Managed IT-Services: Wie Managed IT-Services mittelständische Unternehmen zum Erfolg führen können!

Maximale IT-Leistungsfähigkeit und Cybersecurity sind heute wesentliche Schlüsselkomponenten für Unternehmen. Während multinationale Unternehmen oft über die notwendigen finanziellen und menschlichen Kapazitäten verfügen, um diese Erfordernisse zu erfüllen, stehen mittelständische Unternehmen vor der Herausforderung, mit eingeschränkten Mitteln Schritt zu halten. An dieser Stelle kommen Managed IT-Services ins Gespräch. Durch die Auslagerung vielschichtiger oder wiederkehrender IT-Aufgaben wie Netzwerk- und Infrastrukturmanagement, Backup-Lösungen und Daten-Restaurierung sowie die fortlaufende Überwachung und Modernisierung von IT-Sicherheitssystemen, ermöglichen sie es Organisationen, ihre internen Technologie-Teams freizustellen, operative Kosten zu reduzieren und sich auf ihr Hauptgeschäft zu fokussieren. Gleichzeitig gewinnen sie von der Fachkenntnis spezialisierter IT-Dienstleister und sichern höchste IT-Sicherheitsstandards.
Lesen Sie in den nachfolgenden Abschnitten, warum verwaltete IT-Dienstleistungen besonders für mittelständische Unternehmen gewinnbringend sind, wie sie eingeführt werden können und worauf bei der Wahl des Managed Service Providers zu achten ist.

In der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt ist es für Betriebe notwendig, mit dem rasanten technischen Wandel Schritt zu halten. Ob Technologisierung, Automatisierung, AI-Technologien, Cloud-Computing oder das Internet der Dinge – zeitgemäße Technologien verbessern nicht nur die Leistungsfähigkeit und Produktivität, sondern sind auch entscheidend, um langfristig konkurrenzfähig und erfolgreich zu sein, wie viele Untersuchungen aus den vergangenen Jahren belegen, darunter die Untersuchung „Performance-Treiber 2024“ von der Staufen AG.

Gerade der Mittelstand steht jedoch vor einzigartigen Problemen, wenn es darum geht, diese fortschrittlichen Lösungen zu implementieren. Eine der größten Barrieren sind die begrenzten Ressourcen. Während große Unternehmen oft über breite finanzielle Mittel und spezialisierte Fachkräfte verfügen, sieht die Lage für mittelständische Unternehmen meist anders aus. Der anhaltende Fachkräftemangel, finanzielle Engpässe sowie interne Barrieren in Struktur, Strategie und Kultur bewirken, dass viele Betriebe nicht in der Lage sind die Möglichkeiten moderner Technologie vollständig auszuschöpfen.

Für KMUs stellt sich daher die Frage: Wie können sie ungeachtet dieser Hindernisse mit großen Akteuren Schritt halten?

Die Lösung liegt in verwalteten IT-Dienstleistungen.

Managed IT-Services: Eine Definition!

Unter Managed IT-Services versteht man technologische Services, die an ein externes IT-Dienstleistungsunternehmen, einen sogenannten Managed Service Provider (MSP), ausgelagert werden. Dieser verantwortet die Verantwortung für die technologische Infrastruktur und IT-Prozesse eines Unternehmens. Das primäre Ziel der verwalteten IT-Services besteht darin, durch das Anbieten fachkundiger Spezialkenntnisse und Mittel die Leistungsfähigkeit, Betriebsstabilität und Schutz der IT-Umgebung der Kunden sicherzustellen, ihre internen IT-Teams zu entlasten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie industriebezogener Richtlinien sicherzustellen, ohne dass die Unternehmen selbst hohe Kapitalaufwendungen in technisches Personal oder unternehmenseigene Infrastrukturen tätigen müssen.

Welche spezifischen IT-Aufgaben können durch Managed IT-Services übernommen werden?

Je nach Erfordernissen des betreuten Unternehmens bieten Managed-Service-Provider unterschiedliche IT-Dienstleistungen an, die essenziell für den störungsfreien Betrieb und die Sicherheit der IT-Infrastruktur eines Unternehmens sind. Nachfolgend sind einige der bedeutendsten Managed IT-Services aufgeführt, welche durch die Dienstleister erbracht werden können:

