Wenn in Ihrem Unternehmen jeden Monat dieselbe Excel-Datei geöffnet wird, beginnt oft dieselbe Schleife. CSV aus DATEV exportieren, Spalten sortieren, Formate bereinigen, Dubletten suchen, Pivot aktualisieren, Bericht weiterleiten. Fachlich ist das kein schwieriger Prozess. Operativ kostet er trotzdem Zeit, Nerven und unnötige Fehler.
Genau an dieser Stelle taucht die Frage auf: was sind makros in excel eigentlich wirklich. Für viele sind Makros nur ein kleiner Button unter „Entwicklertools“. Für Geschäftsführer und IT-Leiter sind sie aber mehr als das. Sie sind ein Produktivitätswerkzeug, ein Sicherheitsrisiko und in regulierten Umgebungen auch ein Governance-Thema.
In der Praxis sehe ich zwei typische Extreme. Das eine Team aktiviert Makros pauschal, weil „der Bericht sonst nicht läuft“. Das andere Team sperrt alles, weil Makros als gefährlich gelten. Beides ist zu kurz gedacht. Der sinnvolle Weg liegt dazwischen. Makros gezielt einsetzen, technisch absichern und dort ablösen, wo moderne Cloud-Prozesse die bessere Wahl sind.
Was genau ist ein Excel-Makro?
Ein Excel-Makro ist im Kern ein aufgezeichnetes Rezept für wiederkehrende Arbeitsschritte. Excel merkt sich, was ein Nutzer tut, und kann diese Reihenfolge später auf Knopfdruck erneut ausführen. Wenn also jeden Freitag dieselben Klicks, Eingaben und Formatierungen anfallen, dann lässt sich daraus ein Makro machen.
Die technische Basis
Technisch laufen klassische Excel-Makros über VBA, also Visual Basic for Applications. Der zugrunde liegende Code liegt im VBA-Editor, der über die Registerkarte „Entwickler“ oder per ALT+F11 erreichbar ist. Bei der Aufzeichnung erzeugt Excel automatisch VBA-Code, etwa zum Setzen eines Zellwerts wie Range("A1").Value = "Daten" oder zum Anwenden von Formatierungen. Microsoft beschreibt diesen Mechanismus im eigenen Leitfaden zum Erstellen eines Makros in Excel.
Für den Alltag ist das wichtig, weil Makros dadurch berechenbar werden. Sie sind keine Black Box. Ein Makro besteht aus Anweisungen, die geprüft, dokumentiert und verbessert werden können.
Drei Arten, die man unterscheiden sollte
Im Unternehmensumfeld werfe ich nicht alles in einen Topf. Es gibt drei verschiedene Welten:
- VBA-Makros sind der Klassiker. Sie laufen stark datei- und desktopbezogen und sind in vielen Bestandsprozessen noch verbreitet.
- Office Scripts sind moderner und eher auf Microsoft-365- und Browser-Szenarien ausgerichtet.
- XLM-Makros stammen aus einer älteren Excel-Welt und gehören aus Sicherheits- und Betriebsgründen kritisch geprüft oder möglichst abgelöst.
Praxisregel: Wenn Mitarbeitende „Makros in Excel“ sagen, meinen sie fast immer VBA. Für IT-Verantwortliche reicht diese Vereinfachung aber nicht aus, weil Sicherheits- und Betriebsmodelle je nach Technik deutlich auseinandergehen.
Warum das für KMU relevant ist
Für ein deutsches KMU sind Makros oft deshalb attraktiv, weil sie ohne grosses Projekt sofort Nutzen bringen. Ein sauber aufgezeichnetes Makro kann Datensätze bereinigen, Standardberichte aufbauen oder Eingaben in eine feste Reihenfolge bringen. Gerade in kaufmännischen Prozessen funktioniert das gut, solange die Datei-Struktur stabil bleibt.
Was in vielen Einführungen fehlt, ist der zweite Teil der Wahrheit. Makros automatisieren nicht nur Arbeit, sondern auch Risiko, wenn sie unkontrolliert verteilt werden. Darum sollte man Makros nie nur als Komfortfunktion sehen, sondern als kleinen Baustein der Unternehmens-IT, der genauso Regeln braucht wie jede andere Automatisierung.
Praktische Anwendungsfälle die Zeit und Geld sparen
Im Mittelstand entstehen die besten Makro-Anwendungen selten in grossen Innovationsprojekten. Sie entstehen dort, wo Teams Monat für Monat dieselbe Routine ausführen. Buchhaltung, Controlling, Vertrieb und Personalabteilung sind typische Kandidaten.
