Revisionssicheres dokumentenmanagement GoBD-konform meistern

Im Grunde genommen ist revisionssicheres Dokumentenmanagement so etwas wie der digitale Notar für Ihre Geschäftsunterlagen. Es sorgt dafür, dass jedes Dokument unveränderbar, lückenlos nachvollziehbar und jederzeit auffindbar bleibt. Damit schaffen Sie eine rechtssichere Basis für all Ihre digitalen Abläufe.

Was revisionssicheres dokumentenmanagement wirklich bedeutet

Vergessen Sie das Bild vom einfachen digitalen Aktenschrank, in dem Sie nur PDFs ablegen. Ein revisionssicheres Dokumentenmanagement ist viel mehr als das – es ist ein System mit einem eingebauten Echtheitszertifikat. Es verwandelt einen passiven Datenspeicher in eine aktive, absolut vertrauenswürdige Informationsquelle für Ihr Unternehmen.

Diese Vertrauenswürdigkeit entsteht nicht aus leeren Versprechungen, sondern aus fest verankerten technischen und organisatorischen Prinzipien. Jedes Dokument, das in ein solches System gelangt, wird quasi versiegelt. Es geht nicht nur darum, eine Datei irgendwie zu speichern, sondern ihre Integrität über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu garantieren.

Die drei grundpfeiler der revisionssicherheit

Um das Konzept wirklich greifbar zu machen, kann man es auf drei wesentliche Säulen herunterbrechen. Jede dieser Säulen erfüllt eine ganz bestimmte Funktion, um die Integrität und rechtliche Belastbarkeit Ihrer Daten sicherzustellen. Fällt auch nur eine dieser Säulen weg, bricht das gesamte Konstrukt der Revisionssicherheit in sich zusammen.

Die folgende Tabelle fasst diese drei Kernprinzipien zusammen und zeigt, was sie in der Praxis bedeuten.

Die drei säulen der revisionssicheren archivierung

Eine Zusammenfassung der Kernprinzipien, die ein revisionssicheres Dokumentenmanagement ausmachen, mit praktischen Beispielen für jedes Prinzip.

Prinzip	Beschreibung	Praxisbeispiel
Unveränderbarkeit	Jedes Dokument wird in seinem Originalzustand festgeschrieben. Änderungen sind technisch unmöglich oder werden als neue Version protokolliert.	Eine Eingangsrechnung wird gescannt und archiviert. Niemand kann danach den Rechnungsbetrag oder das Datum im System ändern.
Nachvollziehbarkeit	Jede Aktion – vom Speichern über jeden Zugriff bis zur Löschung nach der Aufbewahrungsfrist – wird in einem unveränderbaren Protokoll (Audit Trail) erfasst.	Ein Prüfer kann exakt nachvollziehen, wer wann auf einen bestimmten Vertrag zugegriffen oder eine Notiz hinzugefügt hat.
Verfügbarkeit	Alle archivierten Dokumente müssen über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg jederzeit auffindbar, lesbar und maschinell auswertbar sein.	Eine Bilanz aus dem Jahr 2018 muss auch 2028 noch im Originalformat lesbar und durchsuchbar sein, selbst wenn die Software veraltet ist.

Diese Prinzipien sind keine optionalen Features, sondern bilden die Grundlage für die rechtliche Anerkennung Ihrer digitalen Dokumente.

Mehr als nur ordnung – eine gesetzliche pflicht

Seit die GoBD im Jahr 2015 in Kraft getreten sind, ist die revisionssichere Archivierung für praktisch jedes Unternehmen in Deutschland eine gesetzliche Pflicht. Sobald Sie geschäftsrelevante digitale Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge verwalten, müssen Sie die Vorgaben erfüllen.

Die GoBD fordern klipp und klar, dass diese Unterlagen manipulationssicher, vollständig und unveränderbar aufbewahrt werden. Verstöße sind kein Kavaliersdelikt: Sie können zu empfindlichen steuerlichen Nachteilen und Bußgeldern führen, die laut HGB und AO schnell sechsstellige Beträge erreichen. Wenn Sie tiefer in die Materie einsteigen möchten, finden Sie gute Hintergründe zur revisionssicheren Archivierung auf d-velop.de.

