollaboration als entscheidenden Treiber für das papierlose Büro sehen, druckt eine Mehrheit weiterhin beträchtliche Mengen aus. Fast 39 % geben an, zwischen 21 und 100 Seiten pro Woche zu drucken. Das zeigt, wie tief alte Gewohnheiten sitzen und wie wichtig ein gutes Change Management ist, um die Vorteile der neuen Lösung wirklich greifbar zu machen. Weitere Erkenntnisse dazu, wie Unternehmen an das papierlose Büro herangehen, finden Sie auf Kyocera.de.

Eine offene Kommunikation und die frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter sind daher das A und O. Machen Sie die Vorteile für jeden Einzelnen sichtbar: weniger Suchen, schnellere Freigaben und ortsunabhängiger Zugriff auf wichtige Infos. Vergessen Sie dabei nicht, dass die Digitalisierung im Mittelstand eine umfassende Strategie erfordert, die alle Bereiche des Unternehmens mitnimmt und niemanden zurücklässt.

Die Kosten transparent analysieren

Eine solide Budgetplanung ist das Fundament für eine reibungslose Implementierung. Die reinen Lizenzkosten sind dabei aber nur die Spitze des Eisbergs. Eine wirklich realistische Analyse muss alle potenziellen Ausgaben berücksichtigen.

Versteckte Kosten sind der häufigste Grund für Budgetüberschreitungen. Planen Sie von Anfang an Puffer für Support, individuelle Anpassungen und die Migration von Bestandsdaten ein.

Die gängigen Preismodelle haben dabei jeweils ihre eigenen Tücken, die man kennen sollte:

• Einmaliger Lizenzkauf (On-Premise): Hier fallen hohe Anfangsinvestitionen für die Lizenzen selbst sowie für die notwendige Server-Hardware an. Laufende Kosten für Wartungsverträge, Updates und den internen IT-Aufwand dürfen auf keinen Fall unterschätzt werden.
• Abonnement-Modell (Cloud/SaaS): Dieses Modell lockt mit geringen Einstiegskosten und monatlichen oder jährlichen Gebühren. Achten Sie hier aber ganz genau auf den inkludierten Leistungsumfang. Kosten für zusätzlichen Speicherplatz, weitere Benutzer oder erweiterte Support-Pakete können das Budget schnell sprengen.

Erstellen Sie eine detaillierte Aufstellung, die neben der Software auch Posten für die Schulung der Mitarbeiter, externe Beratungsleistungen und einen Puffer für unvorhergesehene Anpassungen enthält. Nur so können Sie den Return on Investment (ROI) realistisch einschätzen und sicherstellen, dass Ihr Projekt zu einem nachhaltigen Erfolg wird.

Häufig gestellte Fragen zur Software

Die Entscheidung für eine papierloses Büro Software wirft in der Praxis oft ganz andere Fragen auf, als die technischen Datenblätter beantworten. Hier gehen wir auf die häufigsten Anliegen ein, mit denen sich Unternehmen konfrontiert sehen, die vor dem digitalen Wandel stehen. Unsere Antworten sind kurz, prägnant und kommen direkt aus der Praxis – damit Sie klare Orientierung für Ihre Entscheidung bekommen.

Der Umstieg selbst ist selten ein großer Knall. Vielmehr beginnt er mit gezielter Vorarbeit. Viele Unternehmer sind unsicher, wo sie überhaupt anfangen sollen, ohne das Projekt von Anfang an zu überfordern.

Was sind die wichtigsten ersten Schritte?

Ob die Einführung einer neuen Software zum Erfolg wird, hängt massiv von den ersten Schritten ab. Ein gut strukturierter Start verhindert nicht nur Chaos, sondern sichert auch die Akzeptanz im Team.

Ein Vorgehen, das sich in der Praxis bewährt hat, umfasst drei zentrale Punkte:

1. Prozessanalyse: Fangen Sie nicht bei der Software an, sondern bei Ihren eigenen Abläufen. Finden Sie heraus, welche dokumentenbasierten Workflows am wichtigsten oder häufigsten sind. Oft sind das die Verarbeitung von Eingangsrechnungen oder das Management von Verträgen.
2. Klare Zielsetzung: Definieren Sie messbare Ziele. Wollen Sie die Suchzeiten für Dokumente um 50 % reduzieren? Oder die Dauer der Rechnungsfreigabe von fünf Tagen auf nur noch einen Tag verkürzen?
3. Pilotprojekt starten: Rollen Sie die Lösung nicht sofort im gesamten Unternehmen aus. Suchen Sie sich eine aufgeschlossene Abteilung als Pilotgruppe. So sammeln Sie wertvolle Erfahrungen und können erste Erfolge feiern, die motivieren.

