Microsoft 365 Copilot ist verfügbar! In jenem Artikel nehmen wir das innovative, neuartige Werkzeug unter die Lupe: Was ist der Copilot? Für welche Apps ist er verfügbar? Wie kann das KI-Tool im Alltagstrott helfen? Welche Vorteile hat es? Und natürlich klären wir auch die Fragestellung, wie viel es kostet und welche Lizenz nötig ist. Kurzum: Hier erfahren Sie alles, was Sie über den brandneuen KI-Assistenten aus dem Hause Microsoft wissen sollten.

Das aktuellste Produkt aus dem Hause Microsoft wird beworben mit dem Spruch „Ihr Copilot für die Arbeit“. Das Programm heißt knapp und deutlich: Copilot (https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/microsoft-365-copilot). Hier versteckt sich ein Gehilfe, der auf künstlicher Intelligenz (KI) beruht und anwendungsübergreifend in die Microsoft 365 Suite integriert ist. Wie genau das klappt und was das neue Tool kann, das schauen wir uns in diesem Artikel an.

Microsoft 365 Copilot: Was kann der Assistent?

Simplifiziert ausgedrückt bringt Microsoft 365 Copilot eine einfach nutzbare KI geradewegs in die Microsoft-Anwendungen, also an den „Point of Work“. Damit bietet Microsoft 365 Copilot Echtzeitunterstützung sowie personalisierte Ratschläge geradewegs in Apps wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook für unzählige verschiedene, individuelle Verwendungsfälle. Mit dieser Kompetenz, Muster zu erkennen und Fehler vorherzusagen, kann Copilot Arbeitsabläufe erheblich verbessern und die Effektivität elementar erhöhen.
Doch es ist mehr als bloß eine Einbindung von ChatGPT in die Microsoft-Welt: Das Programm kann die Inhalte des Nutzers eigenständig zu einem der optimalsten Produktivitätswerkzeuge verwandeln, dadurch, dass es jene auf revolutionäre Art verzahnt, untersucht und nutzbar macht. Eine zwanzigseitige PowerPoint-Präsentation mit den zentralen Inhalten des aktuellen Geschäftsberichts erstellen, welcher im Word-Format gegeben ist? Eine Angelegenheit von Sekunden mit Microsoft 365 Copilot. 

Word, Excel & Co.: Was Copilot in welcher App kann

Microsoft 365 Copilot ist für eine Menge von Apps innerhalb der Microsoft 365 Suite abrufbereit. Im Nachfolgenden sind einige der wesentlichsten Apps und die Funktionen aufgelistet, die der Copilot in diesen jeweils bietet:

•    Word: Im Schreibprogramm Word kann Copilot gebraucht werden, um Texte zu schreiben – optional ebenso vom Inhalt her auf Basis anderer Dokumente, z. B. einer Übersicht eines Geschäftsberichts, der als PDF vorliegt. Copilot kann außerdem Fließtext-Inhalte als Tabelle darstellen, Zusammenfassungen verfassen, Texte umschreiben und eine automatische Rechtschreibprüfung vornehmen. Zudem gibt Copilot Formatierungsvorschläge und Vorlagenempfehlungen basierend auf dem Dokumenttyp und -inhalt. Des Weiteren analysiert der Copilot in Word Schreibstil und Lesbarkeit und liefert passende Verbesserungsvorschläge.
•    PowerPoint: In PowerPoint kann Copilot existierende Präsentationen resümieren, einzelne Folien verbessern oder bei Bedarf animieren oder auch automatisch passende Sprechernotizen erstellen. Zudem kann Copilot Designempfehlungen für Folienlayouts sowie Präsentationsstile liefern und die optische Konsistenz überprüfen. Er kann Vorschläge zur Verbesserung des Designs abgeben sowie Inhalte automatisch an verschiedene Bildschirmgrößen und -formate anpassen.
•    Excel: Im Tabellenkalkulationsprogramm Excel kann Copilot Daten auf den Punkt bringen und diese bildhaft visualisieren sowie formatieren – signifikante Diagramme oder Tabellen aus Daten lassen sich so in Sekundenschnelle erzeugen. Der Copilot unterstützt auch bei der Erstellung von Formeln wie auch der Prüfung und Interpretation komplexer Tabellenkalkulationen. Ebenfalls sehr nützlich: Er besitzt eine Fehlererkennung und -korrektur bei Formeln sowie Funktionen.
•    Outlook: Copilot in Outlook kann passende Mailtexte aufsetzen – ob mit oder ohne Kontext (Mailverlauf). Ebenso kann Copilot bei der automatischen Erstellung von Antwortvorlagen und oftmals genutzten Textbausteinen helfen sowie Ideen zur Terminplanung oder Verbesserung von Kalenderereignissen aushändigen. 
•    OneNote: In OneNote kann Copilot Inhalte zusammenfassen sowie Aufgabenlisten intelligent folgern für eine verbesserte Produktivität. Obendrein liefert Copilot Vorschläge für die Strukturierung und Kategorisierung von Notizen. Obendrein sehr nützlich: Handschriftliche Notizen wandelt Copilot in Sekunden in Textform um.