Ein revisionssicheres Dokumentenmanagement ist keine IT-Luxuslösung, sondern eine unternehmerische Notwendigkeit. Es schützt nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen, sondern schafft auch eine verlässliche Datengrundlage, die für effiziente Prozesse und fundierte Entscheidungen unerlässlich ist.

Am Ende geht es darum, eine vertrauenswürdige digitale Umgebung zu schaffen, in der Sie sich auf Ihre Daten verlassen können. Ein solches System sorgt dafür, dass Sie bei einer Betriebsprüfung nicht ins Schwitzen geraten und die Beweiskraft Ihrer digitalen Dokumente auch vor Gericht standhält. Es ist das Fundament, auf dem moderne Geschäftsprozesse sicher und gesetzeskonform aufbauen – ohne dieses Fundament agieren Unternehmen auf dünnem Eis.

Die rechtlichen anforderungen an ihr dokumentenmanagement verstehen

Wer ein revisionssicheres Dokumentenmanagement aufbauen will, muss die Spielregeln kennen. Dabei geht es weniger um trockene Paragrafen als um ganz konkrete Vorgaben, die Ihren Umgang mit digitalen Dokumenten von Grund auf prägen. Die drei wichtigsten Wegweiser auf diesem Terrain sind die GoBD, das HGB und die DSGVO.

Stellen Sie sich diese Vorschriften wie das Fundament eines Hauses vor. Wenn hier geschludert wird, wackelt die gesamte Konstruktion. Die Einhaltung dieser Regeln schützt Ihr Unternehmen nicht nur vor empfindlichen Strafen, sondern sichert auch die Beweiskraft Ihrer digitalen Unterlagen vor Gericht oder bei einer Betriebsprüfung.

Die GoBD als zentraler kompass

Das Herzstück des Ganzen sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD. Diese Vorgaben des Bundesfinanzministeriums legen fest, wie Sie mit steuerrelevanten Daten in digitaler Form umgehen müssen.

Im Grunde verlangen die GoBD nur eines: Behandeln Sie jedes digitale Dokument mit derselben Sorgfalt wie ein Original auf Papier. Das bedeutet, der gesamte Prozess muss nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und vor allem unveränderbar sein. Nur so können Betriebsprüfer sich jederzeit ein klares und lückenloses Bild Ihrer Geschäftsvorfälle machen.

Ein einfaches Beispiel: Sie bekommen eine Rechnung per E-Mail. Nach GoBD reicht es bei Weitem nicht, das PDF einfach in einem Ordner abzulegen. Der gesamte Vorgang – vom E-Mail-Eingang über die Archivierung bis zur Verbuchung – muss so dokumentiert sein, dass die ursprüngliche E-Mail samt Anhang im Originalzustand gesichert und vor nachträglicher Manipulation geschützt ist.

Was unveränderbarkeit in der praxis bedeutet

Ein Schlüsselbegriff der GoBD, der oft für Verwirrung sorgt, ist die Unveränderbarkeit. Das heißt nicht, dass Fehler in einem Dokument nie korrigiert werden dürfen. Es bedeutet vielmehr, dass jede Änderung als neue Version dokumentiert werden muss, während das Original unangetastet bleibt.

Ein revisionssicheres System arbeitet im Prinzip wie die Versionskontrolle bei Software-Entwicklern. Jede Anpassung erzeugt einen neuen Zeitstempel in der Historie, aber die ursprüngliche Version bleibt als Referenzpunkt für immer erhalten. Nichts wird einfach überschrieben.

Diese lückenlose Protokollierung, auch Audit Trail genannt, ist das A und O. Sie muss exakt festhalten, wer was wann und warum an einem Dokument geändert hat. Fehlt dieser Nachweis, kann ein externer Prüfer vom Finanzamt die gesamte Buchführung anzweifeln – mit unangenehmen Folgen.

• Protokollierung: Jede einzelne Aktion, vom ersten Speichern bis zur endgültigen Löschung, wird mitgeschrieben.
• Versionierung: Änderungen erzeugen eine neue, separat gespeicherte Dokumentenversion.
• Zugriffskontrolle: Es ist klar geregelt, wer Dokumente überhaupt einsehen oder bearbeiten darf.

