Einen SharePoint-Workflow aufzusetzen heißt, sich von alltäglichen, manuellen Aufgaben wie Genehmigungen oder Benachrichtigungen zu verabschieden und sie zu automatisieren. Das Ganze passiert über visuelle Werkzeuge wie Power Automate, mit denen sich Aktionen und Bedingungen ganz ohne Programmierkenntnisse verknüpfen lassen. Das Ergebnis: mehr Effizienz und Transparenz im gesamten Unternehmen.
Lassen Sie uns direkt ins Thema eintauchen. Die Automatisierung von Prozessen mit SharePoint ist schon lange kein reines IT-Thema mehr. Es ist ein entscheidender Hebel für die Effizienz im gesamten Unternehmen. Im Kern geht es darum, manuelle, fehleranfällige und zeitfressende Aufgaben zu eliminieren, die wertvolle Ressourcen binden.
Anstatt sich mit Papierkram und endlosen E-Mail-Schleifen herumzuplagen, können sich Teams wieder auf das konzentrieren, was wirklich zählt: strategische Aufgaben. Ein Paradebeispiel ist der Urlaubsantrag. Statt ein Formular auszudrucken, es dem Vorgesetzten auf den Tisch zu legen und auf eine Unterschrift zu hoffen, stößt ein digitaler Workflow den gesamten Prozess automatisch an.
Ein SharePoint Workflow nimmt den Antrag eines Mitarbeiters entgegen, leitet ihn ohne Umwege an den richtigen Genehmigenden weiter und informiert nach der Entscheidung sofort alle Beteiligten. Kein Nachfragen mehr, keine verlorenen Zettel, keine unnötigen Verzögerungen. Dieser simple Wandel hat enorme Auswirkungen:
SharePoint gehört nicht umsonst zu den am weitesten verbreiteten Plattformen für Dokumentenmanagement und die Erstellung von Workflows in deutschen Unternehmen. Tatsächlich nutzen bereits über 60 % der SharePoint-Anwender automatisierte Workflows, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Das führt im Schnitt zu einer Zeitersparnis von 15 % bei der Verwaltung von Dokumenten und Abläufen.
Ein gut durchdachter Workflow ist wie der beste Assistent, den man sich wünschen kann: Er arbeitet rund um die Uhr, macht keine Fehler und hält einen immer auf dem Laufenden.
Die Möglichkeiten gehen dabei weit über einfache Freigabeprozesse hinaus. Um zu verstehen, wie Workflows ganze Bereiche revolutionieren können, lohnt sich ein Blick auf verwandte Konzepte wie Marketing Automation. Viele der Prinzipien – wie Trigger, Aktionen und logische Abfolgen – finden sich auch bei der Erstellung von SharePoint Workflows wieder.
Wenn Sie die Grundlagen von SharePoint noch besser verstehen möchten, bietet unser Artikel „SharePoint, was ist das?“ eine ideale Einführung.
Bevor Sie Ihren ersten SharePoint Workflow erstellen, steht eine wichtige Entscheidung an: Welches Werkzeug passt am besten zu Ihren Anforderungen? Im Grunde buhlen zwei Lösungen aus dem Microsoft-Universum um Ihre Gunst: das moderne, cloudbasierte Power Automate und der altbewährte Klassiker, der SharePoint Designer.
Hier geht es weniger um ein simples „besser“ oder „schlechter“, sondern darum, was für Ihren konkreten Anwendungsfall passt. Jedes Tool hat seine Stärken und seine Zielgruppe. Diese Wahl ist entscheidend, denn sie legt fest, wie flexibel, zukunftssicher und leistungsfähig Ihre automatisierten Prozesse am Ende sein werden.
Das Bild hier zeigt eine typische Ansicht des SharePoint Designers, der jahrelang das Standardwerkzeug für solche Aufgaben war.
Die klar strukturierte Oberfläche war lange Zeit Goldstandard, keine Frage. Aber die Anforderungen an moderne Arbeitsprozesse haben sich inzwischen einfach grundlegend geändert.