DATEV-Exporte aufbereiten
Ein typisches Beispiel ist der Monatsabschluss. CSV-Dateien werden aus DATEV exportiert, in Excel importiert, formatiert und anschliessend in Pivot-Auswertungen überführt. In einem typischen KMU-Szenario kann ein Makro genau diesen Ablauf automatisieren. Ein manueller Prozess von 15 Minuten sinkt dabei auf unter 5 Sekunden, was bei monatlichen Abschlüssen zu einer Zeitersparnis von über 90% führt, wie Microsoft im Kontext von Makro-Automatisierung beschreibt.
Der Punkt ist nicht nur die Geschwindigkeit. Der Nutzen liegt vor allem in der Reproduzierbarkeit. Wenn die Tabelle jedes Mal gleich aufgebaut wird, diskutiert das Team weniger über Spaltenfehler und mehr über die eigentlichen Zahlen.
Wiederkehrende Büroprozesse standardisieren
Makros helfen auch ausserhalb der Finanzabteilung. Einige häufige Einsatzfelder:
- Rechnungslisten vereinheitlichen. Unterschiedliche Formate aus mehreren Abteilungen lassen sich in ein einheitliches Layout überführen.
- Vertriebsreports aktualisieren. Filter, Sortierungen und Standarddiagramme werden in derselben Reihenfolge ausgeführt.
- Schicht- oder Einsatzpläne nachbearbeiten. Wer noch mit Excel plant, kennt die vielen kleinen Formatierungsarbeiten. In solchen Fällen lohnt sich oft auch ein Blick auf diesen Beitrag zum Dienstpläne erstellen in Excel, weil dort sichtbar wird, an welcher Stelle reine Tabellenpflege kippt und Automatisierung Sinn ergibt.
Wo Makros besonders gut funktionieren
Makros sind stark, wenn drei Bedingungen erfüllt sind:
- Der Ablauf ist stabil. Die Arbeitsschritte ändern sich nicht jede Woche.
- Die Datenstruktur ist bekannt. Spalten, Reiter und Dateiformate bleiben konsistent.
- Die Ausführung ist lokal beherrschbar. Das Makro arbeitet in klar definierten Dateien und nicht in einem wilden Mix aus Freigaben, Cloud-Diensten und Dritttools.
Wenn ein Prozess immer dieselben Klicks verlangt, ist das meist kein Mitarbeiterproblem, sondern ein Automatisierungskandidat.
Viele Unternehmen suchen an dieser Stelle nach einem digitaler Kollege zur Aufgabenautomatisierung. Das ist ein sinnvoller Denkansatz, solange man nüchtern bleibt. Nicht jede Aufgabe braucht sofort eine grosse Plattform. Manchmal ist ein gut gebautes Excel-Makro die wirtschaftlichste Lösung.
Was in der Praxis nicht gut funktioniert
Makros scheitern oft dort, wo sie als universelles Werkzeug missbraucht werden. Wenn mehrere Teams dieselbe Datei parallel bearbeiten, Dateipfade sich laufend ändern oder Prozesse über SharePoint, Telefonie, DMS und Cloud-Systeme hinweg laufen, wird VBA schnell fragil. Dann spart das Makro anfangs Zeit und erzeugt später Betriebsaufwand.
Für Geschäftsführer ist das die eigentliche ROI-Frage. Nicht nur: „Wie schnell automatisiert es?“ Sondern: „Wie stabil läuft es nach sechs Monaten noch?“ Ein Makro ist dann sinnvoll, wenn es eine klare Routine zuverlässig ersetzt. Nicht, wenn es eine unklare Prozesslandschaft nur notdürftig zusammenhält.
Der blinde Fleck: Sicherheitsrisiken durch Makro-Code
Viele erklären Makros als Effizienzfunktion. Das ist nur die halbe Wahrheit. Makro-Code ist ausführbarer Code. Und alles, was Code ausführt, muss unter Sicherheitsgesichtspunkten bewertet werden.
Warum Makros ein Einfallstor sein können
Angreifer nutzen seit Jahren Office-Dateien, weil sie im Büroalltag normal wirken. Eine Excel-Datei mit einer angeblichen Rechnung, einer Lieferantenliste oder einer Bewerbung wirkt auf den ersten Blick harmlos. Sobald Nutzer Makros unkritisch aktivieren, kann sich dahinter aber Schadcode verbergen.
Das Problem ist nicht nur Malware im klassischen Sinn. Unsichere Makros können auch dazu führen, dass Daten unkontrolliert verarbeitet, externe Inhalte nachgeladen oder interne Abläufe manipuliert werden. In einem regulierten Unternehmen ist das kein Randthema, sondern ein Risiko für Vertraulichkeit, Integrität und Nachvollziehbarkeit.
