Ein ungeschütztes Word-Dokument ist weit mehr als nur eine Textdatei – es ist ein handfestes Geschäftsrisiko. Jedes Mal, wenn Sie sensible Daten ohne Schutz speichern oder versenden, schaffen Sie eine Einladung für Cyberkriminelle. Die gute Nachricht ist: Effektive Verschlüsselung ist kein Hexenwerk. Sie ist eine grundlegende Sicherheitsmaßnahme, die jedes Unternehmen im Griff haben sollte.
Warum Sie Ihre Word-Dokumente jetzt verschlüsseln sollten
In der heutigen Geschäftswelt sind Word-Dokumente das Rückgrat unserer Kommunikation und Dokumentation. Darin steckt oft viel mehr als nur Protokolle vom letzten Meeting. Denken Sie nur mal an die Menge kritischer Informationen, die tagtäglich durch Ihr Unternehmen fließen.
Welche Daten wirklich auf dem Spiel stehen
Stellen Sie sich ein alltägliches Szenario vor: Ein Kollege schickt den Entwurf eines neuen Mitarbeitervertrags per E-Mail an die Personalabteilung. Das Dokument enthält Namen, Adressen, Gehälter, Sozialversicherungsnummern. Ohne Verschlüsselung ist dieser Anhang im Grunde eine offene Postkarte.
Oder nehmen wir einen Businessplan für das nächste Quartal, vollgepackt mit sensiblen Finanzprognosen, strategischen Zielen und Kundendetails. Wenn diese Datei in die falschen Hände gerät, verschafft das dem Wettbewerb einen entscheidenden Vorteil.
Genau solche Dokumente sind ein beliebtes Ziel für Cyberangriffe:
- Personalakten: Enthalten hochsensible personenbezogene Daten (PII), deren Verlust massive DSGVO-Strafen nach sich ziehen kann.
- Finanzpläne und Berichte: Offenbaren die finanzielle Gesundheit und Strategie Ihres Unternehmens.
- Kundenverträge und Angebote: Beinhaltet vertrauliche Preisgestaltungen, Konditionen und Kundendaten.
- Geistiges Eigentum: Konzepte, Entwürfe und Forschungsergebnisse, die den Kern Ihres Geschäfts ausmachen.
Ein einziges kompromittiertes Dokument kann ausreichen, um eine kostspielige Sicherheitsverletzung auszulösen. Proaktiver Datenschutz ist daher kein „Nice-to-have“, sondern ein fundamentaler Pfeiler einer modernen IT-Strategie.
Die aktuelle Bedrohungslage für Unternehmen
Die Gefahr ist real und sie wächst. Die Bedrohung durch Cyberangriffe in Deutschland hat sich dramatisch verschärft. Aktuelle Studien zeigen, dass knapp 9 von 10 Unternehmen von Datendiebstahl betroffen sind. Ransomware-Attacken trafen 34 Prozent der Unternehmen – das ist fast eine Verdreifachung gegenüber dem Vorjahr.
Besonders im Visier stehen kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Laut BKA-Statistik machten sie 80 Prozent der Ransomware-Angriffe aus. Diese Zahlen machen deutlich, warum es unerlässlich ist, Word Dokumente zu verschlüsseln, um Compliance-Anforderungen wie NIS-2 und DSGVO zu erfüllen und das eigene Unternehmen zu schützen. Mehr zur aktuellen Bedrohungslage und Schutzmaßnahmen finden Sie auf it-nerd24.de.
So funktioniert die Verschlüsselung direkt in Word
Microsoft Word bringt von Haus aus eine überraschend starke Methode mit, um Dokumente direkt in der Anwendung zu schützen. Das Beste daran? Sie brauchen keine zusätzliche Software und der ganze Prozess ist in wenigen Klicks erledigt. Das macht die eingebaute Funktion zu einer exzellenten ersten Verteidigungslinie für Ihre vertraulichen Informationen.
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem wichtigen Vertragsentwurf oder einer Personalakte mit sensiblen Gehaltsdaten. Bevor Sie das Dokument auch nur intern weiterleiten, können Sie es so absichern, dass wirklich nur befugte Personen den Inhalt lesen können.
Die integrierte Kennwortverschlüsselung anwenden
Der Weg zum sicheren Dokument ist denkbar einfach und führt über das Menü „Datei“. Dort klicken Sie auf „Informationen“ und finden direkt die Option „Dokument schützen“. Der entscheidende Befehl lautet hier: „Mit Kennwort verschlüsseln“.