Heute ist Power Automate (früher als Microsoft Flow bekannt) die strategische Antwort von Microsoft auf Prozessautomatisierung. Das Tool ist tief ins Microsoft 365-Ökosystem integriert und punktet mit einer intuitiven, grafischen Oberfläche. Das macht den Einstieg auch für Mitarbeiter ohne tiefes technisches Wissen erstaunlich einfach.
Der größte Trumpf von Power Automate ist aber seine enorme Konnektivität. Es spricht nicht nur fließend SharePoint, sondern kann sich mit Hunderten anderer Dienste verbinden – sowohl innerhalb als auch außerhalb der Microsoft-Welt.
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Eine neue Rechnung landet als PDF in einer SharePoint-Bibliothek. Ein Power Automate Flow erkennt das Dokument, liest automatisch den Rechnungsbetrag aus, trägt ihn in eine Excel-Liste ein und schickt direkt eine Genehmigungsanfrage per Microsoft Teams an den zuständigen Abteilungsleiter. So geht Effizienz heute.
Der SharePoint Designer (SPD) war lange Zeit das Werkzeug der Wahl, um Workflows direkt in SharePoint zu erstellen. Obwohl Microsoft die Weiterentwicklung des SPD 2013 eingestellt hat, ist er in älteren SharePoint On-Premises-Umgebungen (also den Versionen 2013, 2016 und 2019) immer noch relevant und voll funktionsfähig. Für Unternehmen, die noch nicht komplett in die Cloud gewechselt sind, bleibt er daher ein wichtiges Werkzeug im Kasten.
Für alle neuen Projekte in SharePoint Online ist Power Automate jedoch der unangefochtene Standard. Der SharePoint Designer wird in der Cloud nicht mehr unterstützt und stellt keine zukunftssichere Option dar.
Die Entscheidung hängt also stark davon ab, wo Ihre Daten liegen und wie Ihre IT-Infrastruktur aufgebaut ist. Die richtige Wahl der Speicherplattform ist hierbei entscheidend. In unserem weiterführenden Artikel erläutern wir die Unterschiede und helfen Ihnen bei der Entscheidung zwischen OneDrive und SharePoint als Basis für Ihre Dateien. Diese Grundlage ist essenziell, bevor Sie komplexe Workflows aufbauen.
Um die Entscheidung zu erleichtern, habe ich die wichtigsten Unterschiede hier einmal gegenübergestellt. Diese Tabelle fasst die wichtigsten Unterschiede zusammen und hilft Ihnen bei der Entscheidung für das passende Tool.
| Merkmal | Power Automate | SharePoint Designer |
|---|---|---|
| Plattform | Cloudbasiert (Microsoft 365) | On-Premises (SharePoint 2013-2019) |
| Konnektivität | Exzellent, Hunderte von Konnektoren (Microsoft & Drittanbieter) | Limitiert auf SharePoint und einige wenige externe Dienste |
| Benutzerfreundlichkeit | Sehr hoch, moderne grafische Oberfläche, Low-Code-Ansatz | Mittel, erfordert mehr technisches Verständnis |
| Zukunftssicherheit | Hoch, wird von Microsoft aktiv weiterentwickelt | Gering, keine Weiterentwicklung seit 2013 |
| Mobile Unterstützung | Ja, dedizierte App für iOS & Android | Nein |
| Ideal für | Moderne, cloudbasierte Automatisierung über Systemgrenzen hinweg | Bestehende Workflows in älteren On-Premises-Umgebungen |
Am Ende des Tages ist die Wahl klar: Wenn Sie in der Microsoft-Cloud arbeiten, führt kein Weg an Power Automate vorbei. Für On-Premises-Systeme bleibt der SharePoint Designer vorerst eine valide Option, allerdings ohne Zukunftsperspektive.
Genug der Theorie, jetzt geht es ans Eingemachte. Wir bauen jetzt gemeinsam einen echten Genehmigungs-Workflow mit Power Automate. Und keine Sorge, das klingt deutlich komplizierter, als es in der Praxis ist. Unser Ziel: einen Prozess zu automatisieren, den fast jedes Unternehmen kennt – die Freigabe eines neuen Marketingdokuments.