• IT-Infrastrukturmanagement: Managed-Service-Provider übernehmen die Überwachung, Administration und proaktive Wartung von Servern, Netzwerken und Endgeräten, um sicherzustellen, dass alle Systeme reibungslos funktionieren und Ausfallzeiten minimiert werden.
• Cloud-Services: Eine weitere Kernkompetenz von Managed-Service-Providern ist die Zurverfügungstellung, Betreuung und Verbesserung von Cloud-Infrastrukturen, wie Software-as-a-Service (SaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Infrastructure-as-a-Service (IaaS). Dies befähigt Unternehmen, ihre IT-Ressourcen dynamisch zu erweitern und von überall auf ihre Geschäftsdaten und Geschäftsanwendungen zu zugreifen.
• Backup und Disaster Recovery: Ein zentraler Aspekt von Managed IT-Services ist die Verwaltung von Datensicherungs- und Disaster-Recovery-Lösungen. Diese Services gewährleisten, dass die Unternehmensdaten regelmäßig archiviert werden und im Fall eines Datenverlustes oder eines IT-Sicherheitsereignisses schnell wiederhergestellt werden können.
• IT-Sicherheit: Ein zusätzlicher, bedeutender Managed IT-Service ist die IT-Sicherheit. Dies inkludiert neben der Bedrohungserkennung und Schwachstellenbewertungen auch Sicherheitsbewusstseinsschulungen und die Einführung von Schutzmaßnahmen wie Brandschutzwände und Virenschutzsoftware. Außerdem bieten die Anbieter oft auch Dienstleistungen zur Bewältigung von IT-Sicherheitsvorfällen und zur Rekonstruktion nach Cyberattacken an, um die Informationssicherheit und die Business-Kontinuität zu gewährleisten.
• Remote Monitoring und Management (RMM): Managed Service Provider bieten zudem Remote Monitoring und Management (RMM) an, um die IT-Systeme eines Unternehmens 24/7 zu überwachen. Dies ermöglicht eine frühzeitige Instandhaltung und zügige Intervention auf mögliche Störungen, bevor sie zu schwerwiegenden Unterbrechungen eskalieren.
• Helpdesk- und Support-Services: Ein zusätzlicher nennenswerter Managed IT-Service ist der IT- Support und die Helpdesk-Dienste. Hier gewähren Managed-Service-Provider bei IT-bezogenen Problemen und Fragen Hilfe für Endbenutzer, was die Effizienz und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter erhöht. Dieser Service ist oft rund um die Uhr verfügbar und sichert ab, dass IT-Probleme zeitnah gelöst werden.
• Update- und Patch-Management: Viele Managed-Service-Provider übernehmen auch die Verantwortung um das regelmäßige Update- und Patch-Management von Software und Systemen, um sicherzustellen, dass alle Programme auf dem aktuellsten Stand sind und Sicherheitslücken eliminiert werden. Dies trägt bei zur Aufrechterhaltung der Systemsicherheit und Systemstabilität und schützt vor identifizierten IT-Vulnerabilitäten und IT-Angriffen.
• Netzwerk- und Kommunikationsdienste: Viele Managed-Service-Provider bieten außerdem Netzwerk- und Kommunikationsdienste an, einschließlich der Verwaltung von Netzwerkinfrastrukturen, VPNs wie auch VoIP-Systemen, um eine verlässliche und geschützte Kommunikation intern des Unternehmens zu gewährleisten.
• IT-Beratung und Strategie: Zusätzlich zu den täglichen IT-Dienstleistungen bieten viele Managed-Service-Provider auch strategische IT-Beratung an. Sie begleiten Unternehmen dabei, ihre IT-Strategien zu formulieren und implementieren, um die Geschäftsziele zu fördern und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

Aber ist IT-Outsourcing nicht dasselbe?

Vergleich: Managed IT-Services versus klassischem Outsourcing!

Im Wesentlichen sind Managed IT-Services und traditionelles Outsourcing beides Ansätze zur Auslagerung von IT-Dienstleistungen. Allerdings differenzieren sie sich erheblich in Umfang, Anpassungsfähigkeit und Dienstleistungsmodell. Hier sind die wesentlichen Differenzen:

1.    Umfang der Dienstleistungen:

• Managed IT-Services: Managed IT-Services beinhalten eine breite Palette proaktiv gesteuerter IT-Dienstleistungen, einschließlich Infrastrukturoptimierung, Cloud-Services, Backup, IT-Sicherheit, Remote Monitoring, Helpdesk, Update-Management, Netzwerkservices und IT-Beratung. Ziel ist die umfassende Unterstützung und Optimierung des IT-Betriebs.
• Klassisches Outsourcing: Beim traditionellen IT-Outsourcing liegt die Aufmerksamkeit auf spezifischen IT-Funktionen wie Datacenter-Management, Anwendungsentwicklung oder technische Unterstützung, um Einsparungen zu erzielen, ohne die gesamte IT-Infrastruktur zu verwalten.

2.    Service-Modell und Management:

• Managed IT-Services: Managed IT-Services basieren auf der Prämisse von Service-Level-Agreements (SLAs), die eindeutige KPIs und Qualitätsstandards festlegen. Vorausschauendes IT-Management mit fortlaufender Überwachung und präventiver Wartung.
• Klassisches Outsourcing: Beim klassischen IT-Outsourcing handelt es sich um ein reaktives, projektbasiertes Modell. Externe übernehmen konkrete Aufgaben, strategische IT-Vorausplanung bleibt beim Unternehmen.

