IT-Onboarding: Neu gewonnene Arbeitnehmer effektiv und sicher einbinden!

Es gibt keine 2. Gelegenheit für einen ersten Eindruck – das gilt inzwischen im Besonderen im Businessalltag. Damit neu gewonnene Arbeitskräfte nicht bereits schon in der Bewährungszeit wieder kündigen, ist ein systematisches Onboarding unter Einbeziehen verschiedener Arbeitsbereiche, vor allem der IT, unerlässlich. Was Geschäftsbetriebe beim Eingliederungs-Verfahren aus dem Blickwinkel der IT erwägen sollten, lernen Sie im anschließenden Blogartikel.

In einer konkurrenzgetriebenen Arbeitswelt, in der versierte Mitarbeiter immer häufiger ihren Job tauschen, wird ein systematisches und wohlüberlegtes Onboarding immer bedeutender. Auf der einen Seite erlaubt es einen positiven Startpunkt und eine nachhaltige Integration hinzugewonnener Kollegen in den Geschäftsbetrieb, auf der anderen Seite profitieren Unternehmungen durch eine verbesserte Leistungsfähigkeit sowie eine effektivere Bindung des Mitarbeiters ebenso wie die demzufolge reduzierten Kosten für Mitarbeiterfluktuation.

Laut der neuen Studie „Onboarding im Wandel“ (siehe PDF) erstellt von Haufe (https://www.haufe.de) haben heutzutage 83 Prozent der betrachteten Unternehmungen erkannt, dass in Zeiten des Fachkräftemangels das Onboarding essenziell ist, um neu gewonnene Mitarbeiter zügig in das Unternehmen zu integrieren ebenso wie auf lange Sicht zu binden. Gleichzeitig sind sie davon überzeugt, dass der Wechsel von Mitarbeitern im Einstellungsjahr durch getroffene Onboarding-Methoden verringert werden konnte. 93 Prozent der Unternehmen sind zusätzlich der Auffassung, dass durch strukturierte Einarbeitung die soziale Einbindung der hinzugewonnenen Arbeitnehmer verstärkt und akzeleriert werden kann. 92 Prozent der Geschäftsbetriebe stimmten weiterhin zu, dass das gleichermaßen für die fachbezogene Einbindung gilt.

Ungeachtet ebendieser Onboarding Maßnahmen erzählen 30 % der Unternehmen von Fällen, in welchen kürzlich unter Vertrag genommene Mitarbeiter noch vor dem 1ten Arbeitstag wieder abgesprungen sind. Womöglich, insofern sie sich kaum willkommen gewähnt haben, im Allgemeinen an der neuen Arbeitsstelle Zweifel hatten oder vom neuen Arbeitgeber bis zum 1. Arbeitstag nichts mehr vernommen haben?

Aufgrund dessen reicht es also nicht, die neu gewonnenen Angestellten mit einem warmen Händedruck am Eingang zu erwarten – vielmehr sind kluge Onboarding-Schritte vonnöten, welche in den Kalenderwochen und Tagen kurz vor dem eigentlichen Jobbeginn des neu gewonnenen Beschäftigten eingesetzt werden. In diesem Zusammenhang zählt auch das informationstechnologische Onboarding.

Das Rennen wird am Start gewonnen!

Heute ist so gut wie jedes Wirtschaftsunternehmen auf eine effiziente IT-Umgebung angewiesen. Sei es für Arbeitshandlungen eines speziellen Beschäftigten, die Administration und Regulierung von Arbeiten wie auch Unternehmensabläufen oder auch den Austausch innerhalb der Arbeitsgruppen, zu Klienten und mit Händlern.

Zumal ein voll eingerichteter Büroarbeitplatz nicht allein für einen 1ten guten Eindruck sorgt, sondern ebenfalls für die zukünftige Entfaltung und die Rentabilität eines Mitarbeiters ausschlaggebend ist, nimmt die Geschäfts-IT beim wirkungsvollen Onboarding eine tragende Rolle ein.

Beim Onboardingprozess ist die Betriebs-IT in allererster Linie dafür verantwortlich, dass der Arbeitsplatz eines neu gewonnenen Mitarbeiters vor seinem Eintrittstag eingerichtet wird. Hierzu zählen zusätzlich zu dem Kaufen sowie dem Bereitstellen der perfekten Hardwarekomponenten, die Montage und das Konfigurieren aller erforderlichen Applikationen, Zugangsdaten ebenso wie Rechten. Ebenso müssen auch Sicherheits-Bewußtsein-Trainings für die Bereiche IT-Sicherheit sowie Datenschutz geplant und terminiert werden, um die neuen Arbeitnehmer von Beginn an für securityrelevante Aspekte aufmerksam machen und bestärken zu können.

Verschlafen Sie beim Onboarding auf gar keinen Fall die Betriebs-IT!

Noch immer gibt es zahllose Betriebe, in denen das IT Onboarding nicht hinlänglich berücksichtigt wird. Im Zuge dessen kann sich ein unprofessionelles oder schlechtes Onboarding negativ auf die Mitarbeiterintegration auswirken und bisweilen eine Unwägbarkeit für die IT-Security, Informationssicherheit, Internetsicherheit ebenso wie den Datenschutz darstellen.

Aufgrund dessen ist das IT Onboarding für einen Betrieb dringend erforderlich.

