Steigender Kostendruck und die Notwendigkeit, Geschäftsprozesse zu optimieren, machen die Wahl der richtigen Archivierungslösung entscheidend. Fehlerhafte Archivierung kann zu Bußgeldern und rechtlichen Problemen führen. Dieses Jahr gewinnt die GoBD-konforme Archivierung noch mehr an Bedeutung. Dieser Artikel präsentiert sechs führende GoBD-konforme Archivierungsprogramme und vergleicht deren Features, Preismodelle und Eignung für verschiedene Unternehmensgrößen. Sie lernen, welche Software am besten zu Ihren individuellen Anforderungen passt und wie Sie Ihre Archivierungsprozesse effizienter gestalten können.
Die Auswahl der richtigen Software ist der erste Schritt. Für Unternehmen, die ihre Prozesse weiter automatisieren möchten, ist es wichtig, sich einen Überblick über die verfügbaren Lösungen zu verschaffen. Ein guter Ausgangspunkt hierfür ist der Artikel "Business Process Automation Solutions for 2025". Dieser Artikel bietet wertvolle Einblicke in die Welt der Geschäftsprozessautomatisierung und hilft Ihnen, die passende Lösung zu finden.
Die folgenden Programme werden im Detail vorgestellt:
DocuWare ist eine führende GoBD-konforme Archivierungssoftware, die Unternehmen bei der digitalen Transformation ihrer Dokumentenprozesse unterstützt. Als umfassende Plattform für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung bietet DocuWare sichere, revisionssichere Dokumentenspeicherung, intelligente Indizierung und nahtlose Integration mit bestehenden Geschäftssystemen. Die Software gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der GoBD durch manipulationssichere Archivierung und detaillierte Audit-Trails. Damit entfällt die Notwendigkeit physischer Archivierung und schafft Platz, Zeit und Ressourcen.
Die Implementierung von DocuWare bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen jeder Größe. Durch die Automatisierung von Workflows werden Prozesse beschleunigt und Fehler reduziert. Die intelligente Volltextsuche ermöglicht den schnellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente, während die flexible Bereitstellung (On-Premise, Cloud und Mobile) den individuellen Bedürfnissen gerecht wird. Unternehmen gewinnen so mehr Kontrolle über ihre Dokumentenprozesse und können gleichzeitig die Compliance-Anforderungen erfüllen.
DocuWare wird branchenübergreifend eingesetzt und bewährt sich in verschiedenen Szenarien:
Um die sich wandelnden Anforderungen an die konforme Archivierung im Jahr 2025 zu verstehen, ist es hilfreich zu untersuchen, wie Software die Dokumentenverarbeitung im Allgemeinen optimiert. Hier finden Sie weitere Informationen zu document automation software solutions von DocsBot.
Eine erfolgreiche Implementierung von GoBD-konformer Archivierungssoftware erfordert sorgfältige Planung und Ausführung. Hier sind einige Tipps für den optimalen Einsatz von DocuWare:
Die folgenden GoBD-Highlights von DocuWare werden im Folgenden visualisiert, um einen schnellen Überblick zu ermöglichen.
Die Infografik fasst die Kernfunktionen von DocuWare übersichtlich zusammen: GoBD-konforme Archivierung, automatisierte Workflows und flexible Bereitstellung. Diese Kombination aus Sicherheit, Effizienz und Anpassungsfähigkeit macht DocuWare zu einer attraktiven Lösung für Unternehmen, die eine zuverlässige GoBD-konforme Archivierungssoftware suchen. Mehr Informationen zu DocuWare und revisionssicherer Archivierung finden Sie hier: Mehr über DocuWare erfahren.
DocuWare ist eine leistungsstarke und flexible Lösung für die GoBD-konforme Archivierung. Durch die Kombination von revisionssicherer Speicherung, automatisierten Workflows und flexibler Bereitstellung unterstützt die Software Unternehmen dabei, ihre Dokumentenprozesse zu optimieren und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Investition in eine solche Softwarelösung zahlt sich durch erhöhte Effizienz, reduzierte Kosten und verbesserte Compliance aus.