HGB und DSGVO als ergänzende anforderungen

Neben den GoBD müssen Sie noch zwei weitere wichtige Regelwerke im Blick haben. Das Handelsgesetzbuch (HGB) gibt die grundlegenden Aufbewahrungsfristen vor. Die Faustregel lautet: Rechnungen und Buchungsbelege müssen 10 Jahre archiviert werden, für die meisten anderen Handels- und Geschäftsbriefe gilt eine Frist von 6 Jahren.

Sobald personenbezogene Daten ins Spiel kommen, klopft die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) an die Tür. Ihr Dokumentenmanagement muss also sicherstellen, dass sensible Informationen wie Personalakten oder Kundendaten streng geschützt sind. Gleichzeitig müssen Sie in der Lage sein, die Rechte der Betroffenen umzusetzen, etwa das Recht auf Löschung – natürlich ohne dabei die Revisionssicherheit anderer Dokumente zu gefährden.

Diese Vorschriften greifen wie Zahnräder ineinander. Ihr System muss also nicht nur unveränderbar archivieren, sondern auch Löschkonzepte parat haben, um Daten nach Ablauf der gesetzlichen Fristen sicher zu entfernen. Eine große Hilfe kann hierbei die qualifizierte elektronische Signatur sein, die die Echtheit und Unversehrtheit eines Dokuments rechtssicher besiegelt. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Leitfaden, der Ihnen zeigt, wie Sie eine digitale Signatur rechtsgültig einsetzen.

Die Konsequenzen bei Verstößen sind alles andere als trivial. Stellt ein Prüfer Mängel fest, kann das Finanzamt Ihre Besteuerungsgrundlage schätzen – und das selten zu Ihrem Vorteil. Bußgelder können schnell fünf- oder sechsstellige Beträge erreichen. Ein funktionierendes, revisionssicheres Dokumentenmanagement ist also keine Kür, sondern eine existenzielle Pflicht für jedes Unternehmen.

Die technische und organisatorische umsetzung meistern

Okay, die rechtlichen Grundlagen sind klar. Aber wie bringt man die ganze Theorie jetzt in die Praxis? Genau hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der perfekten Mischung aus der richtigen Technologie und glasklaren internen Prozessen. Das eine funktioniert nicht ohne das andere – die beste Software ist nutzlos, wenn niemand weiß, wie man sie richtig bedient.

Das Herzstück der Technik: Ein kluges Dokumentenmanagementsystem

Dreh- und Angelpunkt jeder technischen Umsetzung ist heute fast immer ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Ein modernes DMS ist aber weit mehr als nur ein digitaler Aktenschrank. Stellen Sie es sich eher wie eine intelligente Kommandozentrale vor, die den kompletten Lebensweg eines Dokuments aktiv steuert, absichert und protokolliert.

Diese Grafik zeigt sehr schön, wie die Anforderungen aufeinander aufbauen – vom Handelsgesetzbuch über die GoBD bis hin zur DSGVO.

Man sieht sofort: Revisionssicheres Dokumentenmanagement ist kein isoliertes IT-Projekt, sondern ein fundamentaler Baustein Ihrer gesamten Unternehmens-Compliance.

Technische Kernfunktionen, die ein DMS haben muss

Damit ein DMS die strengen gesetzlichen Vorgaben überhaupt erfüllen kann, muss es ein paar technische Grundfunktionen mitbringen. Das sind keine netten Extras, sondern das absolute Fundament.

• Automatische Versionierung: Jedes Mal, wenn ein Dokument geändert wird, legt das System eine neue Version an. Das Original bleibt unberührt, nichts wird überschrieben. So entsteht eine lückenlose Historie, die jede Entwicklung nachvollziehbar macht.
• Lückenloser Audit Trail: Das System protokolliert jeden Klick. Wer hat wann welches Dokument geöffnet, bearbeitet oder auch nur angesehen? Dieses Protokoll ist selbst vor Manipulation geschützt und im Falle einer Betriebsprüfung Gold wert.
• Feingranulare Zugriffsrechte: Sie können auf den Mitarbeiter genau festlegen, wer welche Dokumente sehen, bearbeiten oder löschen darf. Gerade bei sensiblen Daten wie Personalakten oder geheimen Verträgen ist das nicht nur eine Frage der Ordnung, sondern eine knallharte DSGVO-Anforderung.