Die eigentliche Lücke liegt in der Organisation
Besonders kritisch ist die Kombination aus hoher Nutzung und schwacher Absicherung. Laut den in einem Fachbeitrag zusammengefassten Bitkom-Daten nutzen 68% der deutschen Unternehmen makro-basierte Automatisierungen, aber nur 32% sichern diese aktiv mit technischen Kontrollen wie Zugriffssteuerungen oder digitalen Signaturen ab. Genau diese Lücke macht Makros im Alltag so problematisch, wie der Beitrag zu Makros und ihren Sicherheitsaspekten ausführt.
Das deckt sich mit dem, was man in Audits regelmässig sieht. Makros existieren, aber niemand weiss genau:
- wer sie erstellt hat,
- welche Datei die freigegebene Version ist,
- ob Änderungen dokumentiert wurden,
- ob das Makro wirklich aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
Ein Makro ist nicht deshalb sicher, weil es intern gebaut wurde. Es ist sicher, wenn Herkunft, Zweck, Berechtigung und Änderungskontrolle sauber geregelt sind.
Typische Risikoszenarien im KMU
Im Mittelstand tauchen dieselben Muster wieder auf. Nicht weil jemand fahrlässig handeln will, sondern weil Prozesse historisch gewachsen sind.
- Freigabe per Zuruf. Eine Fachabteilung erhält eine Datei und aktiviert Makros, weil „die Auswertung sonst nicht funktioniert“.
- Dateiversand per E-Mail. Versionen zirkulieren in Postfächern, statt aus einem kontrollierten Speicherort geladen zu werden.
- Personenabhängige Logik. Nur ein Mitarbeiter kennt den Code. Fällt er aus, weiss niemand, was das Makro tatsächlich tut.
- Fehlende Trennung von Test und Produktivbetrieb. Änderungen werden direkt in der Live-Datei vorgenommen.
Was oft unterschätzt wird
Nicht jedes Risiko ist spektakulär wie Ransomware. In vielen Fällen ist der Schaden stiller. Ein Makro schreibt Daten in die falsche Spalte, blendet Prüfschritte aus oder greift auf veraltete Pfade zu. Dann entstehen Fehler im Berichtswesen oder in kaufmännischen Prozessen, ohne dass sofort ein Alarm ausgelöst wird.
Für die IT-Leitung bedeutet das: Makro-Sicherheit ist nicht nur Endpoint-Schutz. Es ist auch Prozesssicherheit. Wer nur auf Schadsoftware schaut, übersieht die betriebliche Seite des Problems.
Makro-Governance für NIS-2-Compliance und Audits
Sobald ein Unternehmen unter NIS-2-Druck steht oder auditierbare Prozesse braucht, reicht die einfache Frage „Dürfen wir Makros aktivieren?“ nicht mehr aus. Dann geht es um Regeln, Verantwortlichkeiten und technische Leitplanken.
Governance beginnt mit einer einfachen Entscheidung
Unternehmen brauchen keine diffuse Makro-Policy, sondern eine klare Betriebsentscheidung. Entweder Makros sind für definierte Prozesse erlaubt, oder sie sind es nicht. Dazwischen liegt in der Praxis nur Chaos.
Ein belastbares Modell trennt deshalb zwischen erlaubten, gesperrten und abzulösenden Makros. Diese Einteilung ist für Audits deutlich wertvoller als ein pauschaler Hinweis im IT-Handbuch.
Die Kontrollen, die in der Praxis funktionieren
Für KMU haben sich vor allem diese Massnahmen bewährt:
- Zentrale Richtlinien. Makro-Einstellungen gehören in eine zentral verwaltete Office- und Windows-Policy, nicht in lokale Einzelentscheidungen.
- Vertrauenswürdige Speicherorte. Dateien mit erlaubten Makros sollten nur aus definierten Ablagen stammen.
- Digitale Signaturen. Signierte Makros verbessern die Nachvollziehbarkeit von Herkunft und Integrität.
- Rollen und Freigaben. Fachabteilung, IT und Compliance sollten unterschiedliche Aufgaben haben. Wer ein Makro nutzt, sollte es nicht automatisch auch freigeben.
- Dokumentation. Zweck, Eigentümer, Änderungsstand und Prüfstatus müssen nachvollziehbar sein.
Diese Kontrollen bremsen Produktivität nicht aus. Sie verhindern vor allem, dass produktive Abläufe auf inoffiziellen Dateien oder Einzelwissen beruhen.