Dieses Vorgehen minimiert die Risiken und schafft eine stabile Basis für den unternehmensweiten Roll-out. Es erlaubt Ihnen, aus kleinen Fehlern zu lernen, ohne das ganze Projekt zu gefährden.

Wie stelle ich die revisionssichere Archivierung sicher?

Ein ganz zentrales Thema, das gerade in Deutschland höchste Priorität genießt, ist die rechtssichere Aufbewahrung digitaler Dokumente. Die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) ist hier schlichtweg nicht verhandelbar.

Achten Sie bei der Softwareauswahl ganz explizit auf Zertifikate, die eine GoBD-Konformität durch unabhängige Prüfer bestätigen. Eine Software für das papierlose Büro muss bestimmte Funktionen garantieren, um als revisionssicher zu gelten:

• Lückenlose Versionierung: Jede einzelne Änderung an einem Dokument muss nachvollziehbar sein. Ältere Versionen dürfen nicht einfach verschwinden.
• Detaillierte Protokollierung: Alle Aktionen – also wer hat wann was gesehen, bearbeitet oder gelöscht? – müssen lückenlos mitprotokolliert werden.
• Schutz vor Manipulation: Einmal archivierte Dokumente müssen vor nachträglichen Veränderungen oder unbemerkter Löschung absolut sicher sein.

Ein einfacher Cloud-Speicher erfüllt diese strengen Anforderungen in der Regel nicht. Für eine rechtssichere Archivierung ist eine spezialisierte papierloses Büro Software, also ein echtes Dokumentenmanagementsystem (DMS), zwingend erforderlich.

Reicht für kleine Unternehmen ein Cloud-Speicher?

Diese Frage ist absolut berechtigt. Nicht jedes Unternehmen benötigt aus dem Stand heraus eine komplexe Enterprise-Lösung. Die Antwort hängt jedoch ganz stark von den konkreten Anforderungen ab, die Sie haben.

Für die reine Datenablage und den unkomplizierten Austausch von Dateien im Team kann ein erweiterter Cloud-Speicher wie OneDrive oder Google Drive eine gute und vor allem kostengünstige Startlösung sein. Sobald aber strukturierte Prozesse ins Spiel kommen, stößt diese Variante sehr schnell an ihre Grenzen.

Ein dediziertes DMS ist immer dann die bessere und sicherere Wahl, wenn Sie Workflows wie Rechnungsfreigaben, ein systematisches Vertragsmanagement oder eben eine rechtssichere, GoBD-konforme Archivierung benötigen. Diese Systeme sind exakt dafür konzipiert, Prozesse sauber abzubilden und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Wie überzeuge ich meine Mitarbeiter von der Umstellung?

Die beste Software der Welt ist nutzlos, wenn die Mitarbeiter sie nicht annehmen. Der menschliche Faktor ist oft die größte Hürde, denn festgefahrene Gewohnheiten sind bekanntlich schwer zu durchbrechen.

Um Widerstände abzubauen und die Akzeptanz zu fördern, ist eine proaktive Strategie entscheidend. Kommunizieren Sie die Vorteile klar und verständlich – aber nicht aus Unternehmenssicht, sondern aus der Perspektive des einzelnen Mitarbeiters. „Nie wieder Dokumente suchen“ ist deutlich überzeugender als „Effizienzsteigerung um 15 %“.

Beziehen Sie das Team frühzeitig in den Auswahlprozess ein und lassen Sie es verschiedene Oberflächen testen. Bieten Sie umfassende, praxisnahe Schulungen an und benennen Sie engagierte „Key-User“ als erste Ansprechpartner. Diese Multiplikatoren können Bedenken auf Augenhöhe ausräumen und die positive Dynamik im Team entscheidend fördern.

Die Wahl und Implementierung der richtigen Software ist ein entscheidender Schritt für eine erfolgreiche Digitalisierung. Bei Deeken.Technology GmbH unterstützen wir Sie nicht nur bei der Auswahl der passenden Lösung, sondern begleiten Sie mit unserer Expertise durch den gesamten Prozess – von der Planung über die Umsetzung bis zur langfristigen Optimierung. Erfahren Sie mehr über unsere IT-Lösungen auf deeken-group.com.