Diese drei Funktionen sorgen dafür, dass die Prinzipien der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit nicht nur Wunschdenken sind, sondern vom System technisch erzwungen werden.

On-premise oder cloud: Die richtige wahl für kmu

Eine der ersten und wichtigsten Weichenstellungen ist die Frage nach dem Betriebsmodell. Installieren Sie das DMS auf Ihren eigenen Servern im Keller (On-Premise) oder nutzen Sie eine fertige Cloud-Lösung (Software as a Service, SaaS)? Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist das eine strategische Entscheidung mit weitreichenden Folgen.

Die folgende Tabelle stellt die beiden Ansätze gegenüber und soll Ihnen helfen, die beste Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen.

Vergleich von on-premise und cloud-dms für kmu

Eine Gegenüberstellung der beiden wichtigsten Bereitstellungsmodelle für Dokumentenmanagementsysteme, um KMU bei der Auswahl der passenden Lösung zu unterstützen.

Kriterium	On-Premise-Lösung	Cloud-Lösung (SaaS)
Anfangsinvestition	Hoch (Hardware, Lizenzen)	Gering (monatliche Gebühren)
Kontrolle & Datenhoheit	Maximal (Daten bleiben im Haus)	Geringer (Daten beim Anbieter)
Wartung & Updates	Eigenverantwortung (IT-Aufwand)	Inklusive (Anbieter kümmert sich)
Flexibilität & Skalierbarkeit	Begrenzt (Hardware muss nachgerüstet werden)	Sehr hoch (wächst flexibel mit)
Interner IT-Aufwand	Hoch (Administration, Sicherheit)	Gering (entlastet eigene IT-Abteilung)
Zugriff	Meist aufs Firmennetzwerk beschränkt	Von überall möglich (Internet reicht)

Wie Sie sehen, gibt es kein klares „Besser“ oder „Schlechter“. Während On-Premise maximale Kontrolle verspricht, erfordert es auch erhebliche Investitionen und IT-Ressourcen. Cloud-Lösungen punkten hingegen mit Flexibilität und geringen Einstiegskosten, was die interne IT massiv entlastet. Für die meisten KMU ist das heute der pragmatischere Weg.

Die Verfahrensdokumentation: Ihr organisatorisches handbuch

Die beste Software ist nur die halbe Miete. Um Revisionssicherheit wirklich zu leben, brauchen Sie eine Verfahrensdokumentation. Viele sehen das als lästigen Papierkram, aber in Wahrheit ist es das Betriebshandbuch für Ihr gesamtes Dokumentenmanagement.

In diesem Dokument beschreiben Sie detailliert und für Außenstehende – wie einen Betriebsprüfer – nachvollziehbar, wie Dokumente in Ihrem Unternehmen gehandhabt werden. Von der Erfassung bis zur Löschung. In Deutschland orientiert man sich hier stark an Normen wie der ISO 15489. Nicht ohne Grund setzen laut Studien bereits rund 45 % der Unternehmen im deutschsprachigen Raum auf zertifizierte Systeme. Mehr dazu, wie DMS-Software Revisionssicherheit ermöglicht, finden Sie in diesem Fachartikel.

Ihre Verfahrensdokumentation muss zwingend Antworten auf diese Fragen geben:

1. Erfassung: Wie kommen Dokumente ins System (z. B. Scannen von Papierrechnungen, E-Mail-Import)?
2. Verarbeitung: Wer prüft, gibt frei und bearbeitet die Dokumente in welchem Workflow?
3. Archivierung: Nach welchen Regeln werden Dokumente verschlagwortet und revisionssicher abgelegt?
4. Verfügbarkeit: Wer darf wann und wie auf die Dokumente zugreifen?
5. Löschung: Wann und wie werden Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher vernichtet?
6. Sicherheitskonzept: Wie schützen Sie das System vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff? Ein solides Backup-Konzept ist hier das A und O. Lesen Sie dazu unseren Leitfaden zum Thema Backup und Recovery.