Dieser Ablauf ist auf Windows- und macOS-Systemen praktisch identisch und fühlt sich ganz intuitiv an.
Nach dem Klick öffnet sich ein kleines Fenster, das Sie auffordert, ein Passwort festzulegen. Sobald Sie das bestätigen, arbeitet im Hintergrund ein starker Verschlüsselungsalgorithmus, um Ihre Daten zu sichern.
Ein entscheidender Hinweis aus der Praxis: Microsoft kann vergessene Passwörter unter keinen Umständen wiederherstellen. Wenn Sie den Schlüssel verlieren, ist der Zugang zum Dokument unwiderruflich verloren. Bewahren Sie Ihre Passwörter also an einem sicheren Ort auf, zum Beispiel in einem Passwort-Manager.
Was technisch dahintersteckt
Wenn Sie ein Word-Dokument auf diese Weise schützen, greift Word auf den AES-256 (Advanced Encryption Standard) mit einer Schlüssellänge von 256 Bit zurück. Das ist kein einfacher Passwortschutz, sondern eine waschechte Verschlüsselung.
Dieser Standard gilt weltweit als extrem sicher – so sicher, dass er sogar von Regierungen und Geheimdiensten für Verschlusssachen genutzt wird. Selbst mit den heutigen Supercomputern wäre ein Brute-Force-Angriff, also das systematische Ausprobieren aller möglichen Kombinationen, praktisch aussichtslos.
Die gesamte Sicherheit Ihrer Datei hängt damit an einem einzigen Faktor: der Stärke Ihres Passworts. Ein schwaches Kennwort wie „Sommer2024!“ hebelt selbst die robusteste Verschlüsselung aus.
Vergleich der Schutzmethoden in Word
Word bietet verschiedene Schutzfunktionen, aber nicht alle sind gleich sicher. Es ist extrem wichtig, den Unterschied zu kennen, um nicht in eine falsche Sicherheit zu verfallen.
Ein Überblick über die in Word verfügbaren Schutzmechanismen und ihre Eignung für verschiedene Sicherheitsanforderungen.
| Funktion | Sicherheitsniveau | Ideal für | Wichtiger Hinweis |
|---|---|---|---|
| Mit Kennwort verschlüsseln | Sehr hoch (AES-256) | Vertrauliche Daten, Verträge, Personalakten, Geschäftsgeheimnisse | Das Passwort ist der einzige Schlüssel. Bei Verlust sind die Daten für immer verloren. |
| Bearbeitung einschränken | Niedrig | Versehentliche Änderungen an Vorlagen oder Formularen verhindern, Formatierung schützen | Kann von technisch versierten Nutzern leicht umgangen werden. Kein Schutz vor unbefugtem Lesen. |
| Als final kennzeichnen | Sehr niedrig | Signalisieren, dass ein Dokument fertiggestellt ist und nicht mehr bearbeitet werden soll | Eine reine Benachrichtigung, die mit einem Klick entfernt werden kann. Bietet keinerlei Sicherheit. |
Diese Gegenüberstellung macht es deutlich: Nur die Funktion „Mit Kennwort verschlüsseln“ bietet einen echten, kryptografischen Schutz gegen neugierige Blicke. Die anderen beiden Optionen dienen eher der Steuerung von Arbeitsabläufen und sind für den Schutz sensibler Inhalte absolut ungeeignet.
Sicherheit in der Cloud mit Microsoft 365 und SharePoint
Wenn Ihr Team Dokumente in der Cloud ablegt und gemeinsam nutzt, stößt ein einfacher Passwortschutz schnell an seine Grenzen. In einer vernetzten Welt wie Microsoft 365 oder SharePoint brauchen Sie eine Sicherheitsstrategie, die weit über die einzelne Datei hinausdenkt. Hier geht es um zentral verwaltete Schutzmechanismen, die einem simplen Kennwort meilenweit überlegen sind.
Der entscheidende Unterschied liegt in der Kontrolle. Ein lokales Passwort ist wie ein einzelner Schlüssel – er kann verloren gehen, vergessen oder unbefugt kopiert werden. Die Sicherheit in der Cloud hingegen ist wie ein zentrales Schließsystem. Die IT-Abteilung legt fest, wer welche Türen öffnen darf, und kann diese Berechtigungen jederzeit anpassen.