EASY Archive ist eine spezialisierte deutsche Archivierungslösung, die speziell für die GoBD-Konformität und die langfristige Dokumentenaufbewahrung entwickelt wurde. Sie konzentriert sich auf die Bereitstellung einer rechtskonformen Archivierung für Buchhaltungsdokumente, E-Mails und geschäftskritische Dateien mit Schwerpunkt auf den Anforderungen des deutschen Steuerrechts und der Audit-Bereitschaft. EASY Archive gewährleistet die Unveränderbarkeit der archivierten Dokumente und bietet detaillierte Protokollierung aller Vorgänge, um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen.
Die Implementierung von EASY Archive bietet deutschen Unternehmen, insbesondere im Mittelstand, entscheidende Vorteile. Durch die automatisierte Archivierung werden Prozesse beschleunigt und manuelle Fehler reduziert. Die revisionssichere Speicherung garantiert die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, während die Integration mit gängigen Buchhaltungssystemen einen reibungslosen Datenaustausch ermöglicht.
EASY Archive wird in verschiedenen Branchen und Szenarien eingesetzt:
Für eine erfolgreiche Implementierung von EASY Archive sollten folgende Punkte beachtet werden:
EASY Archive ist eine leistungsstarke und zuverlässige Lösung für die GoBD-konforme Archivierung, die speziell auf die Bedürfnisse deutscher Unternehmen zugeschnitten ist. Durch die Fokussierung auf revisionssichere Speicherung, Automatisierung und Integration mit bestehenden Systemen bietet EASY Archive eine effiziente und rechtskonforme Lösung für die Dokumentenarchivierung. Die Investition in EASY Archive trägt dazu bei, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen, Prozesse zu optimieren und die Datensicherheit zu gewährleisten. Insbesondere für Unternehmen, die mit sensiblen Finanzdaten arbeiten, ist eine solche Lösung unerlässlich.
OpenText Extended ECM ist eine GoBD-konforme Archivierungssoftware für Unternehmen, die ein umfassendes Content-Management bietet. Sie unterstützt die digitale Transformation von Dokumentenprozessen und ermöglicht eine sichere, revisionssichere Archivierung. Mit Funktionen wie automatisiertem Retention-Management und nahtloser Integration in SAP und andere Unternehmenssysteme eignet sich OpenText Extended ECM besonders für große Organisationen mit komplexen Compliance-Anforderungen. Die Software gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der GoBD und optimiert die Dokumentenprozesse.
OpenText Extended ECM bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Die Plattform ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Dokumente und Informationen. Durch die Automatisierung von Workflows werden Prozesse beschleunigt und Fehler reduziert. Die verbesserte Transparenz und Kontrolle über die Dokumentenprozesse trägt zur Einhaltung der Compliance-Anforderungen bei. Die Integration mit bestehenden Systemen, wie SAP, vereinfacht den Datenaustausch und optimiert die Geschäftsabläufe.
OpenText Extended ECM wird in verschiedenen Branchen erfolgreich eingesetzt:
Diese Beispiele verdeutlichen die Vielseitigkeit und Skalierbarkeit der Software. Sie eignet sich für Unternehmen jeder Größe und Branche, die eine zuverlässige und GoBD-konforme Archivierungslösung benötigen. Für weitere Informationen zur Optimierung der Dokumentenverarbeitung, finden Sie hier mehr über document automation software solutions von DocsBot.
Die Implementierung von OpenText Extended ECM erfordert eine strukturierte Vorgehensweise. Folgende Tipps helfen bei der erfolgreichen Einführung:
Durch die Berücksichtigung dieser Tipps können Unternehmen die Implementierung von OpenText Extended ECM erfolgreich durchführen und die Vorteile der Software optimal nutzen.