Bei einer Prüfung ist dieses Dokument oft das Erste, wonach gefragt wird. Es beweist, dass Sie die GoBD nicht nur technisch umgesetzt, sondern auch organisatorisch fest im Griff haben.

Warum NIS-2 und ISO 27001 Ihr Dokumentenmanagement direkt betreffen

Bislang war revisionssicheres Dokumentenmanagement für viele einfach nur eine lästige Pflichtübung fürs Finanzamt. Diese Denkweise ist nicht nur veraltet – sie ist brandgefährlich. In einer Zeit, in der Cybersicherheit über die Existenz eines Unternehmens entscheiden kann, rücken zwei Regelwerke in den Mittelpunkt, die man kennen muss: die NIS-2-Richtlinie und die ISO 27001.

Auf den ersten Blick haben beide vielleicht wenig mit der Buchhaltung zu tun. Aber bei genauerem Hinsehen wird klar: Sie stellen knallharte Anforderungen an die Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit Ihrer gesamten Geschäftsdaten. Damit wird Ihr Dokumentenmanagement plötzlich vom staubigen Archiv zum aktiven Schutzschild für Ihre Cyber-Resilienz.

NIS-2: Mehr als nur IT-Sicherheit

Die NIS-2-Richtlinie der EU hat ein klares Ziel: die Cybersicherheit in Europas kritischen Sektoren massiv zu verbessern. Betroffene Unternehmen werden zu robusten Sicherheitsmaßnahmen und strikten Meldepflichten bei Vorfällen verpflichtet. Was hat das jetzt mit Rechnungen und Verträgen zu tun? Eine ganze Menge.

Stellen Sie sich vor, ein Ransomware-Angriff verschlüsselt Ihre gesamten Server. NIS-2 interessiert sich nicht nur dafür, wie Sie den Angriff stoppen, sondern auch, wie Sie die Handlungsfähigkeit Ihres Unternehmens sicherstellen. Ein revisionssicheres Dokumentenmanagement ist hier ein entscheidender Baustein.

• Beweis der Integrität: Das System garantiert, dass kein einziges archiviertes Dokument manipuliert wurde. Im Audit können Sie lückenlos nachweisen, dass Ihre kritischen Daten sauber sind.
• Sicherstellung der Verfügbarkeit: Durch die sichere, getrennte Archivierung bleiben Ihre wichtigsten Unterlagen selbst dann zugänglich, wenn Ihre Live-Systeme lahmgelegt sind.
• Lückenlose Nachweispflicht: Der Audit Trail Ihres Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist ein unanfechtbarer Beweis dafür, wer wann was gesehen oder geändert hat – Gold wert für die forensische Analyse nach einem Angriff.

Ein solides DMS ist damit ein zentraler Teil des Risikomanagements, das NIS-2 von Ihnen verlangt. Wer tiefer in die praktischen Schritte einsteigen will, findet in unserem Leitfaden zur NIS-2-Umsetzung in Deutschland konkrete Handlungsempfehlungen.

Unter NIS-2 wird die Revisionssicherheit von einer reinen Buchhaltungsaufgabe zu einem strategischen Instrument der Cyber-Verteidigung. Es geht nicht mehr nur um die GoBD, sondern um die nachweisbare Widerstandsfähigkeit Ihres gesamten Unternehmens.

Synergien mit ISO 27001: Das Rad nicht neu erfinden

Während NIS-2 den gesetzlichen Rahmen setzt, liefert die ISO 27001 den international anerkannten Goldstandard für ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS). Eine ISO-27001-Zertifizierung ist der Beleg dafür, dass Ihr Unternehmen Informationssicherheit systematisch und auf höchstem Niveau betreibt. Genau hier überschneiden sich die Anforderungen perfekt mit den Prinzipien eines revisionssicheren DMS.

Ein Dokumentenmanagement, das nach den strengen GoBD-Grundsätzen aufgebaut ist, erfüllt bereits viele Kernanforderungen der ISO 27001, insbesondere im Anhang A, wo die konkreten Maßnahmen (Controls) beschrieben sind.