Mehr als nur ein Passwort: Microsoft Information Protection
Das Herzstück dieser modernen Sicherheitsarchitektur ist Microsoft Information Protection (MIP), das früher auch als Azure Information Protection bekannt war. Statt jede Datei einzeln mit einem Passwort zu versehen, klassifizieren Sie mit MIP die Informationen selbst, basierend auf ihrer Sensibilität.
Stellen Sie es sich wie digitale Stempel vor. Ein Dokument kann als „Öffentlich“, „Intern“, „Vertraulich“ oder sogar „Streng Vertraulich“ gekennzeichnet werden. Jede dieser Kennzeichnungen – im Fachjargon Vertraulichkeitsbezeichnungen oder Sensitivity Labels genannt – ist an feste Sicherheitsregeln gekoppelt.
Solche Regeln können zum Beispiel Folgendes festlegen:
- Automatische Verschlüsselung: Das Dokument wird sofort mit einem starken, unternehmensweit gültigen Schlüssel verschlüsselt.
- Genaue Zugriffsrechte: Wer darf das Dokument öffnen, bearbeiten, drucken oder auch nur weiterleiten?
- Sichtbare Markierungen: Ein Wasserzeichen oder eine Kopf- bzw. Fußzeile macht die Vertraulichkeit für jeden Nutzer sofort ersichtlich.
Der Clou an der Sache: Der Schutz ist fest mit der Datei verbunden, ganz egal, wohin sie geschickt wird. Selbst wenn ein als „Streng Vertraulich“ eingestuftes Dokument Ihr Unternehmen verlässt und per E-Mail an einen externen Partner geht, bleiben Verschlüsselung und Zugriffsrechte aktiv.
Ein Praxisbeispiel für Vertraulichkeitsbezeichnungen
Stellen Sie sich ein konkretes Szenario vor: Sie arbeiten an einem kritischen Projektplan für eine neue Produktentwicklung. Dieses Word-Dokument steckt voller sensibler Zeitpläne, Budgetdetails und strategischer Pläne. Es muss nicht nur mit dem internen Team, sondern auch mit einem externen Designpartner geteilt werden.
Ohne MIP wäre das ein Krampf. Sie müssten das Dokument mit einem Passwort schützen und dieses dann irgendwie sicher an alle Beteiligten übermitteln – ein umständlicher Prozess, der wie geschaffen für Fehler ist.
Mit Microsoft Information Protection sieht die Sache völlig anders aus:
- Klassifizierung per Klick: Der Projektleiter wählt in Word einfach die passende Vertraulichkeitsbezeichnung aus, zum Beispiel „Projekt X – Partner Vertraulich“.
- Regeln greifen im Hintergrund: Sofort wird das Dokument verschlüsselt. Gleichzeitig werden die hinterlegten Zugriffsrechte angewendet. Diese könnten zum Beispiel allen Mitgliedern der internen Projektgruppe und der E-Mail-Domäne des externen Partners das Bearbeiten erlauben.
- Sicherer Zugriff von außen: Der externe Designer bekommt die Datei per Mail. Beim Öffnen muss er sich mit seiner Firmen-E-Mail-Adresse authentifizieren – nur dann wird die Datei für ihn entschlüsselt. Jeder Versuch, die Datei an eine private E-Mail-Adresse weiterzuleiten, scheitert, da der Zugriff verweigert wird.
Diese Methode stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf die Daten zugreifen können. Die IT-Abteilung behält dabei stets die volle Kontrolle und kann Zugriffsrechte jederzeit zentral anpassen oder entziehen, ohne das Dokument selbst anfassen zu müssen.
Diese Art der dynamischen, kontextbezogenen Sicherheit ist für Unternehmen, die Compliance-Vorgaben wie NIS-2 oder ISO 27001 erfüllen müssen, praktisch unerlässlich. Sie schützt nicht nur Word-Dokumente, sondern schafft eine durchgängige Sicherheitsrichtlinie für all Ihre Daten in der Cloud. Um die Sicherheit bei der E-Mail-Kommunikation weiter zu erhöhen, können Sie sich zudem darüber informieren, wie Sie ein kostenloses S/MIME-Zertifikat informieren, um Ihre Nachrichten digital zu signieren und zu verschlüsseln.