OpenText Extended ECM ist eine leistungsstarke Lösung für die GoBD-konforme Archivierung. Sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Dokumentenprozesse zu optimieren, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Effizienz zu steigern. Die Investition in OpenText Extended ECM zahlt sich langfristig durch verbesserte Kontrolle, reduzierte Kosten und erhöhte Sicherheit aus.
AMAGNO ist ein in Deutschland entwickeltes digitales Dokumentenmanagementsystem, das moderne Benutzerfreundlichkeit mit GoBD-konformer Archivierung kombiniert. Es bietet intelligente Dokumentenverarbeitung, automatisierte Workflows und nahtlose Kollaborationsfunktionen unter strikter Einhaltung der deutschen Archivierungsvorschriften. AMAGNO ermöglicht Unternehmen, ihre papierbasierten Prozesse zu digitalisieren und so die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Die Implementierung von AMAGNO bietet Unternehmen vielfältige Vorteile. Durch die Automatisierung von Workflows werden Prozesse deutlich beschleunigt und Fehler reduziert. Die intelligente Dokumentenerkennung und -klassifizierung mithilfe von KI minimiert den manuellen Aufwand. Die zentrale, sichere Ablage aller Dokumente ermöglicht einen schnellen und einfachen Zugriff für berechtigte Mitarbeiter.
AMAGNO wird in verschiedenen Branchen und Szenarien erfolgreich eingesetzt:
Für eine erfolgreiche Implementierung von AMAGNO sollten folgende Tipps beachtet werden:
AMAGNO hebt sich durch seine intuitive Benutzeroberfläche und die Integration von KI-gestützten Funktionen hervor. Dies erleichtert die Anwenderfreundlichkeit und ermöglicht eine effiziente Automatisierung von Dokumentenprozessen. Die Software eignet sich besonders für Unternehmen, die Wert auf moderne Technologie und einfache Bedienung legen und gleichzeitig die GoBD-Konformität sicherstellen möchten.
AMAGNO ist eine leistungsstarke Lösung für die GoBD-konforme Archivierung, die durch ihre Benutzerfreundlichkeit und KI-Integration besticht. Sie unterstützt Unternehmen dabei, ihre Dokumentenprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Investition in AMAGNO zahlt sich durch erhöhte Effizienz, verbesserte Compliance und einen modernen Arbeitsplatz aus.
Windream ist eine umfassende Enterprise Content Management (ECM) Lösung, die GoBD-konforme Archivierung mit einem starken Fokus auf die Anforderungen des deutschen Marktes bietet. Die Plattform vereint Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und Langzeitarchivierung und zeichnet sich insbesondere durch die nahtlose Integration mit deutscher Business-Software aus. So unterstützt Windream Unternehmen dabei, ihre digitalen Dokumente rechtskonform und effizient zu verwalten.
Windream bietet Unternehmen vielfältige Vorteile. Die zentrale Ablage aller Dokumente sorgt für Transparenz und vereinfacht die Suche. Automatisierte Workflows beschleunigen Geschäftsprozesse und reduzieren Fehlerquellen. Die revisionssichere Archivierung gewährleistet die Einhaltung der GoBD und anderer Compliance-Vorgaben. Durch die Integration mit bestehender Software, wie z.B. DATEV, wird die Datensicherheit im Unternehmen erhöht und die Effizienz gesteigert. Mehr dazu erfahren Sie hier: Mehr über Datensicherheit im Unternehmen erfahren.
Windream bewährt sich in verschiedenen Branchen und Anwendungsfällen:
Die Software eignet sich besonders für Unternehmen, die Wert auf eine starke Integration mit deutscher Business-Software legen und ihre Dokumentenprozesse umfassend digitalisieren möchten.
Eine erfolgreiche Implementierung von Windream erfordert eine strukturierte Vorgehensweise:
Durch die Berücksichtigung dieser Tipps können Unternehmen den vollen Nutzen von Windream ausschöpfen und ihre Dokumentenprozesse optimieren.