ISO 27001 Control (Beispiel)	Wie ein revisionssicheres DMS die Anforderung erfüllt
A.8.2 Informationsklassifizierung	Ein gutes DMS erlaubt es, Dokumente nach Vertraulichkeit zu klassifizieren und zu verschlagworten (öffentlich, intern, geheim).
A.9.4 Zugriffskontrolle	Detaillierte Berechtigungskonzepte stellen sicher, dass Mitarbeiter nur genau die Informationen sehen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
A.12.3 Backup	Die revisionssichere Archivierung schützt vor Datenverlust und garantiert die langfristige Verfügbarkeit – im Grunde eine hochspezialisierte Backup-Form.
A.16.1 Management von Sicherheitsvorfällen	Der lückenlose Audit Trail liefert die nötigen Protokolldaten, um Sicherheitsvorfälle schnell und präzise aufzuklären.

Wenn Sie also bereits ein revisionssicheres Dokumentenmanagement im Einsatz haben, ist der Weg zur ISO-27001-Zertifizierung deutlich kürzer und günstiger. Sie bauen auf bewährten Prozessen auf, statt bei null anzufangen. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern macht auch Audits zu einer wesentlich entspannteren Angelegenheit.

Interessanterweise zeigt sich gerade im öffentlichen Sektor noch großer Nachholbedarf, obwohl die Vorteile auf der Hand liegen. Eine Studie zur revisionssicheren Speicherung fand heraus, dass über 80 % der Verwaltungen die revisionssichere Speicherung als entscheidend für die Digitalisierung ansehen. Gleichzeitig bremsen Wissenslücken die Umsetzung aus – ein klares Zeichen dafür, wie wichtig ein fundiertes Verständnis der Materie für den Erfolg ist.

Ihr Wegweiser zur Auswahl des richtigen DMS

Die Entscheidung für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Man könnte es fast mit der Wahl eines Geschäftspartners vergleichen: Diese Entscheidung wird Ihre Arbeitsabläufe auf Jahre hinaus prägen. Eine falsche Abzweigung am Anfang kann später teuer, zeitaufwendig und unglaublich frustrierend werden.

Um Sie sicher durch dieses komplexe Terrain zu navigieren, haben wir eine praxisnahe Checkliste zusammengestellt. Betrachten Sie sie als Ihren Kompass. Wir verzichten bewusst auf tieftechnische Fachsimpelei und konzentrieren uns stattdessen auf die strategischen Weichenstellungen. So finden Sie eine Lösung, die nicht nur heute passt, sondern mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.

Phase 1: Die Bedarfsanalyse – was muss das System wirklich können?

Bevor Sie sich von polierten Hochglanzbroschüren und überzeugenden Verkaufsgesprächen beeindrucken lassen, müssen Sie Ihre Hausaufgaben machen. Eine saubere, ehrliche Bedarfsanalyse ist das Fundament für alles, was folgt. Je genauer Sie wissen, was Sie brauchen, desto weniger anfällig sind Sie für Lösungen, die am Ende an Ihren tatsächlichen Bedürfnissen vorbeigehen.

Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und gehen Sie diese Kernfragen durch:

• Welche Dokumente sind für Ihr Geschäft unverzichtbar? Geht es primär um die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, oder müssen auch sensible Verträge, Personalakten und vielleicht sogar technische Zeichnungen absolut revisionssicher archiviert werden?
• Wer soll am Ende damit arbeiten? Ist das System nur für die Buchhaltung gedacht? Oder sollen auch der Vertrieb, die Personalabteilung und die Produktion darauf zugreifen? Jede Abteilung hat ihre eigenen Arbeitsweisen und Anforderungen.
• Wo hakt es in den aktuellen Prozessen? Zeichnen Sie den Lebensweg eines Dokuments in Ihrem Unternehmen nach – vom Eingang bis zur Ablage. Wo gibt es Engpässe, wo wechseln Sie ständig zwischen Papier und Digital (Medienbrüche), und wo gibt es überflüssige Arbeitsschritte, die ein DMS eliminieren soll?
• Mit welchen Programmen muss das DMS zusammenspielen? Ein DMS ist kein Einzelgänger. Es muss sich nahtlos in Ihre IT-Landschaft einfügen. Klären Sie, welche Schnittstellen zu Ihrem ERP-, CRM- oder Buchhaltungsprogramm (wie z. B. DATEV) absolut unerlässlich sind.