Stellen Sie sich folgendes, alltägliches Szenario vor: Ein neues Produkt-Factsheet wird fertiggestellt und in die dafür vorgesehene SharePoint-Dokumentenbibliothek hochgeladen. Normalerweise würde jetzt eine E-Mail verfasst, das Dokument angehängt und auf eine Antwort gewartet. Unser Workflow soll diesen Prozess komplett umkrempeln. Er soll automatisch die zuständige Person um Freigabe bitten und das Dokument je nach Entscheidung kennzeichnen.
Hier sehen Sie die intuitive Oberfläche von Power Automate, in der wir gleich unseren Flow erstellen werden.
Man erkennt sofort den visuellen, blockbasierten Aufbau. Er erlaubt es, komplexe Logik zu erstellen, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen. Das ist der Kern des Low-Code-Ansatzes, der die Workflow-Erstellung in SharePoint so zugänglich macht.
Jeder Workflow beginnt mit einem Auslöser, dem sogenannten Trigger. Das ist das Ereignis, das die gesamte Automatisierungskette in Gang setzt. Für unser Szenario ist der perfekte Auslöser: „Wenn eine Datei in einem Ordner erstellt wird“. Diesen finden wir ganz einfach unter den SharePoint-Konnektoren in Power Automate.
Hier legen wir zwei entscheidende Dinge fest:
Sobald diese beiden Informationen hinterlegt sind, wartet Power Automate geduldig. In dem Moment, in dem jemand eine neue Datei in diese Bibliothek hochlädt, springt der Workflow an und legt los.
Nach dem Auslöser folgt die Aktion. Das Herzstück unseres Prozesses ist natürlich die Genehmigung selbst. Power Automate bietet hierfür eine mächtige Standardaktion namens „Genehmigung starten und warten“. Diese Aktion ist ideal, weil sie den Workflow elegant pausiert, bis eine Entscheidung getroffen wurde.
Innerhalb dieser Aktion konfigurieren wir ein paar wichtige Details:
Ein kleiner Profi-Tipp am Rande: Nutzen Sie dynamische Inhalte, wo immer es geht. Sie machen Ihre Benachrichtigungen persönlich und relevant, was die Akzeptanz und Effizienz des Workflows enorm steigert. Statt einer generischen Nachricht erhält der Manager eine Anfrage, die exakt auf das Dokument zugeschnitten ist.
Nachdem der Genehmigende seine Entscheidung getroffen hat – Daumen hoch oder Daumen runter –, muss der Workflow entsprechend darauf reagieren. Dafür nutzen wir eine Bedingung, die man sich wie eine logische Weiche vorstellen kann. Wir prüfen ganz einfach das Ergebnis der Genehmigungsaktion.
Die Bedingung lautet im Grunde: „Wenn das Ergebnis der Genehmigung gleich ‚Genehmigen‘ ist, dann…“.
Im „Ja“-Zweig (Wenn genehmigt):
Im „Nein“-Zweig (Wenn abgelehnt):
Und das war's schon! Sie haben soeben Ihren ersten voll funktionsfähigen SharePoint Workflow erstellt. Er reagiert automatisch auf eine neue Datei, holt eine menschliche Entscheidung ein und führt basierend darauf vordefinierte Aktionen aus. Dieser einfache, aber extrem nützliche Prozess zeigt eindrucksvoll, wie Sie mit Power Automate und SharePoint manuelle Arbeitsschritte eliminieren und Ihre Abläufe nicht nur beschleunigen, sondern auch viel transparenter und nachvollziehbarer gestalten.
Mal ehrlich: Kaum ein frisch gebastelter SharePoint Workflow läuft auf Anhieb fehlerfrei. Das ist aber völlig normal und gehört zum Prozess dazu. Statt in Panik zu verfallen, wenn eine Ausführung mit einem roten Ausrufezeichen fehlschlägt, sollten Sie es als Chance sehen. Jeder Fehler macht Ihre Automatisierung am Ende nur robuster.
Die gute Nachricht ist, dass die meisten Probleme altbekannte Muster haben. Mit etwas Übung lernen Sie schnell, wo Sie hinschauen müssen.