Professionelle lösungen für die maximale unternehmenssicherheit
Wenn Ihr Unternehmen mit regulatorischen Anforderungen wie NIS-2 oder ISO 27001 konfrontiert ist, stößt der einfache Passwortschutz für Word-Dokumente schnell an seine Grenzen. Hier sprechen wir nicht mehr nur von einem simplen Schutz, sondern von der Notwendigkeit einer zentralen Steuerung, lückenlosen Überwachung und der konsequenten Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien. Sie brauchen also Systeme, die weit über ein einzelnes Passwort hinausgehen und eine robuste, auditierbare Schutzschicht um Ihre sensiblen Daten legen.
Für diese Anforderungen gibt es professionelle Sicherheitslösungen für Unternehmen, die die Standardfunktionen von Word in den Schatten stellen. Besonders im Microsoft-Ökosystem stechen zwei Technologien hervor, die in der Praxis den Unterschied machen: Azure Rights Management Services (Azure RMS) und Data Loss Prevention (DLP) Policies.
Azure RMS: Zugriffe bis ins kleinste detail steuern
Azure Rights Management Services, kurz Azure RMS, ist die treibende Kraft hinter Microsoft Information Protection (MIP). Der Clou an dieser Technologie ist die extrem granulare Kontrolle darüber, was ein Empfänger mit Ihrem Dokument anstellen darf. Statt nur zu entscheiden, wer eine Datei öffnet, legen Sie fest, was diese Person damit tun kann.
Ein paar Beispiele aus dem Alltag:
- Nur anzeigen: Der Empfänger kann das Dokument zwar lesen, aber weder bearbeiten noch kopieren oder drucken. Ideal für finale Berichte.
- Bearbeiten ja, Drucken nein: Das Team kann am Inhalt feilen, aber niemand kann eine unkontrollierte Papierkopie erstellen und mitnehmen.
- Keine Weiterleitung: Ein interner Bericht kann gelesen und bearbeitet werden, lässt sich aber schlichtweg nicht außerhalb des Unternehmens versenden.
- Zeitlich begrenzter Zugriff: Sie verschicken ein Angebot an einen potenziellen Kunden, das nach 30 Tagen automatisch unlesbar wird.
Das Geniale daran: Diese Berechtigungen sind fest mit dem Dokument verknüpft – sie reisen quasi mit, selbst wenn die Datei Ihr Firmennetzwerk verlässt und auf einem fremden Rechner landet.
Dieser Entscheidungsbaum fasst gut zusammen, wann ein einfaches Passwort genügt und wann Sie auf eine professionelle Lösung wie Microsoft Information Protection (MIP) setzen sollten.
Die Grafik macht klar: Sobald es um die Cloud geht oder Compliance-Vorgaben ins Spiel kommen, sind zentral verwaltete Schutzmaßnahmen die deutlich sicherere Wahl.
Data Loss Prevention (DLP) als aktiver wächter
Während Azure RMS den Zugriff auf einzelne Dateien regelt, funktioniert DLP eher wie ein wachsames Sicherheitssystem für Ihren gesamten Datenverkehr. DLP-Richtlinien scannen Dokumente und E-Mails automatisch auf vordefinierte sensible Inhalte – seien es Kreditkartennummern, Sozialversicherungsnummern oder interne Projektcodes.
Ein typisches Szenario aus der Praxis: Ein Mitarbeiter versucht, ein Word-Dokument mit einer Liste von Kundendaten per E-Mail an seine private Adresse zu schicken. Die DLP-Richtlinie erkennt die sensiblen Informationen sofort, blockiert den Versand und informiert den IT-Sicherheitsbeauftragten über den Vorfall.
Solche automatisierten Kontrollen sind unerlässlich, um Datenlecks – ob versehentlich oder böswillig – zu verhindern. Die aktuelle Bedrohungslage macht deutlich, wie wichtig das ist: Ransomware und Datenabflüsse zwingen deutsche Unternehmen dazu, die Verschlüsselung von Word-Dokumenten als Standard zu etablieren. Die polizeiliche Kriminalstatistik für 2024 des BKA registrierte 950 Ransomware-Angriffe, von denen erschreckende 80 Prozent kleine und mittlere Unternehmen trafen. In 251 Fällen kam es dabei zu einem nachgewiesenen Datenabfluss – eine Zahl, die die Dringlichkeit robuster Maßnahmen untermauert.
Professionelle Werkzeuge wie diese sind das Herzstück einer modernen Sicherheitsstrategie. Ein wichtiger Baustein, der das Ganze ergänzt, ist die Verschlüsselung ganzer Laufwerke, zum Beispiel mit Windows 10 BitLocker. Damit schaffen Sie einen grundlegenden Schutz für Daten, die sich im Ruhezustand auf den Geräten Ihrer Mitarbeiter befinden.