Warum NIS-2 das Thema verschärft
Einem BSI-Report für das Jahr 2025 zufolge stiegen Meldungen im Rahmen von NIS-2 um 45%, wobei unsicher konfigurierte Makros häufig als kritische Schwachstelle identifiziert wurden. Das zeigt der oben genannte Fachbeitrag zu Makros und IT-Sicherheit. Für IT-Leiter ist das ein klares Signal: Auch kleine lokale Automatisierungen können regulatorisch relevant werden, wenn sie sensible Prozesse berühren.
In deutschen Unternehmen kommt noch ein weiterer Punkt dazu. Nicht nur Makros erzeugen Schattenprozesse. Das gilt inzwischen auch für unkontrolliert eingesetzte KI-Werkzeuge. Wer Governance sauber aufbauen will, sollte deshalb Makro-Regeln nicht isoliert betrachten. Der Blick auf Themen wie Schutz vor Schatten-KI hilft dabei, dieselbe Grundlogik auf neue Automatisierungsformen zu übertragen.
Sicherheit entsteht nicht dadurch, dass man alles verbietet. Sicherheit entsteht, wenn erlaubte Automatisierung sauber eingegrenzt, dokumentiert und überwacht wird.
Audit-fest statt ad hoc
Aus Sicht eines Audits zählen drei Fragen besonders:
| Prüffrage | Worauf Auditoren achten |
|---|---|
| Ist die Nutzung geregelt | Gibt es verbindliche Vorgaben statt Einzelfallentscheidungen |
| Ist die Herkunft prüfbar | Sind Speicherort, Signatur und Freigabe nachvollziehbar |
| Ist der Betrieb beherrscht | Gibt es Verantwortliche, Änderungsprozesse und Notfallwissen |
Wer sich mit der praktischen NIS-2 Umsetzung in Deutschland beschäftigt, merkt schnell, dass genau diese Steuerungsfragen immer wieder auftauchen. Makros sind dabei kein Sonderfall. Sie sind nur ein oft übersehener Teil derselben Pflicht.
An dieser Stelle kann ein externer Partner sinnvoll sein. Deeken.Technology GmbH unterstützt Unternehmen dabei, Makro-Nutzung in eine belastbare Sicherheits- und Compliance-Struktur einzubetten, etwa über Richtlinien, Prüfprozesse und saubere Betriebsmodelle. Entscheidend ist weniger das Tool als die Disziplin im Umgang damit.
Sichere Makro-Nutzung und moderne Alternativen
Nicht jedes Makro sollte modernisiert werden. Aber auch nicht jedes Makro sollte bleiben. In Cloud-orientierten Umgebungen ist die wichtigere Frage oft nicht mehr „Wie bauen wir das nächste VBA-Makro?“, sondern „Ist VBA für diesen Prozess überhaupt noch die richtige Plattform?“
Eine DATEV-Umfrage von 2025 zeigt, dass 61% der deutschen KMU im Zuge ihrer Cloud-Migration aktiv von dateibasierten VBA-Makros zu cloud-nativen Lösungen wie Power Automate wechseln, um moderne Systemlandschaften besser zu integrieren. Diese Entwicklung wird in einem Beitrag zu Makros in Excel und modernen Alternativen aufgegriffen.
Wann VBA weiterhin sinnvoll ist
VBA bleibt nützlich, wenn ein Prozess lokal, klar begrenzt und stark Excel-zentriert ist. Ein gutes Beispiel sind interne Auswertungsdateien mit fester Struktur, die von einem kleinen Nutzerkreis in einer kontrollierten Umgebung verwendet werden.
Typische Stärken von VBA:
- schnelle Desktop-Automatisierung innerhalb einer Arbeitsmappe
- direkte Steuerung von Zellinhalten, Formaten und klassischen Excel-Objekten
- gute Eignung für bestehende Fachabteilungsprozesse mit wenig Systemkopplung
Wann Power Automate die bessere Wahl ist
Sobald Prozesse Dienste verbinden sollen, kippt das Bild. Wenn Excel, SharePoint, Freigaben, Benachrichtigungen und Freigabewege zusammenspielen, ist eine cloud-native Low-Code-Lösung oft stabiler. Sie passt besser zu verteilten Teams, hybrider Arbeit und standardisierten Freigaben.
Wer die technische Seite von VBA trotzdem sauber einordnen will, findet im Beitrag zum Excel VBA öffnen und Makros sicher verwalten eine gute Grundlage. Gerade für Entscheider ist das hilfreich, um nicht jede Excel-Automatisierung vorschnell in denselben Topf zu werfen.