Ihr wichtigstes Werkzeug dabei? Der Ausführungsverlauf in Power Automate. Hier wird jeder Schritt Ihres Flows protokolliert. Sie sehen genau, welche Daten rein- und rausgehen und an welcher Stelle es gekracht hat. Machen Sie sich mit diesem Tool vertraut – es ist Ihr bester Freund bei der Fehlersuche.
In der Praxis stolpert man immer wieder über dieselben Fehler. Wenn Sie diese kennen, können Sie viele Probleme von vornherein vermeiden oder zumindest gezielt danach suchen.
Eine der häufigsten Ursachen sind unzureichende Berechtigungen. Der Workflow läuft ja nicht im luftleeren Raum, sondern nutzt die Anmeldeinformationen des Erstellers oder einer spezifischen Verbindung. Hat diese Verbindung keine Schreibrechte in der Zielbibliothek oder darf ein Listenelement nicht ändern? Tja, dann schlägt der Flow unweigerlich fehl.
Hier sind ein paar weitere Klassiker:
Mein Tipp aus der Praxis: Nutzen Sie die Aktion „Verfassen“ (Compose) als Ihr persönliches Debugging-Tool. Fügen Sie diese Aktion an kritischen Stellen im Flow ein, um den Wert einer Variablen oder eines dynamischen Inhalts genau zu diesem Zeitpunkt zu sehen. Im Ausführungsverlauf erkennen Sie dann sofort, mit welchen Daten Ihr Flow gerade arbeitet.
Ein einmal eingerichteter Workflow ist kein Selbstläufer. Geschäftsprozesse entwickeln sich weiter, Spalten in SharePoint-Listen werden umbenannt, Kollegen wechseln die Abteilung. Ein stabiler Workflow muss entweder robust genug für solche Änderungen gebaut sein oder regelmäßig überprüft werden.
Glücklicherweise entwickeln Anbieter wie Microsoft ihre Tools stetig weiter. So werden spezifische Probleme, die Stabilität und Skalierbarkeit beeinflussen können, oft durch Updates behoben. Mehr zu den jüngsten Verbesserungen im SharePoint Workflow Manager können Sie direkt auf der Microsoft-Supportseite nachlesen.
Wenn Sie diese typischen Probleme proaktiv angehen, verlieren Sie schnell die Angst vor dem roten Ausrufezeichen. Jeder behobene Fehler ist eine wertvolle Lektion und macht Sie vom reinen Workflow-Ersteller zum souveränen Workflow-Manager.
Wenn die einfachen Genehmigungsprozesse erst einmal laufen, fängt der wirklich spannende Teil der Automatisierung an. Das volle Potenzial entfaltet sich nämlich erst, wenn Sie Ihren SharePoint Workflow erstellen und ihn mit der Außenwelt verbinden. Es geht darum, über die Grenzen von SharePoint hinaus zu denken und ein echtes, abteilungsübergreifendes Nervensystem für Ihre Unternehmensprozesse aufzubauen.
Die Anbindung von Drittanbieter-Systemen ist dabei ein ganz entscheidender Schritt. Dank der vorgefertigten Konnektoren in Power Automate können Sie SharePoint-Daten nahtlos mit CRM-Systemen wie Salesforce oder ERP-Lösungen wie SAP austauschen. So stellen Sie sicher, dass wichtige Informationen nicht in isolierten Datensilos versauern.
Ein weiterer Meilenstein für anspruchsvolle Workflows ist der Einsatz von künstlicher Intelligenz. Mit Werkzeugen wie dem AI Builder können Sie Ihren Automatisierungen quasi kognitive Fähigkeiten verleihen. Ein klassisches Beispiel aus der Praxis ist die Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
Ein Workflow lässt sich so konfigurieren, dass er:
Dieses Vorgehen macht die manuelle Dateneingabe fast vollständig überflüssig, reduziert Fehlerquellen und beschleunigt den gesamten Freigabeprozess enorm.
Die Orchestrierung über Systemgrenzen hinweg ist die Königsdisziplin. Ein gut geplanter Workflow agiert wie ein digitaler Projektmanager, der sicherstellt, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind – ganz egal, ob in SharePoint, SAP oder Teams.