Jene Funktionen geben lediglich einen minimalen Einblick in die Optionen, welche der Microsoft 365 Copilot für die geläufigsten Anwendungen der Microsoft 365 Suite bereitstellt. Es sollte klar werden, dass Copilot den Benutzern auf jeden Fall ermöglichen kann, Zeit einzusparen, um sich auf anspruchsvollere Angelegenheiten konzentrieren zu können. Ob und inwieweit die individualisierten Empfehlungen in der Praxis wirklich dazu führen, die Effektivität und die Qualität der Arbeit zu optimieren, wird sich in Zukunft zeigen – dazu liegen gegenwärtig noch keine ausreichenden Erfahrungswerte vor.

Was kostet Microsoft Copilot?

Die schlechte Nachricht vorab: Nein, Copilot ist nicht im bestehenden Microsoft 365 Abo inklusive. Es ist eine zusätzliche Lizenz nötig, um den neuartigen integrierten KI-Assistenten verwenden zu können. 

Ab jetzt ist der Copilot für Microsoft 365 für Betriebe jeder Größe zugänglich. Microsoft erklärt, dass es keine Mindestanzahl an Anwendern gibt – sogar ein einzelner Anwender ist ausreichend. Der Preis pro User liegt bei 30 US-Dollar. Allerdings ist ein vorhandener Vertrag mit "Microsoft 365 Business Premium" oder "Business Standard Customers" erforderlich. Auch Unternehmenskunden der Enterprise-Versionen Office E3 und E5 haben die Gelegenheit, den Copilot zu nutzen. Zusätzliche Optionen bestehen für besondere Verträge mit Bildungseinrichtungen und über das Microsoft-Cloud-Solution-Provider-Partner-Netzwerk.

Macht sich der Einsatz von Copilot bezahlt? 

Bisher ist der Copilot zu „frisch“, um sagen zu können, welche Vorteile er im Praxiseinsatz wirklich bietet. Generell lässt sich aber sagen, dass der Schritt, KI mit den Microsoft-Apps zu verbinden, viele Nutzen bieten kann:

•    Steigerung der Arbeitsproduktivität: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie auch die Zurverfügungstellung von präzisen Handlungsempfehlungen bringt der Copilot Mitarbeitern die Chance, sich auf anspruchsvollere und kreative Aufgaben fokussieren zu können. Somit unterstützt er eine Umgebung, die Entwicklung sowie kritische Denkprozesse fördert.
•    Reduzierung menschlicher Fehler: Indem der Copilot auf potenzielle Fehlerquellen hinweist und präventive Problemlösungen vorschlägt, kann er zur Minimierung von menschlichen Fehlentscheidungen beitragen. Die frühzeitige Erkennung und Behebung von Unstimmigkeiten gewährleistet eine bessere Datenintegrität und hilft, Behinderungen oder Fehlschlüsse in den Arbeitsvorgängen zu umgehen.
•    Anpassungsfähigkeit und Optimierung: Der Copilot überwacht kontinuierlich die Leistung und die Nutzung der M365 Apps und passt sich den sich ändernden Anforderungen an. Durch die Zurverfügungstellung von kontinuierlichen Optimierungsvorschlägen unterstützt er Unternehmen dabei, ihre Arbeitsprozesse anzugleichen und ihre Wirtschaftlichkeit dauerhaft zu steigern.

In einer Zeit, in welcher die Bedeutung von Effizienz und Produktivität für den Gewinn eines Unternehmens unstreitig ist, kann der Microsoft 365 Copilot für M365 Apps zu einem echten „Gamechanger“ werden. Durch die smarte Unterstützung, die präventive Fehlerbehebung und kontinuierliche Verbesserung kann der Copilot den Arbeitsablauf auf ein neues Niveau der Leistungsfähigkeit anheben. 

Wollen auch Sie das Beste aus den M365 Apps herausholen und sich mit Copilot eine Welt voller Möglichkeiten und Chancen für Ihr Unternehmen erstellen? Dann geben Sie uns gerne schon heute Bescheid, wenn wir Sie bei Ihrem Kurs in eine innovative Arbeitswelt unterstützen dürfen.