Passwörter und Schlüssel richtig managen: So geht’s
Die stärkste Verschlüsselung bringt rein gar nichts, wenn das Passwort dafür auf einem Post-it am Monitor klebt. Ein hochkomplexer AES-256-Algorithmus ist praktisch wertlos, wenn der Schlüssel dazu quasi unter der digitalen Fußmatte liegt. Genau deshalb ist ein durchdachtes Management von Passwörtern und Schlüsseln kein „Nice-to-have“, sondern der absolute Kern jeder funktionierenden Sicherheitsstrategie.
Ohne klare Regeln und etablierte Prozesse überlassen Sie Ihre Datensicherheit dem Zufall. Ein einziger menschlicher Fehler – ein zu simples Passwort, ein verlorener Schlüssel – kann die gesamte technische Absicherung mit einem Schlag aushebeln.
Klare Passwort-Richtlinien sind das A und O
Der erste, unverzichtbare Schritt ist, klare und vor allem verbindliche Passwort-Richtlinien für alle Mitarbeiter festzulegen. Und damit ist mehr gemeint als nur eine simple Mindestlänge vorzuschreiben. Eine wirklich robuste Richtlinie kombiniert verschiedene Faktoren, um Passwörter komplex und damit sicher zu machen.
Worauf kommt es dabei wirklich an?
- Mindestlänge: Setzen Sie die Hürde bei mindestens 12 bis 14 Zeichen an. Oft sind längere Passphrasen aus mehreren Wörtern sogar sicherer und leichter zu merken als kryptische, kurze Passwörter.
- Komplexität: Fordern Sie eine gesunde Mischung aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Das erhöht den Aufwand für Brute-Force-Angriffe exponentiell.
- Tabu-Wörter: Blockieren Sie technisch die Verwendung von trivialen Passwörtern wie „Passwort123“, „Sommer2024“ oder dem eigenen Firmennamen.
- Regelmäßige Schulungen: Machen Sie Ihrem Team klar, warum diese Regeln existieren. Wenn Mitarbeiter den Sinn dahinter verstehen, halten sie sich auch eher daran.
Ein zentraler Passwort-Manager für das gesamte Unternehmen ist hier Gold wert. Er nimmt den Mitarbeitern nicht nur die Last ab, sich unzählige komplexe Passwörter merken zu müssen, sondern gibt der IT ein mächtiges Werkzeug an die Hand, um die Sicherheitsrichtlinien zentral durchzusetzen und zu überwachen.
Was tun bei verlorenen schlüsseln? Backups und wiederherstellung planen
Stellen Sie sich den Albtraum vor: Ein wichtiges, verschlüsseltes Word-Dokument lässt sich nicht mehr öffnen, weil der Mitarbeiter das Passwort vergessen hat. Bei einer rein lokalen Verschlüsselung ist die Antwort ebenso einfach wie brutal: Die Daten sind weg. Für immer. Ein Szenario, das für kein Unternehmen tragbar ist.
Deshalb braucht es zwingend einen Plan B für die Wiederherstellung. In professionellen Umgebungen, die beispielsweise auf Microsoft Purview Information Protection setzen, kann die IT-Abteilung Wiederherstellungsschlüssel sicher verwalten. So lässt sich im Notfall der Zugriff auf geschäftskritische Dokumente wiederherstellen, ohne die Sicherheit zu kompromittieren.
Genauso wichtig ist die Backup-Strategie. Verschlüsselte Dateien müssen mit der gleichen Sorgfalt gesichert werden wie unverschlüsselte. Ein solides Backup schützt nicht nur vor dem Festplattencrash, sondern ist auch eine Ihrer wichtigsten Verteidigungen gegen Ransomware. Achten Sie unbedingt darauf, dass Ihre Backup-Lösung mit verschlüsselten Dateien klarkommt und testen Sie die Wiederherstellung regelmäßig. Wenn Sie mehrere Dokumente auf einmal sichern wollen, können Sie übrigens auch lernen, wie man eine komplette ZIP-Datei verschlüsseln und so den Schutz bündeln kann.
Der Faktor Mensch: Die größte Herausforderung
Am Ende des Tages ist und bleibt der Mensch oft die größte Schwachstelle in der Kette. Der Kollege, der sein Passwort in einer ungesicherten Textdatei auf dem Desktop speichert, hebelt jede noch so teure Sicherheitssoftware aus.