Phase 2: Die Anbieterauswahl – wem vertrauen Sie Ihre Daten an?

Sobald Ihre Anforderungen klar auf dem Tisch liegen, beginnt die eigentliche Suche. Dabei geht es um weit mehr als nur um Funktionen und Klick-Listen. Es geht um Vertrauen, Kompetenz und die Sicherheit, dass Ihr Partner auch in fünf Jahren noch für Sie da ist. Ein DMS ist eine langfristige Investition.

Ein günstiger Anschaffungspreis ist oft verlockend. Aber ein unzuverlässiger Partner, mangelhafter Support oder eine veraltete Technologie können Sie auf lange Sicht ein Vielfaches kosten. Stabilität und Expertise sollten immer Vorrang vor dem kurzfristigen Schnäppchen haben.

Achten Sie bei der Bewertung potenzieller Anbieter auf diese entscheidenden Punkte:

• Zertifikate und Testate: Kann der Anbieter anerkannte Zertifikate vorweisen, die die Revisionssicherheit seiner Software belegen? Ein Testat nach IDW PS 880 ist hier ein starkes Gütesiegel und ein klares Indiz für eine geprüfte, GoBD-konforme Lösung.
• Branchenerfahrung: Versteht der Anbieter Ihr Geschäft? Hat er bereits erfolgreich Projekte bei Unternehmen Ihrer Größe und aus Ihrer Branche umgesetzt? Fragen Sie nach Referenzkunden – das ist der beste Beweis für Praxistauglichkeit.
• Support und Service: Was passiert, wenn das System plötzlich stillsteht? Klären Sie, welche Reaktionszeiten im Notfall garantiert werden (Service Level Agreements, SLAs) und ob Sie direkten Zugang zu einem deutschsprachigen Support haben. Ein guter Partner lässt Sie im entscheidenden Moment nicht im Regen stehen.
• Zukunftsfähigkeit: Wie lange ist der Anbieter schon am Markt aktiv? Wirkt die Software modern und wird sie kontinuierlich weiterentwickelt? Sie wollen schließlich nicht in eine technologische Sackgasse investieren.

Phase 3: Die Implementierung – der Weg ins Ziel

Die beste Software der Welt bringt nichts, wenn die Einführung im Sande verläuft. Ein gut strukturierter Implementierungsprozess, der Ihre Mitarbeiter von Anfang an mit ins Boot holt, ist der Schlüssel zum Erfolg des gesamten Projekts.

Klären Sie mit dem Anbieter Ihrer Wahl die folgenden Punkte, bevor Sie einen Vertrag unterschreiben:

1. Der Projektplan: Gibt es einen klaren und vor allem realistischen Zeitplan für die Einführung? Sind die Verantwortlichkeiten klar verteilt – sowohl auf Seiten des Anbieters als auch in Ihrem eigenen Team?
2. Die Datenmigration: Wie kommen Ihre bestehenden Dokumente und Aktenordner (die sogenannten Alt-Daten) in das neue System? Unterschätzen Sie diesen Punkt nicht! Klären Sie den Aufwand und die Kosten für diesen kritischen Schritt.
3. Das Schulungskonzept: Wie werden Ihre Mitarbeiter fit für das neue System gemacht? Gibt es maßgeschneiderte Trainings für verschiedene Anwendergruppen, etwa für Administratoren und normale Nutzer? Die Akzeptanz im Team entscheidet über den Erfolg.
4. Die Verfahrensdokumentation: Hilft Ihnen der Anbieter bei der Erstellung der rechtlich zwingend erforderlichen Verfahrensdokumentation? Ein kompetenter Partner sollte Ihnen hier nicht nur eine Vorlage geben, sondern beratend zur Seite stehen.

Wenn Sie diese drei Phasen systematisch durchlaufen, minimieren Sie das Risiko einer teuren Fehlinvestition ganz erheblich. So stellen Sie sicher, dass Ihr neues revisionssicheres Dokumentenmanagement nicht nur eine technische Anschaffung ist, sondern zu einem echten strategischen Gewinn für Ihr Unternehmen wird.