3.    Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:

• Managed IT-Services: Managed IT-Services bieten flexible und erweiterbare Konzepte, die sich rasch an ändernde Unternehmensbedürfnisse anpassen lassen.
• Klassisches Outsourcing: Weniger flexibel, langfristige Verträge und bestimmte Tätigkeiten behindern Modifikationen an veränderte Geschäftsanforderungen.

4.    Kostenstruktur:

• Managed IT-Services: Managed IT-Services verfügen über eine transparente Kostenstruktur basierend auf Abo-Modell. Dies erleichtert die Finanzplanung und vermeidet ungeplante Kosten.
• Klassisches Outsourcing: Beim klassischen IT-Outsourcing variieren die Ausgaben je nach Umfang und Dauer der Aufgaben, oft vorhabenorientiert oder nach Aufwand, was zu unvorhersehbaren Kosten führen kann.

So setzen Sie Managed IT-Services in Ihrem mittelständischen Unternehmen um!

Die Einführung von Managed IT-Services benötigt gründliche Vorbereitung und eine strukturierte Vorgehensweise. Hier sind die entscheidenden Schritte, die in Betracht gezogen werden sollten:

1.    Schritt 1: Bedarfsanalyse und Zielsetzung

Zu Beginn sollten mittelständische Unternehmen eine umfassende Anforderungsanalyse vornehmen. Ziel ist es, die konkreten IT-Anforderungen des Unternehmens zu identifizieren und eindeutige Ziele für die Einführung von Managed Services zu definieren. Denkbare Überlegungen könnten sein:

• Welche IT-Prozesse sollen ausgelagert werden?
• Welche internen Ressourcen sind vorhanden?
• Welche Service-Level-Agreements (SLAs) sind notwendig?

2.    Schritt 2: Auswahl eines passenden Managed-Service-Providers

Die Wahl des richtigen Managed-Service-Providers (MSP) ist ausschlaggebend für das Gelingen von Managed IT-Services. Dabei sollten KMUs diese Aspekte in Betracht ziehen:

1. Praxiswissen und Expertise: Der MSP sollte über belegbare Erfahrung im Bereich Managed Services besitzen, idealerweise in vergleichbaren Industrien.
2. Flexibilität und Skalierbarkeit: Der Service sollte flexibel und wachstumsfähig sein, um mit dem Zuwachs und den Veränderungen des Unternehmens mithalten zu können.
3. Technik und Innovation: Der MSP sollte zeitgemäße Techniken einsetzen und kontinuierlich in Neuerungen investieren, um den Unternehmen immer die besten Lösungen anbieten zu können.

3.    Schritt 3: Planung und Umsetzung

Nach der Entscheidung eines geeigneten Managed-Service-Providers folgt die detaillierte Planungsphase. Diese umfasst:

• Erstellung eines Umsetzungsplans mit deutlichen Meilensteinen und Zuständigkeiten.
• Schulung der Belegschaft, um den Übergang zu den Managed IT-Services störungsfrei zu organisieren.
• Einrichtung einer Kommunikationsplattform zwischen dem Betrieb und dem MSP, um eine reibungslos funktionierende Koordination zu sichern.

4.    Schritt 4: Monitoring und Optimierung

Nach der Implementierung ist es essentiell, die Performance der Managed IT-Services kontinuierlich zu überwachen. Wiederkehrende Überprüfungen und Berichte helfen, die Servicequalität zu evaluieren und Optimierungen vorzunehmen. Ein effektives Monitoring-System ermöglicht es, Störungen rechtzeitig zu identifizieren und zu beheben.

Fazit: Maximale IT-Effizienz und Sicherheit für Ihr Unternehmen!

Der nicht aufzuhaltende Trend zur digitalen Transformation und Automatisierung stellt KMUs vor immense Möglichkeiten und zugleich beispiellose Schwierigkeiten, wie etwa die Notwendigkeit, mit begrenzten Ressourcen Schritt zu halten, die IT-Sicherheit zu gewährleisten und die Unternehmensproduktivität zu erhöhen. Durch die Implementierung von Managed IT-Services können diese Schwierigkeiten jedoch wirkungsvoll bewältigt werden.
Managed IT-Services ermöglichen es Unternehmen, auf spezialisierte Fachwissen und modernste Technologien zuzugreifen, ohne hohe Investitionen in eigenes Personal und IT-Strukturen tätigen zu müssen. Dies leitet nicht nur zu einer signifikanten Erhöhung der IT-Produktivität und IT-Sicherheit, sondern auch zu einer deutlichen Reduktion der Ausgaben und einer nachhaltigeren Nutzung der Ressourcen.
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