Kontinuierliche Sensibilisierung, klare Prozesse und verständliche Anleitungen sind daher unerlässlich. Nur so lässt sich das Risiko menschlicher Fehler minimieren und eine echte Kultur der Sicherheit im Unternehmen verankern.
Ihre fragen zur Word-verschlüsselung – kurz und bündig beantwortet
Immer wieder tauchen dieselben Fragen auf, wenn es um das Verschlüsseln von Word-Dokumenten geht. Hier habe ich die häufigsten aus der Praxis für Sie zusammengefasst und liefere klare, direkte Antworten.
Bearbeitungsschutz oder echte Verschlüsselung – was ist der Unterschied?
Viele verwechseln den einfachen Bearbeitungsschutz mit einer echten, sicheren Verschlüsselung. Lassen Sie uns das kurz klarstellen: Der Schutz, den Sie unter „Bearbeitung einschränken“ aktivieren, ist eher eine sanfte Hürde. Er soll vor allem versehentliche Änderungen im Dokument verhindern. Ein technisch versierter Kollege kann diesen Schutz aber meist ohne großen Aufwand aushebeln.
Ganz anders sieht es bei der Funktion „Mit Kennwort verschlüsseln“ aus. Hier kommt schwere Artillerie zum Einsatz: Moderne kryptografische Verfahren wie AES-256 machen den gesamten Inhalt der Datei unlesbar. Ohne das richtige Passwort gibt es schlichtweg keinen Weg, an die Daten zu kommen.
Merken Sie sich: Für vertrauliche Daten gibt es nur eine Option – die echte Verschlüsselung. Der Bearbeitungsschutz schützt nicht davor, dass jemand Ihre Inhalte liest.
Passwort vergessen – was nun?
Kann man ein verlorenes Passwort für ein Word-Dokument wiederherstellen? Die ehrliche und leider harte Antwort ist: Nein. Wenn Sie eine Datei lokal mit einem Kennwort schützen, gibt es seitens Microsoft keinerlei Hintertür oder Wiederherstellungsoption.
Einmal weg, immer weg. Das Passwort ist der einzige Schlüssel, und ohne ihn bleiben die Daten verschlossen. Genau hier spielen professionelle Unternehmenslösungen ihre Stärke aus. Mit einem System wie Microsoft Information Protection kann Ihre IT-Abteilung zentrale Wiederherstellungsmechanismen einrichten. So ist sichergestellt, dass das Unternehmen im Notfall nicht den Zugriff auf wichtige Dokumente verliert.
Wie verschicke ich ein verschlüsseltes dokument sicher per e-mail?
Ein verschlüsseltes Dokument per E-Mail zu senden, birgt neue Risiken. Der beste Weg ist, nicht nur die Datei, sondern den Zugriff darauf zu steuern. Professionelle Tools wie MIP tun genau das, selbst wenn die Datei Ihr Netzwerk bereits verlassen hat.
Für den normalen Gebrauch hat sich aber eine einfache Methode bewährt, die Sie sofort umsetzen können:
- Packen Sie Ihr passwortgeschütztes Word-Dokument zusätzlich in ein ZIP-Archiv, das Sie ebenfalls mit einem Passwort versehen.
- Übermitteln Sie das Passwort für den Zugriff auf einem komplett anderen Weg – rufen Sie an, schicken Sie eine SMS oder nutzen Sie einen sicheren Messenger.
Was Sie auf keinen Fall tun sollten: das Passwort in derselben E-Mail oder einer direkten Antwort-Mail mitschicken. Das wäre so, als würden Sie den Schlüssel direkt neben das Schloss legen.
Was bedeutet die verschlüsselung für die zusammenarbeit im team?
Eine lokale Verschlüsselung mit einem einzigen Passwort ist Gift für die produktive Teamarbeit. Ständig müssen Passwörter weitergegeben und verwaltet werden. Das ist nicht nur umständlich, sondern führt fast zwangsläufig zu Sicherheitslücken oder einem heillosen Durcheinander.
Hier sind Cloud-Plattformen wie SharePoint im Zusammenspiel mit Microsoft Information Protection die weitaus elegantere Lösung. Statt eines Passworts für alle, wird der Zugriff über individuelle Benutzerkonten und Berechtigungen gesteuert. So können alle berechtigten Teammitglieder nahtlos zusammenarbeiten, während die Dokumente durchgehend geschützt sind und jeder Zugriff protokolliert wird.
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