Windream ist eine leistungsstarke Lösung für Unternehmen, die eine GoBD-konforme Archivierung mit Fokus auf den deutschen Markt suchen. Die Software bietet umfassende Funktionen für Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und Langzeitarchivierung. Die Integration mit deutscher Business-Software und die flexible Anpassbarkeit an individuelle Bedürfnisse machen Windream zu einer attraktiven Option für Unternehmen jeder Größe. Die Investition in eine solche Softwarelösung zahlt sich durch erhöhte Effizienz, reduzierte Kosten und verbesserte Compliance aus.
Microsoft SharePoint, in Kombination mit entsprechenden Compliance-Funktionen und Drittanbieter-Add-ons, bietet die Möglichkeit zur GoBD-konformen Archivierung. Die Plattform nutzt Microsofts umfassende Tools für Information Governance, Aufbewahrungsrichtlinien und Audit-Funktionen, um die deutschen Archivierungsanforderungen zu erfüllen und sich nahtlos in das Microsoft-Ökosystem zu integrieren. Dies ermöglicht eine zentrale und effiziente Verwaltung aller relevanten Dokumente.
Die Nutzung von SharePoint für die GoBD-konforme Archivierung bietet Unternehmen diverse Vorteile. Die Integration in die bestehende Microsoft-Infrastruktur reduziert den Schulungsaufwand und vereinfacht die Administration. Die flexible Anpassbarkeit an unternehmensspezifische Anforderungen ermöglicht eine maßgeschneiderte Lösung für die Dokumentenverwaltung. Durch die Automatisierung von Workflows und die zentrale Dokumentenablage werden Prozesse optimiert und die Effizienz gesteigert.
SharePoint mit GoBD-konformen Erweiterungen wird in verschiedenen Szenarien eingesetzt:
Die erfolgreiche Implementierung von SharePoint als GoBD-konforme Archivierungslösung erfordert eine strategische Vorgehensweise:
Probleme mit Berechtigungen in SharePoint können die Implementierung erschweren. Mehr Informationen zu fehlenden Berechtigungen auf SharePoint-Seiten in Microsoft 365 finden Sie hier.
Microsoft SharePoint mit entsprechenden Compliance-Features bietet eine solide Basis für GoBD-konforme Archivierung. Durch die Integration in das Microsoft-Ökosystem, die flexible Anpassbarkeit und die Möglichkeit zur Automatisierung von Workflows unterstützt SharePoint Unternehmen dabei, ihre Dokumentenprozesse zu optimieren und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Investition in die richtige Konfiguration und Schulung zahlt sich durch erhöhte Effizienz, verbesserte Compliance und reduzierte Kosten aus.
| Plattform | Implementierungskomplexität 🔄 | Ressourcenbedarf ⚡ | Erwartete Ergebnisse 📊 | Ideale Anwendungsfälle 💡 | Hauptvorteile ⭐ |
|---|---|---|---|---|---|
| DocuWare | Mittel bis Hoch (umfangreiche Funktionen) | Mittel bis Hoch (Lizenzen, Schulung) | GoBD-konforme Archivierung, automatisierte Workflows | Mittelgroße bis große Unternehmen, Compliance-orientiert | Flexible Bereitstellung, starke Integration |
| EASY Archive | Niedrig (einfachere Einrichtung) | Gering bis Mittel | Rechtskonforme Archivierung für Buchhaltungsbelege | KMU, Steuerberater, fokussiert auf Buchhaltung | Speziell für deutsche Anforderungen, kosteneffizient |
| OpenText Extended ECM | Sehr hoch (komplexe Enterprise-Lösung) | Hoch (hohe Kosten, Experten nötig) | Umfassende Governance, skalierbare Compliance | Große Konzerne, SAP-Anwender | Enterprise-Qualität, starke SAP-Integration |
| AMAGNO | Mittel (benutzerfreundlich, moderner Ansatz) | Mittel (KI-Features, Support) | Intelligente Dokumentenverarbeitung, moderne UI | Mittelständische Unternehmen, Digitalisierungsprojekte | KI-gestützt, gutes Preis-Leistungsverhältnis |