Hierbei hat sich aus informationstechnologischer Sicht im Onboarding folgendes Vorgehen erprobt:

1. Selektion der perfekten Endgeräte
   Bei der Auswahl der idealen Endgeräte ist zu beachten, dass alle Abteilungen sowie Entscheider von der IT, über die Personalleitung bis hin zu den Fachuntergliederungen in den Entscheidungsprozess mit eingeschlossen werden.
   In einem gemeinsamen Gespräch gilt es zu vereinbaren, welche Hardware, Peripheriegeräte wie sonstigen Zubehör der hinzugewonnene Angestellte verwenden soll. Ist die Hardware noch nicht vorhanden, muss sie von der IT-Abteilung in Absprache mit der Beschaffungsabteilung angeschafft werden. Sofern die Hardware verfügbar ist, erfolgt der Aufbau des Büroarbeitsplatze mit dem gebrauchten Arbeits-Equipment sowie die Einrichtung ebenso wie Prüfung der Web- sowie Telefonverbindung.
2. Festlegung der erforderlichen Softwareanwendungen wie auch der Nutzungsrechte.
   Parallel zur Ausstattung des physischen Arbeitsplatzes sollte die erforderliche Software identifiziert werden. Abhängig vom Stellenprofil verwendet der hinzugewonnene Mitarbeiter zusätzlich zu den gebräuchlichen Applikationen wie z.B. MS Office auch benutzerdefinierte Softwareanwendungen, wie etwa ein ERP-System, Grafik-Tools oder z.B. InDesign. Die Firmen-IT muss vorab beurteilen, ob Lizenzen erworben oder auch ergänzt werden müssen. Danach gilt es, die Anwendungen zu installieren, die Benutzerrechte zu vergeben und den Mail-Account des hinzugewonnenen Kollegen aufzusetzen.
3. Umsetzung der Zeiterfassung
   Laut einem Urteil des EuGH (https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/pflicht-zur-umfassenden-arbeitszeiterfassung_76_484268.html) vom 14.Mai 2019 sind Geschäftsbetriebe in der Verpflichtung, Werkzeiten von Angestellten zu dokumentieren. Aus diesem Grund sollte für jeden neuen Angestellten ein neues Arbeitszeitkonto vorgesehen werden, um dessen Zeiten sofort vom allerersten Arbeitstag an aufzeichnen zu können.
4. Freischaltung der Zugangskontrolle
   In vielen Unternehmungen wird die Zutrittskontrolle digital verwaltet. Die IT-Abteilung muss dann die betreffenden Unternehmensbereiche freischalten, damit der neue Beschäftigte nicht vor verriegelten Türen steht.
5. Bereitstellung, Verwaltung sowie Sicherung mobiler Devices
   Viele Firmen bieten ihren Mitarbeitern für das mobile Arbeiten die Benutzung mobiler Endgeräte. Wird ein neuer Arbeitskollege mit einem mobilen Endgerät wie zum Beispiel einem Notebook, einem Tablet oder einem IPhone versehen, sollten diese Geräte in einer Mobile-Device-Management-Lösung organisiert werden. Um die IT-Sicherheit beim mobilen Arbeiten zu erhöhen, sollten die eingesetzten Geräte u.a. durch eine Anti-Virus-Lösung, ein Firewall-Sicherungssystem, eine Zwei-Faktor-Authentisierung und eine Festplattenverschlüsselung geschützt werden. Außerdem sollte ein Virtual Private Network, abgekürzt VPN, realisiert werden, um neuen Kollegen einen geschützten Remote-Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk zu gestatten.
6. Unterrichtung wie Seminare zu sicherheitsrelevanten Themengebieten
   Beim Arbeitsantritt erfolgt die IT-seitige Einweisung des hinzugewonnenen Arbeitnehmers in die Endgeräte, Softwarelösungen sowie die IT-Sicherheit. Genauso sollte die IT-Abteilung den neuen Mitarbeiter mit den Vorgaben für die Internetnutzung ebenso wie mit dem unternehmensinternen Datenschutzkonzept vertraut machen. Weiterhin sollten in den 1ten Beschäftigungsmonaten Security-Awareness-Kurse für die Themengebiete IT-Security und Informationsschutz terminlich festgelegt und durchgeführt werden, um die beginnenden Arbeitnehmer von Anfang an für securityrelevate Themen empfänglicher machen und interessieren zu können.

Mitarbeiterbindung von der ersten Minute an!

Insbesondere in den 1ten 100 Tagen ist das Risiko hoch, dass neu rekrutierte Arbeitskräfte wieder kündigen. Häufig werden dabei laut der aktuellen softgarden-Erhebung „Probezeit für Arbeitgeber“ (https://softgarden.com/de/studie/die-ersten-100-tage-aus-sicht-der-bewerber-probezeit-fuer-arbeitgeber/) ein negatives Betriebsklima, falsche Erwartungshaltungen an die Unternehmenskultur oder etwa die Enttäuschung über den herrschenden Managementstil als Grund angegeben.

Folglich ist es nötig, dass neue Mitarbeiter insbesondere in der Startzeit mittels eines gut strukturierten und mit System gestalteten Onboarding-Ablaufs an die Hand genommen und in den Geschäftsbetrieb einbezogen werden.

Möchten auch Sie erfahren, wie Sie ein zuverlässiges wie auch effektives IT-seitiges Onboarding aufbauen können, welches es den Beschäftigten erlaubt, auf unkomplizierte sowie motivierende Art durchzustarten? Dann kommen Sie jederzeit gerne auf uns zu!