Für hochkomplexe Unternehmensanforderungen gibt es spezialisierte Tools, die den Funktionsumfang nochmals erweitern. Gerade im deutschen Markt gewinnt die Automatisierung von SharePoint-Workflows durch Drittanbieter immer mehr an Bedeutung. Anbieter wie Nintex bieten Lösungen an, die tief in SharePoint integriert sind und es ermöglichen, sehr anspruchsvolle Prozesse mit digitalen Formularen und ausgefeilten Logiken abzubilden. Viele deutsche Unternehmen setzen auf solche Plattformen, um ihre Arbeitsabläufe ohne zusätzliche Software zu steuern.
Ein umfassender Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter verdeutlicht dieses Zusammenspiel perfekt. Ein einziger SharePoint-Workflow kann hier Aufgaben über verschiedene Abteilungen und Systeme hinweg koordinieren.
Jeder Schritt wird protokolliert und die Beteiligten werden automatisch informiert. Ein solch komplexer Prozess erfordert natürlich eine sorgfältige Planung der Zugriffsrechte, damit jede Abteilung nur die für sie relevanten Informationen sieht. Wie Sie das effektiv umsetzen, erfahren Sie in unserem Leitfaden zum Thema SharePoint Berechtigungen verwalten.
Bei der Arbeit mit SharePoint Workflows tauchen in der Praxis immer wieder dieselben Fragen auf. Damit Sie nicht lange suchen müssen, haben wir hier die häufigsten Stolpersteine und Unklarheiten gesammelt und geben Ihnen klare, direkte Antworten an die Hand. So finden Sie schnell die passende Lösung für Ihr Problem.
Ja, absolut! Das ist einer der größten Vorteile moderner Werkzeuge wie Power Automate. Diese Plattformen sind als „Low-Code/No-Code“-Lösungen konzipiert. Das bedeutet, Sie arbeiten mit einer grafischen Oberfläche und setzen die Logik Ihres Workflows einfach per Drag-and-Drop zusammen, statt mühsam Code zu schreiben.
Für die allermeisten Standardanwendungsfälle brauchen Sie keinerlei Programmierkenntnisse. Das gilt besonders für typische Aufgaben wie:
Für einfache bis mittelkomplexe Automatisierungen kommen Sie also komplett ohne eine einzige Zeile Code aus. Das macht die Erstellung von SharePoint Workflows gerade für Fachabteilungen so zugänglich und wertvoll.
Der entscheidende Unterschied ist der Auslöser – also der Startpunkt des Workflows. Ein Workflow, der an eine SharePoint-Liste geknüpft ist, reagiert auf Aktionen, die mit Listenelementen zu tun haben. Ein klassisches Beispiel wäre das Erstellen eines neuen Urlaubsantrags oder das Ändern des Status bei einem Support-Ticket.
Im Gegensatz dazu startet ein Workflow in einer Dokumentenbibliothek, wenn Aktionen mit Dateien stattfinden. Hier wäre ein typischer Auslöser das Hochladen eines neuen Dokuments oder die Anpassung einer Metadatenspalte wie „Status“ von „Entwurf“ auf „Freigegeben“. Die Aktionen, die Sie innerhalb des Workflows nutzen können, sind ansonsten aber größtenteils identisch.
Der Auslöser definiert den Kontext Ihres Prozesses. Überlegen Sie sich also im Vorfeld genau, ob Ihr Workflow an ein reines Datenelement (Liste) oder an ein Dokument (Bibliothek) gekoppelt sein soll.
Power Automate hat dafür eine hervorragende, eingebaute Testfunktion. Sie können einen Flow entweder manuell starten, um ihn zu testen, oder eine bereits abgeschlossene, frühere Ausführung als Testgrundlage nehmen. Das ist extrem praktisch, denn Sie sehen in Echtzeit, welcher Schritt erfolgreich war und wo genau ein Fehler aufgetreten ist.
Aus der Praxis hat sich ein einfacher Ansatz bewährt: Entwickeln Sie den Workflow zunächst in einer separaten Test-Liste oder -Bibliothek. Diese ist nur für Sie sichtbar und Sie können nach Herzenslust ausprobieren. Erst wenn dort alles reibungslos läuft, passen Sie die Verbindungen für die produktive Umgebung an und stellen den Workflow für die echten Benutzer bereit.
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