| Windream | Mittel (ECM mit Fokus auf deutsche Märkte) | Mittel | Umfassendes Dokumentenmanagement, GoBD-konform | Deutsche Unternehmen mit ERP-Anbindung | Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, lokaler Support |
| Microsoft SharePoint mit Compliance | Mittel bis Hoch (Konfiguration/ Add-ons nötig) | Mittel bis Hoch (Abos, Add-ons) | Integrierte Compliance, automatisierte Retention | Unternehmen im Microsoft-Ökosystem | Bekannte Plattform, starke Office-Integration |
Die Suche nach der optimalen GoBD konformen Archivierungssoftware kann angesichts der Vielzahl an Anbietern und Funktionen durchaus komplex erscheinen. Dieser Artikel hat Ihnen sechs führende Lösungen vorgestellt, von etablierten Anbietern wie DocuWare und OpenText bis hin zu spezialisierten Plattformen wie AMAGNO und Windream. Auch die Erweiterung von Microsoft SharePoint um Compliance-Funktionen wurde beleuchtet, um Ihnen ein breites Spektrum an Möglichkeiten aufzuzeigen.
Die vorgestellten Lösungen unterscheiden sich in ihren Features, Preismodellen und der Ausrichtung auf spezifische Zielgruppen. So eignet sich DocuWare beispielsweise hervorragend für Unternehmen, die einen starken Fokus auf Workflow-Automatisierung legen, während EASY Archive durch seine Skalierbarkeit besonders für wachsende Unternehmen attraktiv ist. OpenText Extended ECM wiederum richtet sich an Konzerne mit komplexen Anforderungen an Dokumentenmanagement und Compliance.
Bei der Auswahl der passenden GoBD konformen Archivierungssoftware stehen Ihre individuellen Bedürfnisse im Vordergrund. Berücksichtigen Sie die Größe Ihres Unternehmens, den Umfang Ihres Dokumentenaufkommens und die Komplexität Ihrer Prozesse. Spielen Integrationen mit bestehenden IT-Systemen wie DATEV, Microsoft 365 oder Ihrem Dokumentenmanagement System eine wichtige Rolle? Benötigen Sie spezielle Funktionen für die revisionssichere Archivierung? Diese Fragen helfen Ihnen, die Auswahl einzugrenzen.
Neben den funktionalen Anforderungen spielen natürlich auch Budget und Implementierungsaufwand eine entscheidende Rolle. Während einige Lösungen Cloud-basiert und schnell einsatzbereit sind, erfordern andere möglicherweise eine umfangreichere Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Kalkulieren Sie die Kosten für Lizenzen, Schulungen und den laufenden Betrieb sorgfältig.
Die Implementierung einer GoBD konformen Archivierungssoftware ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung Ihres Unternehmens. Sie optimiert Ihre Prozesse, minimiert Risiken im Zusammenhang mit der Datenspeicherung und schafft eine solide Grundlage für zukünftiges Wachstum. Gerade bei komplexen Anforderungen kann es sinnvoll sein, professionelle Beratung durch Experten in Anspruch zu nehmen.
Denken Sie auch an die Zukunft. Eine flexible und skalierbare Lösung ermöglicht es Ihnen, wachsendes Datenvolumen und sich ändernde gesetzliche Anforderungen problemlos zu bewältigen. Achten Sie auf Anbieter, die innovative Technologien wie Künstliche Intelligenz in ihre Lösungen integrieren, um Ihnen auch zukünftig einen Wettbewerbsvorteil zu sichern.
Sie möchten die optimale GoBD-konforme Archivierungssoftware für Ihr Unternehmen finden und eine reibungslose Implementierung sicherstellen? Deeken.Technology GmbH unterstützt Sie mit umfassender Expertise und individuellen Lösungen bei der Auswahl und Integration der passenden Software. Besuchen Sie Deeken.Technology GmbH für weitere Informationen.