Vergleich von VBA-Makros und Power Automate
| Kriterium | VBA-Makros | Power Automate |
|---|---|---|
| Einsatzort | Vor allem in Excel-Dateien und lokalem Office-Kontext | Vor allem in cloud-nativen und dienstübergreifenden Workflows |
| Stärke | Schnelle Automatisierung innerhalb der Datei | Verbindung mehrerer Systeme und standardisierte Abläufe |
| Schwäche | Fragiler bei verteilten, dateibasierten Umgebungen | Für sehr einfache Excel-Routinen oft aufwendiger |
| Governance | Braucht strikte Datei-, Signatur- und Richtlinienkontrolle | Lässt sich besser in zentrale Cloud-Prozesse einbetten |
| Geeignet für | Einzelne Fachprozesse mit stabiler Struktur | Freigaben, Benachrichtigungen, Integrationen und hybride Arbeit |
Wer heute neu automatisiert, sollte nicht reflexartig VBA wählen. Erst den Prozess betrachten, dann das Werkzeug.
Die pragmatische Entscheidung
In vielen KMU entsteht am Ende eine Mischform. Bestehende, stabile Makros bleiben zunächst erhalten und werden abgesichert. Neue Prozesse werden eher cloud-nativ gedacht. Das ist meist vernünftiger als ein harter Komplettumbau oder das Festhalten an jeder alten Excel-Datei.
Entscheidend ist die Richtung. Wenn Ihre Automatisierung von einer Datei lebt, ist VBA oft ausreichend. Wenn Ihr Prozess von Zusammenarbeit, Freigaben und Systemintegration lebt, ist eine moderne Plattform meist tragfähiger.
IT-Strategie: Wann sich Managed Services für Makros lohnen
Excel-Makros wirken klein. Strategisch sind sie es oft nicht. Sie berühren Produktivität, Berechtigungen, Compliance, Dokumentation und im Ernstfall sogar Meldepflichten. Genau deshalb unterschätzen viele Unternehmen den Betriebsaufwand.
Intern kann ein Eigenbetrieb gut funktionieren, wenn die Rahmenbedingungen sauber sind. Dazu gehören eine kleine Zahl klar dokumentierter Makros, feste Verantwortliche, kontrollierte Speicherorte und eine IT, die Richtlinien konsequent umsetzt. Dann bleibt das Thema beherrschbar.
Kritisch wird es, wenn Makros historisch gewachsen sind und niemand mehr den Gesamtüberblick hat. Das erkennt man an typischen Symptomen. Dateien liegen mehrfach im Umlauf, Änderungen passieren direkt im Produktivbetrieb, Fachabteilungen bauen eigene Abhängigkeiten auf und die IT wird erst gerufen, wenn etwas blockiert oder ein Audit ansteht.
Woran man den Kipppunkt erkennt
Managed Services oder externe Unterstützung lohnen sich meist dann, wenn mehrere dieser Punkte zusammenkommen:
- Regulatorischer Druck. NIS-2, Audit-Anforderungen oder Kundenvorgaben verlangen nachvollziehbare Kontrollen.
- Verteilte Verantwortung. Mehrere Abteilungen nutzen Makros, aber niemand besitzt eine zentrale Sicht auf Risiken und Freigaben.
- Cloud-Migration. Bestehende VBA-Logik muss bewertet werden, bevor sie in hybride oder cloud-nahe Prozesse rutscht.
- Personenabhängigkeit. Einzelne Mitarbeitende halten kritisches Wissen, das weder dokumentiert noch vertreten ist.
Was ein externer Blick besser lösen kann
Ein spezialisierter IT-Partner bringt vor allem Struktur hinein. Nicht durch mehr Komplexität, sondern durch klare Entscheidungen. Welche Makros bleiben. Welche werden abgesichert. Welche gehören ersetzt. Und welche dürfen schlicht nicht mehr produktiv laufen.
Das ist der wirtschaftliche Kern des Themas. Unternehmen sparen nicht nur Zeit durch Automatisierung. Sie sparen auch Folgekosten, wenn Sicherheits- und Betriebsprobleme früh sauber gelöst werden. Makros sind nützlich. Aber nur dann, wenn sie nicht zu stillen Risiken im Tagesgeschäft werden.
Wenn Sie klären möchten, welche Excel-Makros in Ihrem Unternehmen sinnvoll, sicher und NIS-2-tauglich betrieben werden können, lohnt sich ein strukturierter Blick auf Prozesse, Richtlinien und Alternativen. Deeken.Technology GmbH unterstützt Unternehmen dabei, bestehende Makros zu bewerten, sichere Governance aufzubauen und dort auf moderne Automatisierung umzusteigen, wo VBA nicht mehr zur IT-Strategie passt.