Fragen aus der Praxis zur Revisionssicherheit

Nachdem wir uns durch die Theorie gearbeitet haben, tauchen im Unternehmensalltag oft ganz praktische Fragen auf. Die wichtigsten davon wollen wir hier klären – kurz, verständlich und ohne Fachchinesisch, damit Sie letzte Unsicherheiten aus dem Weg räumen können.

Ist eine revisionssichere Archivierung das Gleiche wie ein Backup?

Diese beiden Begriffe werden ständig in einen Topf geworfen, dabei könnten sie unterschiedlicher kaum sein. Ein Backup ist im Grunde eine Rettungsleine für den Notfall. Geht eine Festplatte kaputt oder schlägt ein Verschlüsselungstrojaner zu, können Sie mit dem Backup den letzten funktionierenden Zustand Ihrer Daten wiederherstellen. Backups sind aber dynamisch, sie werden ständig überschrieben und sind nicht für die Ewigkeit gemacht.

Die revisionssichere Archivierung ist dagegen kein technischer Notfallplan, sondern eine rechtliche Notwendigkeit. Hier geht es darum, Dokumente so wegzusperren, dass sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist absolut unveränderbar und jeder Zugriff lückenlos nachvollziehbar ist. Es geht um die Beweiskraft Ihrer Geschäftsunterlagen vor dem Finanzamt oder Gericht.

Man könnte sagen: Ein Backup sichert Ihre Daten für den Ernstfall morgen. Die revisionssichere Archivierung sichert Ihre Dokumente für die Steuerprüfung in sieben Jahren.

Müssen wir wirklich jede geschäftliche E-Mail revisionssicher archivieren?

Ja, absolut. Sobald eine E-Mail geschäftsrelevant ist – also quasi einen klassischen Brief ersetzt –, unterliegt sie den gleichen strengen Regeln wie ein Papierdokument. Das betrifft viel mehr, als man zunächst denkt:

• Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen, die per Mail kommen
• Wichtige Absprachen zu Verträgen und Konditionen
• Reklamationen und Mahnungen
• Lieferscheine und andere steuerlich relevante Mitteilungen

Die E-Mails einfach im Postfach zu lassen, ist übrigens ein No-Go und hält keiner GoBD-Prüfung stand. Sie müssen mitsamt Anhängen im Originalformat und unveränderbar in ein passendes Archivsystem überführt werden.

Wie lange müssen wir unsere Geschäftsunterlagen denn aufbewahren?

Hier gibt es klare gesetzliche Vorgaben aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), die man kennen muss. Die zwei wichtigsten Fristen für Ihr revisionssicheres Dokumentenmanagement sind:

• 10 Jahre: Diese lange Frist gilt für alles, was direkt mit Ihrer Buchhaltung zu tun hat. Denken Sie an Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Bilanzen und Jahresabschlüsse – kurz: an alles, was für die Steuer von Belang ist.
• 6 Jahre: Diese Frist betrifft die meisten anderen Handels- und Geschäftsbriefe. Dazu gehören zum Beispiel Angebote, die nicht zu einem Auftrag geführt haben, oder allgemeine geschäftliche Korrespondenz.

Ganz wichtig: Die Frist startet immer erst am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2024 muss also bis zum 31. Dezember 2034 archiviert werden.

Reicht es nicht aus, wenn wir alles als PDF/A speichern?

Leider nein – das ist einer der hartnäckigsten Mythen. Das PDF/A-Format ist zwar ein wichtiger Puzzlestein, aber eben nur einer von vielen. Es sorgt lediglich dafür, dass ein Dokument auch in zehn Jahren noch genauso aussieht und lesbar ist.

Was dem PDF/A aber komplett fehlt, ist der Schutz vor Manipulation und die lückenlose Protokollierung. Wer hat wann auf das Dokument zugegriffen? Wurde etwas verändert? Diese Fragen kann nur ein Gesamtsystem beantworten, das aus der richtigen Software, sicherer Technik und klaren internen Regeln besteht – genau das, was ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) leistet.

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Sind Sie bereit, Ihr Dokumentenmanagement auf ein sicheres Fundament zu stellen und die Anforderungen von GoBD, NIS-2 und ISO 27001 souverän zu erfüllen? Die Deeken.Technology GmbH ist Ihr zertifizierter Partner für eine revisionssichere und zukunftsfähige IT. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Erstberatung.